企業が社内のDX化を進め、技術の発展とともに成長するには、何よりもペーパーレス化へと取り組まなければいけません。業務のデジタル化の最初の一歩となる取り組みともいえるでしょう。その際には、ツールの導入と活用も不可欠です。

ペーパーレス化のためのツールには、さまざまなものがあります。ツールごとに担える業務や範囲が異なるので、その点も考慮し導入を決断することが肝要です。適切なツールを選択し上手に使いこなせれば、ペーパーレス化の推進にも大いに役立つでしょう。

本記事では、ペーパーレス化について解説し、この取り組みの推進に役立つツールを紹介しつつ、ソフトやシステムを活用する際のコツについてもまとめます。

ペーパーレス化とは？

まずは、ペーパーレス化について整理しておきましょう。ペーパーレス化とは、紙媒体の書類などを電子化することです。会議やプレゼンで用いる資料や、取引先と交わす契約書や受領書などが紙媒体のままの企業も少なくありません。

それらをデータとして作成したり保存したりし、必要に応じて活用する取り組みがペーパーレス化です。それが可能な環境や体制を社内に整えることも含めてペーパーレス化と表現するケースが多いでしょう。

ペーパーレス化の必要性

企業が利益を上げるには、コストを削減したり業務を効率化し生産性を上げたりすることが求められます。ペーパーレス化は、紙媒体の書類の作成・保管と比べてコストを削減しやすく、検索性や共有性の向上効果により業務の効率化も図れる取り組みです。

特に業務の効率化は生産性を上げることに加え、人材不足の解消効果ももたらすでしょう。日本は労働人口の減少が進んでおり、業界や職種を問わず、優秀な人材の確保が容易ではなくなってきています。

業務が効率化できれば、最小限の人員で多くの業務をこなし利益を上げることも不可能ではありません。そうした背景からも、多くの企業にとってペーパーレス化は無視できない取り組みといえるでしょう。

ペーパーレス化のおすすめツール3選

ペーパーレス化を可能とするツールにはさまざまな製品があり、自社の課題や電子化したい書類などに合わせて選ばなければいけません。ここでは、ペーパーレス化を促進させるツールを3つ紹介しましょう。

WEBバランスマン

公益情報システム株式会社の「WEBバランスマン」は、公益法人の会計処理に活用可能なソフトです。伺書入力、変換マスタ、按分マスタなど、公益法人の会計基準に適した処理が可能な機能を標準装備しています。

予算書出力や決算帳票出力もでき、さまざまな書類の電子化が可能です。電子帳簿保存法の要件をクリアしている保存機能や、電子決裁を行えるワークフロー機能もオプションで追加できます。また、同社の給与システムや謝金システムなどとの連携も可能であり、一部他社の勤怠管理システムや経費精算システムとの連携ができる点も魅力です。公益法人がペーパーレス化を進めるための必須のツールとなるでしょう。

Streamline

「Streamline」は、稟議書の電子化に強みをもつシステムです。業務ごとに異なるワークフローシステムの構築が可能であり、また、フォーマットも簡単に作成できます。紙媒体の書式と同様のフォーマットのまま電子化できるので、ペーパーレス化に慣れていない人でも使いやすいでしょう。

「Basic」と「Professional」の2つのプランが用意されており、どちらも1ユーザーあたりの料金が設定されているため、規模の小さな企業でも導入しやすいツールとなっています。

楽々Document Plus

「楽々Document Plus」は、電子化した書類を活用しやすくするためのツールです。紙媒体の書類をスキャンし保存すると自動的に登録・整理する機能を備えています。電子化とともに文書管理も簡単に行える点が魅力です。

管理権限が与えられた担当者のみがフォルダを作成できるといった機能もあるので、書類の電子化のルールも徹底しやすいでしょう。ワークフロー機能も搭載しており、稟議書の承認などもワンストップで行えるツールとなっています。

ペーパーレス化のツールを使う時のコツ

ツールを導入すれば、ペーパーレス化のスタートを切ることは可能です。しかし、それだけでは、ペーパーレス化のメリットを十分に得るのは難しく、実際にツールを扱う従業員たちも困惑しかねません。ここでは、ペーパーレス化のツールを導入・使用する際のコツやポイントを整理します。

目的や課題に合ったツールを選ぶ

ペーパーレス化に活用できるツールといっても、その種類はさまざまです。文書や書類の作成が可能なツールもあれば、取引先との契約などに活用できるツールもあります。

ワークフローシステムや、仕訳や請求書の処理が電子化できるソフトも、ペーパーレス化を可能とする代表的なツールです。自社がペーパーレス化を取り入れる目的や解決したい課題を整理し、それらに合ったツールの選択がまずは求められます。

共有や連携しやすいツールを選ぶ

電子化した書類の共有やシステムの連携などがしやすいツールを選ぶのもポイントです。社内のさまざまな業務が連携できる仕組みが構築されていると、さらなる効率化が図れます。

他社のシステムとの連携が可能なソフトも少なくありません。機能の拡張性ができるかどうかも含め、ペーパーレス化を推進しやすいツールを選ぶよう心がけましょう。

社内でルールを設ける

ペーパーレス化は、しばしば社内の業務フローの変更を伴います。携わる担当者を変えざるを得ないケースも出てくるでしょう。それらペーパーレス化によって変化する手順や内容、担当者などの確認は不可欠です。

電子化した書類を保存する際のファイル名や保管場所、詳細な設定なども整理しておかなければいけません。初期段階である程度のルールを設け、それらを共有しておく必要があります。ルールが曖昧なままでは書類の共有や連携、検索などに支障をきたすおそれが生じるでしょう。ペーパーレス化によって起こるトラブルを可能な限り抑えるためにも、ルールの設定と共有は欠かせません。

周知や研修を随時行う

ペーパーレス化のためのツールの使い方や仕組みに関して、従業員は事前に把握しておく必要があります。ペーパーレス化に伴い、社内で周知や研修を実施し、ツールを問題なく使える状態としておきましょう。

新たなツールやオプションを導入したり、ペーパーレス化の対象を広げたりする場合には、その都度周知や研修を行います。新たな人材を採用した場合も同様です。従業員の間で認識や知識に差があると、ペーパーレス化は思うように進みません。むしろ問題や課題が増えかねないため注意する必要があります。

小規模な電子化から始める

社内のすべての書類を一度に、あるいは短期間で電子化するのは困難です。現場も混乱し、業務が停滞してしまうおそれも生じかねません。まずは、小規模な電子化から始めるのがポイントです。ツールもそれに合わせ、少人数でも可能なプランや、電子化できる書類の種類や業務が限定されているプランを選択し導入してみましょう。

導入したツールのすべての機能を最初から使いこなせるようになる必要もありません。必要最低限の機能から使用し、徐々に拡大していったほうがよいでしょう。

ペーパーレス化はツールを使わないと難しい？

ペーパーレス化は、単に紙媒体の書類をデータ化し、パソコンやクラウド上に保存すればよいわけではありません。一部の重要書類は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たした形での保存・管理が求められます。必要な措置を講じたうえでの電子化は、ツールを使用しなければ難しいでしょう。

ペーパーレス化へと対応している多くのツールは、会計や経理、簿記などの専門知識を持たない人でも扱いやすい設計となっています。これは、ツールを使わずに文書や書類を電子化し、さらに適切に管理するには専門的な知識が必要であり、誰でも容易にこなせるような業務ではないと言い換えられるでしょう。

社内でそのような業務が担える人は限られている、あるいはまったくいないという企業も少なくありません。文書や書類の種類などを問わず誰でも容易にペーパーレス化できる環境や体制を整えるには、やはりツールの導入と使用が不可欠であるといえます。

ペーパーレス化についてまとめ

業務の効率化や生産性の向上などのメリットがあり、コスト削減ももたらすペーパーレス化は、電子化したい書類や業務に見合ったツールを導入し進めていくのが一般的です。会計ソフトやワークフローシステムのようなツールを用いずにペーパーレス化を実現するのは難しいでしょう。

ツールを使用する際には、ソフトやシステムの選択はもちろん、社内でルールを設けることも重要です。事前に社内で周知や研修を行い、小規模な電子化からスタートさせるのも、現場の混乱を招かず確実にペーパーレス化を進めていくためのポイントとなります。