日本では、決算に関する書類や帳簿などを電子データで保存することが「電子帳簿保存法」によって認められています。ただ、「認められている」という表現は徐々に変わりつつあるといえるでしょう。一部書類は電子データでの保存がすでに義務付けられており、今後もその対象は拡大するとみられるためです。電子帳簿保存法には罰則規定も設けられています。「知らなかった」では済まない可能性もあるため、事業者は同法律について理解しておかなければいけません。本記事では、特にレシートの電子保存について、その取り扱い方法やメリットについて解説します。

レシートは電子保存が必要？

企業が取引先や小売店などとのやりとりを行う際に受け取るレシートは、電子レシートと紙のレシートの主に2種類に分けられるでしょう。電子帳簿保存法では、それぞれのレシートについての取り扱いに関する規定が異なっています。ここでは、電子レシートと紙のレシートのそれぞれの電子保存について解説しましょう。

電子レシートはデータによる保存が必要

電子レシートとは、メールやクラウド上で発行されたものや、EDI取引によりデータとして受け取ったレシートなどを指します。データで受け取ったレシートは、電子保存が義務付けられています。つまり、プリントアウトなどをして紙の状態のみで保管することは許されていません。ECサイトなどを利用して商品を購入したとしても、その際受け取ったのが紙のレシートであれば電子レシートとはみなされない点には注意しましょう。電子レシートのデータによる保存の義務化は、2022年の電子帳簿保存法の改正により定められました。

紙のレシートの電子保存は任意

紙の状態で受け取ったレシートの電子保存は義務化されていないため、必ずしもデータ化して保存しておく必要はありません。紙のレシートを電子保存するかどうかの対応は、各事業者に委ねられています。ただ、任意となっているのは2024年現在においてです。電子レシートの扱いと同様に、今後、電子帳簿保存法の改正により、紙のレシートもすべて電子保存が義務化される可能性もあるでしょう。その際、法改正後には一定の猶予期間が設けられるとみられます。それでも、のちに焦らなくて済むよう、各事業者は早めにシステムを整えるなど対応しておかなければいけません。

レシートを電子保存するメリット

紙のレシートをわざわざ電子化して保存することに対して面倒だと感じる企業は少なくないでしょう。対応が任意であれば、わざわざ電子保存する必要がないと考えている企業もある可能性があります。そのような企業でも、レシートの電子保存のメリットは無視できません。ここでは、紙のレシートの電子保存により得られるメリットを紹介します。

保管場所が不要になる

電子化されたレシートはデータとしてクラウド上などに保存されるので、オフィス内にレシート保管用のスペースを確保する必要がなくなります。物理的な紙のレシートは、その枚数が増えるほどに保管場所も広げなければいけません。1枚のレシートはとても小さく薄いものですが、数年分のレシートを保管しておくとなると、それなりのスペースを確保する必要が出てくるでしょう。レシートと同様にさまざまな書類の電子化も進められれば、オフィススペースの有効活用にもつながります。

紛失や破損を防ぎやすくなる

データによるレシートの電子保存では、紙の状態での保存と比べて紛失のリスクも大幅に下げられるでしょう。経理に必要な書類は多々ありますが、その中でも紙のレシートはサイズが小さいものが多く、紛失してしまうケースも珍しくありません。また、棚やファイルからの頻繁な出し入れは傷ついたり破れたり、あるいは印字が薄くなり認識が困難になったりするリスクも高めます。クラウド上への保存であれば、そのリスクはほとんどなくせるでしょう。

不正行為の防止につながる

ルールにのっとり電子保存されたレシートの改ざんや抜き取りなどはとても困難なため、紙のレシートのデータ化は不正行為の防止にも役立ちます。会計システムなどを活用し情報を共有できるようにしておくと、経理担当者など一部の人のみですべての処理や確認をする閉鎖的な状態も防げるでしょう。紙のレシートのままでは、そうした情報の共有や確認が即座にできないケースも少なくありません。属人的な状態の回避は、健全な経理業務や適切な管理へとつながります。

検索しやすくなる

レシートを電子保存しておくと、必要なときに必要な情報の検索がしやすくなります。紙のレシートを電子保存する際には、検索機能を確保しておかなければいけません。これは、レシートを保管しておく企業などにとってもメリットとなりえます。取引をしたタイミングや内容、取引先、関連性のあるレシートやそのほかの書類などを即座に検索・抽出できるためです。経費は経営戦略の構築にも欠かせない要素となります。検索性の高さは、そうした意味でも重要なメリットとなるでしょう。

経理業務の効率化が図れる

レシートの電子保存により、膨大な量の中から必要なレシートのみを手作業で探し出す手間が省けるため、経理業務の大幅な効率化が期待できます。会計システムなどによる情報共有のしやすさが業務の効率化につながる点も電子化のメリットです。会計ソフトなどでは、経費の精算や承認申請および承認なども、従来の方法と比べて手軽に行えます。レシートの電子化はほかの経理業務の効率化にも寄与するため、業務時間の短縮をはじめ、テレワークなどの多様な働き方の実現などのよい変革も企業にもたらすでしょう。

レシートの電子保存方法

レシートの電子保存方法は、基本的にはレシートを読み込み、会計ソフトなどを用いて保存するだけです。ここでは、紙のレシートをデータ化し、電子保存する一般的な手順を紹介します。

1.対応ソフトを導入する

まず、電子帳簿保存法に対応したソフトを導入しましょう。単にレシートをパソコンなどに読み込んだだけでは電子保存ができたとはいえません。ルールにのっとり、かつ経理業務の効率化を図るには、電子保存に対応したソフトの導入が不可欠です。

2.データの読み込み方法を選択する

紙のレシートの電子化は、一般的に「スキャナ保存」と呼ばれます。そう呼ばれているようにスキャナを活用し読み込むケースが大半ですが、要件を満たしていればデジタルカメラやスマートフォンの使用も可能です。そのときどきで保存しやすい読み込み方法を選択しましょう。

3.スキャナ保存の要件を確認する

スキャナ保存に必要な要件の確認も不可欠です。例えば、読み込みは解像度が200dpi以上でなければいけません。また、読み込みはカラーで行います。24ビットカラーでの読み込みが可能かどうかも確認しておきましょう。

4.レシートをスキャンする

実際に、紙のレシートをスキャンして読み込みます。鮮明に読み込めているかを確認しましょう。また、検索機能の確保のために、各レシートに対して適切なファイル名を設定します。

5.システムなどにアップロードする

導入した会計システムなどに、スキャンしたレシートのデータをアップロードします。電子化したレシートデータの偽造などを避ける目的で、タイムスタンプを発行してもらわなければいけません。これまでタイムスタンプは、企業が時刻認証局（TAS）へと発行を要求する必要がありました。ただ、2022年の電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプを自動的に付与する会計システムを利用しているなど一定の条件を満たしている場合には、この作業が不要となっています。

6.紙のレシートは破棄可能

電子保存済みの紙のレシートは、破棄しても問題ありません。必ずしも破棄する必要はないものの、書類の保管スペースの確保や業務の効率化の観点からすると破棄した方がよいでしょう。

電子帳簿保存法に対応したおすすめソフト

レシートの電子保存作業をスムーズに行うには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトの導入が欠かせません。ここでは、同法の要件を満たし、レシートの電子保存が可能なソフトを紹介します。

WEBバランスマン

「WEBバランスマン」は、公益法人のための会計ソフトです。税制で優遇されている分、厳密な会計処理が求められる公益法人にとって有用なソフトとなっています。WEBバランスマンでは、オプション機能として電子保存機能が利用可能です。電子帳簿保存法に対応していることを示す「JIIMA認証」取得済みのシステムを採用しているため、レシートの電子保存も容易にできます。そのほか、電子決済機能や指定管理業務収支状況報告書機能なども、高セキュリティで利用できる点がメリットです。

マネーフォワードクラウド

「マネーフォワードクラウド」は、スムーズな会計処理のためのさまざまな電子取引や電子保存などが可能なサービスです。電子帳簿保存法にも対応しており、レシートの電子保存も容易にできます。マネーフォワードクラウドの中でスキャナ保存に対応しているのは「クラウド会計Plus」や「クラウドBox」「クラウド経費」などのサービスです。いずれも電子取引データの保存にも対応しているので、経理作業の効率化を図るのに適したソフトといえるでしょう。タイムスタンプの付与機能も備えているため、よりレシートの電子保存がしやすくなっています。

レシートの電子保存についてまとめ

電子帳簿保存法では、電子取引により受け取ったレシートは電子保存が義務化されているものの、紙のレシートの電子保存は任意となっています。しかし、経理業務の効率化や保管場所の省スペース化、紛失や改ざんの防止化などの観点でみれば、レシートはすべて電子保存した方がよいでしょう。紙のレシートはスキャナ保存により電子化しますが、電子帳簿保存法で定める要件を満たしていなければいけません。レシートの電子保存の手間の削減や、その後の経理業務の効率化のためには、同法に対応したソフトの導入が不可欠です。自社に合ったソフトを選択し、導入・運用を始めましょう。