企業がさらなる成長を遂げるには、時代に合わせて戦略や運営方法などを変えていかなければいけません。DX化も不可欠な取り組みとなりますが、その第一歩として「ペーパーレス化」も欠かせないでしょう。

用語としてはしばしば耳にするものの、ペーパーレス化の具体的な効果や進め方を深く認識していない人も多くいます。単に紙の扱いをやめただけでは、十分な効果は得られません。ペーパーレス化のメリットを最大化するには、特に進め方がとても重要です。

本記事では、ペーパーレス化の概要から効果、進め方や取り組む際に意識したいポイントなどについて解説します。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、文書や書類などを紙からデータへと置き換える取り組みや、それが完了した状態を指す言葉です。単に紙に記載された内容を電子化するだけではなく、データとなった文書や書類を適切に活用したり管理したりすることを指すケースが多いでしょう。

消費者が利用する電子書籍や電子チケットなども、広義ではペーパーレス化に含まれます。一方で、企業が業務として取り組む場合は、主に契約書や領収書、会議資料など社内で扱う文書や書類の電子化にフォーカスされるケースが大半です。

ペーパーレス化のメリットや効果

注目度が上がっており、積極的に取り組む企業が増加している理由の一つに、ペーパーレス化によるメリットや効果があります。ここでは、紙の書類の電子化がもたらす主なメリットや効果をまとめましょう。

業務の効率化

ペーパーレス化が進められると、書類の確認や承認、決裁などの業務がパソコンやタブレットなどでこなせるようになります。スマートフォンでそれらが可能なシステムもあり、担当者間での書類の回覧などが従来よりも手軽に行えるようになるでしょう。

修正や加筆が必要な場合、紙の書類では印刷し直さなければいけません。電子化された書類であれば印刷の必要はなく、データ上の修正や加筆のみで対応できます。

印刷部数が多くなりがちな会議やプレゼンの資料などにおいては、特に担当者の負担を大幅に減らせるでしょう。これらのメリットは、業務の効率化や生産性の向上をもたらします。

経費の削減

紙の書類を使用する場合、印刷のたびに用紙代やインク代が必要です。印刷機の維持費もかかるでしょう。重要書類は保管する必要もあり、そのためのスペースの確保にも経費がかかります。

ペーパーレス化は、そうしたさまざまな経費の削減効果を生み出す点もメリットです。業務の効率化や生産性の向上が図れれば、人員の削減も可能となります。ペーパーレス化の規模や範囲によっては、大幅な経費削減へとつながるでしょう。

リスク管理の強化

紙の書類のままで保管すると、紛失や盗難、改ざんといったリスクが拭えません。無断での持ち出しや劣化などの心配も尽きないでしょう。電子化された書類であれば、そうしたリスクを最小限に抑えられます。

アクセスの権限設定やログの保存が可能なシステムを導入しペーパーレス化すると、さらなるリスク管理の強化が可能です。電子化された書類はクラウド上に保存されるケースが大半のため、火災や災害などによるリスクも防ぎやすくなります。さまざまなリスクへの備えができる点も、ペーパーレス化の大きなメリットです。

環境保全への貢献

ペーパーレス化によって、使用する紙やゴミの量を大幅に削減できます。より多くの企業がペーパーレス化へと取り組めば、森林破壊やゴミの焼却時に発生する二酸化炭素の排出も抑えられるでしょう。

環境保全へ貢献するといった効果が望める点も、ペーパーレス化の重要なメリットです。結果的に、環境へと配慮している企業というイメージを対外的にアピールできます。

持続可能な社会の実現へと向けた取り組みが評価されれば、事業内容や商品なども注目されやすくなり、企業の業績向上にもよい効果をもたらすでしょう。

テレワークなどの推進

従来の紙の書類のように、やり取りのために直接顔を合わせたり物理的な印鑑を押したりといった作業が不要となる点もペーパーレス化のメリットです。

場所を問わずに書類の確認や承認が行えるようになると、テレワークや短時間勤務制度、フレックスタイム制度なども取り入れやすくなるでしょう。多様な人材の獲得にもつながるとともに、さらなる業務の効率化や生産性の向上を目指せます。

この点は、特に、ダイバーシティ&インクルージョンを目指す企業にとっては無視できないメリットです。

ペーパーレス化の基本的な進め方

ペーパーレス化の成否は、進め方次第といっても過言ではありません。ここでは、可能な限りのメリットや効果を得るために押さえておきたい、ペーパーレス化の基本的な進め方をまとめます。

1.目的の設定

ペーパーレス化はさまざまな効果やメリットをもたらしますが、どの点を重視するのかは企業や組織によって異なります。自社や自部署にとって必要な効果を明確化し、それを書類を電子化する目的として設定しましょう。

また、効果の程度や目的達成の時期などを定めておくことも重要です。短期的な計画と中長期的な計画をともに策定し、次からのステップへと活かしていきます。

2.対象書類の選別

社内で使われている紙の書類には、さまざまなものがあるでしょう。すべての書類を一度にペーパーレス化するのは現実的ではありません。最初に定めた目的と目指す効果の程度に合わせて、電子化の対象となる書類の選別を行います。

文書や書類の中には、取引先など自社以外の企業が関係してくるものも少なくありません。それらの書類の電子化は相手方の状況にも左右されるため、事前に確認してからペーパーレス化へと取り組みましょう。

3.システムの選定

ペーパーレス化には、会計ソフトや電子決裁システムなどのツールが不可欠です。導入システムの選定は、目的や対象書類に合わせて行わなければいけません。

また、導入コストだけではなくランニングコストや使いやすさ、セキュリティの程度なども考慮しつつシステムを選定しましょう。ペーパーレス化を徐々に拡大するつもりであれば、オプションを含めた機能の拡張性や他のシステムとの連携の可能性などもチェックしたうえで選ぶ必要があります。

4.運用ルールの策定

ペーパーレス化により、従来の紙の書類の扱いとは異なる業務フローとなるケースが少なくありません。リスク管理の観点からも、書類の電子化に見合ったフローやルールの策定が必要となるでしょう。現場の混乱を招かないよう、あらかじめ運用ルールを策定しておくことはとても重要です。

5.周知や研修の徹底

ペーパーレス化の目的や意義、具体的な進め方や運用ルールなどを従業員へと周知しておきます。必要に応じて研修も行い、実際に運用する際に滞りなく進められるようにしておきましょう。

周知や研修を徹底せずにペーパーレス化を進めてしまうと、現場から反発の声が出かねません。特に、ITリテラシーのあまり高くない従業員が多い場合には注意が必要です。強引な進め方は避け、丁寧な説明とともにペーパーレス化へと取り組みましょう。

6.実行

導入したシステムを活用し、運用ルールに従って書類の電子化を実行していきます。ペーパーレス化へと抵抗感を抱く従業員や、システムなどに慣れない従業員に対しては、丁寧なサポートも心がけながら推し進めていきましょう。

ペーパーレス化を効果的に進めるためのポイント

ペーパーレス化は、基本的には上記で説明した進め方に沿って取り組んでいきますが、その際には、さらに効果の最大化を意識して取り組む必要があるでしょう。ここでは、ペーパーレス化を効果的に進めるためのポイントやコツを紹介します。

現場の声に耳を傾ける

ペーパーレス化による影響をより大きく受けるのは、現場の従業員です。ペーパーレス化の際には、電子化の対象となる書類を主に扱う従業員の声に耳を傾けながら、運用ルールの策定やシステムの選定などを行う必要があります。書類を電子化する必要性を伝えることも含め、現場と密にコミュニケーションを図りつつ進めていきましょう。

部分的かつ段階的に進める

企業の規模にもよりますが、すべての部署ですべての書類を一度に電子化するのは困難です。対象書類の選別の際も可能な限り細分化し、まずはできるところから始めましょう。

部署も同様に、できるところから取り入れるのが成功のためのポイントです。限られた範囲で実施すると、問題が生じても小規模なもので済み、対処もしやすくなります。段階的に進めていくことで現場も混乱しづらく、無理なく全社的な取り組みへと拡大していけるでしょう。

実行後には分析と改善を行う

新たな取り組みにはトラブルがつきものです。問題が生じた場合には、その原因を突き止め改善しなければいけません。システムに問題があるのか、それともシステムを扱う従業員側に問題があるのかで、適切な対処法は異なるでしょう。

成果が出た場合もデータとしてまとめ、ペーパーレス化のさらなる拡大へと活用します。短期的な目標を達成できたかどうかの分析も随時行い、反省点も活かしながら書類の電子化を進めていきましょう。

ペーパーレス化の進め方を確認したうえで実行していこう

ペーパーレス化は、業務の効率化や経費の削減など、多くのメリットや効果をもたらす取り組みです。とはいえ、単に紙の書類を電子化しただけでは、大きな効果は得られないでしょう。

正しい進め方を理解し、目的や対象書類に見合った会計ソフトやシステムを選定しつつ、取り組んでいかなければいけません。また、現場の声に耳を傾け、部分的かつ段階的に進めていくのも、成功のためのポイントとなります。トラブルや課題が生じた際には原因を突き止め、その都度改善しつつ、徐々にペーパーレス化を拡大していきましょう。