近年、企業や個人におけるペーパーレス化が推進されています。
ペーパーレス化に関心はあっても、具体的にどのようなメリットがあるのか疑問に感じている方もいるでしょう。

本記事では、ペーパーレス化のメリットやおすすめソフトなどを詳しく紹介します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙の使用量を削減し、電子データで情報を管理・共有する取り組みです。

紙媒体から電子媒体へ切り替えることでさまざまなメリットを得られます。

紙媒体をなくすことで環境問題へ貢献できる一面もありますが、ペーパーレス化の主な目的は業務効率向上やコスト削減です。

ペーパーレス化とよく似た言葉に「電子化」や「デジタル化」があります。

電子化とは、紙の情報を電子データに変換することを指します。

ペーパーレス化の一環として行われることもありますが、必ずしも紙の使用量削減を目的としたものではありません。

デジタル化とは、アナログな業務・サービスをデジタル技術によって革新することを指します。

単に情報を電子化するだけでなく、そのデータを活用して新しい価値を生み出すことが目的です。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化は手間もコストもかかるため、実施すべきか悩んでいる方もいるでしょう。

ここではペーパーレス化の主なメリットを7つ紹介します。

業務効率化につながる

ペーパーレス化を実施する1つ目のメリットは、業務効率化につながることです。電子媒体であれば検索や共有が容易になり、業務効率を向上させることができます。

また、電子媒体はすぐに共有することができ、情報伝達のスピードが向上します。さらに、電子データはパソコンやスマートフォンなどからアクセス可能です。

キーワード検索などによって必要な情報を見つけやすくなるでしょう。

コスト削減につながる

ペーパーレス化は企業のコスト削減にもつながります。

紙媒体から電子媒体に切り替えることで、削減できる主なコストは次のとおりです。

• 用紙代
• 印紙代
• インク代
• 資料の郵送費用
• 廃棄費用

また、印刷や郵送などの手間も省けるため、人件費削減につながる可能性もあります。

スペースを有効活用できる

ペーパーレス化によって、オフィスのスペースを有効活用できます。

紙媒体を保管するために、書類保管スペースを用意している企業は多いのではないでしょうか。ペーパーレス化によって書類保管スペースが不要になると、テレワークスペースを確保しやすくなります。

紙の書類を保管するための棚やキャビネットを片付けると、圧迫感がなくなり開放的なオフィスに生まれ変わるでしょう。

災害時のリスクを軽減できる

ペーパーレス化によって、災害時のリスクを軽減できます。

地震や火災などの災害発生時に紙の書類が被害を受け ても、電子媒体であれば復旧することが可能です。

紙媒体のみに頼っていた場合、災害後に業務再開に時間がかかる可能性があります。最悪の場合、事業継続が難しくなる恐れもあります。

その一方で、電子媒体に移行することで災害後もスムーズに業務を再開しやすいでしょう。

コンプライアンスの強化につながる

ペーパーレス化が注目される理由の1つに、企業におけるコンプライアンス意識の高まりが挙げられます。

紙媒体は紛失や盗難のリスクがありますが、電子媒体ならアクセス権限を設定するなど、セキュリティ対策の強化が可能です。

さらに、改ざん履歴を追跡できるため、不正行為を防止しやすいでしょう。個人情報保護法に基づき、個人情報を適切に管理しやすくなるメリットもあります。

環境問題へ貢献できる

環境問題へ貢献を理由に、ペーパーレス化に取り組む企業も少なくありません。

紙の製造には多くの木が必要です。ペーパーレス化を進めることで、森林伐採を抑制し地球温暖化防止に貢献できます。

また、紙の製造には多くのエネルギーが必要です。ペーパーレス化を進めることで、CO2排出量を削減することができます。

さらに、使用済みの紙は廃棄物として処理されるため、ペーパーレス化によって廃棄物量を削減することも可能です。

企業イメージの向上につながる

ペーパーレス化の推進によって、企業イメージを向上させることができます。コンプライアンスを徹底している企業や環境問題に取り組んでいる企業としてアピールできるためです。

また、今後企業にはIT技術を活用するDX化が求められています。DX化の第一歩に挙げられるのがペーパーレス化です。
よって、ペーパーレス化を推進することで、DX化が進んでいる企業としてアピールできます。

ペーパーレス化に成功した活用事例

ペーパーレス化に成功した活用事例として、今回は株式会社ネクスコ・メンテナンス関東を紹介します。

株式会社ネクスコ・メンテナンス関東は、高速道路の維持修繕に取り組むNEXCO東日本グループ会社です。以前からペーパーレス会議を取り入れていましたが、システムの老朽化をきっかけにタブレットを活用したペーパーレスシステムを導入しました。

その結果、半年で20万枚ほどの紙の削減に成功しています。重いファイルを持ち歩く必要がなくなった、会議が効率的になったなどのメリットも得られました。ペーパーレス化にあたって、社員の混乱を心配している企業は多いのではないでしょうか。

株式会社ネクスコ・メンテナンス関東では、社員に運用マニュアルを配布し使用方法を周知しました。説明会や講習会などは行っていないものの、社員の混乱は特になくスムーズに導入できました。

参照：モアノートの事例

ペーパーレス化のメリットを最大限に活用できるおすすめソフト

ペーパーレス化を実施するうえで、システムやサービスの導入は重要なポイントです。

今回は、ペーパーレス化のメリットを最大限に活用できるおすすめソフトを2つ紹介します。

WEBバランスマン

公益法人のペーパーレス化には、公益情報システム株式会社の「WEBバランスマン」が適しています。

WEBバランスマンは、公益法人の会計人事給与業務を合理化・効率化するためのソフトウェアです。

全国600団体以上の導入実績があり、信頼度の高さが伺い知れます。

WEBバランスマンでは、次の6つのシステムを用意しています。

• バランスマン会計システム
• バランスマン人事給与システム
• バランスマン謝金システム
• マイナンバー管理システム
• 固定資産管理システム
• 公益法人向け会員管理システム

会計システムを例に挙げると、伺書からの入力が標準装備となっており作業の効率化が図れます。

公益法人会計基準改正の移行時に必要な「平成20年基準/平成16年基準」両方の決算書出力にも対応しています。

WEBバランスが多くの公益法人に支持されている理由は、使い勝手のよさと高セキュリティな点です。

特別な知識がなくても会計人事給与業務を合理化・効率化できます。

また、導入後も手厚いサポートを受けられる点も魅力です。

PDF Reader

PDFファイルを活用したペーパーレス化には、Kdan Mobile Software Ltd. が開発した「PDF Reader」が便利です。

紙媒体から電子媒体に切り替える際に、PDFファイルは必須アイテムといえます。企業間でデータをやり取りする際も、PDFファイルを用いる機会が多くあります。

PDF Readerを導入すると、パソコンとスマートフォンの両方からPDFファイルの閲覧・編集・変換・署名が可能です。

iOS、Android、Mac、Windowsの4つのデバイスに対応しています。

場所を問わずにほぼ全てのデバイスからアクセスできる便利さから、世界で1億人以上のユーザーが愛用しています。PDF Readerはクラウド連携によって全てのドキュメントを管理できるため、業務効率化にもつながるでしょう。

PDFファイルの文字を編集したり、セキュリティ機能を追加したりすることも可能です。

ペーパーレス化のメリットについてまとめ

ペーパーレス化を進めることで、業務効率化やコスト削減などのメリットを得られます。

紙の削減によって、昨今深刻となりつつある環境問題にも貢献できます。

さらには、ペーパーレス化によって「DX化が進んでいる企業」や「環境問題に取り組んでいる」など、企業のイメージ向上につながるはずです。

法人向けのシステムやツールを活用して、効率的にペーパーレス化を進めてきましょう。