ペーパーレス化を進める前に、方法や手順について把握しておく必要があります。むやみに取り組んでしまうと、本来得られるはずのメリットが得られないおそれが生じるためです。効率化を図るためのペーパーレス化が、むしろ逆効果となり、社員の負担にもなりかねません。組織にとって悪影響が及ぶリスクも高まるため、事前にある程度の方法や手順を理解しておきましょう。

本記事では、ペーパーレス化の方法や手順とともに、実践時のコツやポイントを解説し、ペーパーレス化についてのよくある質問と回答もまとめます。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、さまざまな紙媒体を電子化する取り組みを表す用語です。電子化したものを保存したり実際に活用したりすることや、それらにより多くのメリットを得ようとする取り組み全体をペーパーレス化と表現するケースもあります。広義では、電子書籍や電子チケットの普及なども含まれますが、単にペーパーレス化と表現する場合には、企業のDX化に伴う紙からデータへの移行に用いられることが多いでしょう。
本記事でも、企業や組織での紙媒体の電子化を中心に解説していきます。

ペーパーレス化の方法・手順

ペーパーレス化にはいくつかの方法があり、それぞれで少しずつ手順や流れも異なります。どの方法を選択するかは、企業や部署、電子化したい書類などによっても変わるでしょう。ここでは、ペーパーレス化の際に用いられる方法を紹介し、それぞれの手順について解説します。

書類をスキャンや撮影により電子化する方法

まずは、紙媒体の書類を電子化する方法です。すでに紙の状態で存在している書類や文書、例えば過去に使用した資料や、取引先から受け取った紙の領収書などを電子化する際に用いられます。手順は以下の通りです。

1. 電子化したい書類を選別する
2. 選別した書類をスキャンもしくは撮影する
3. ファイルとして保存する
4. 必要に応じて会計ソフトなどに取り込む
5. 活用や管理をする

社内でのみ活用する資料ではなく、領収書や請求書など会計業務に必要な、いわゆる重要書類は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たした状態での保存が求められます。また、改ざん防止などを目的としたタイムスタンプの付与も欠かせません。電子帳簿保存法に対応した会計ソフトも普及しており、文書ファイルを取り込むことで自動的にタイムスタンプが付与される機能を備えたものもあります。重要書類のペーパーレス化は、こうした要件や手順も理解したうえで取り組むことが不可欠です。電子化したい書類が多い場合は、外部のスキャニングサービスの利用も検討してみましょう。

資料などをデータで作成する方法

会議で扱う資料や決裁に活用する書類などは、最初からデータで作成することでペーパーレス化が可能です。紙媒体が存在しないため、それぞれの資料や文書に合った自由度の高い構成にできる点がメリットでしょう。資料などを最初からデータで作成する方法は以下の通りです。

1. 資料や文書の構成・内容を考える
2. 構成や内容に沿って作成する
3. ワークフローソフトや会議システムにアップロードする
4. 活用や管理をする

最初からデータで作成するため、スキャンや撮影の必要はありません。この方法においても、作成する資料や書類に合ったソフトやシステムの導入・運用が不可欠です。ワークフローシステムが備わっていたり連携できたりする会計ソフトもあります。そうしたソフトを取り入れておくと、さまざまなペーパーレス化の方法に対応できるため便利です。

データでのやり取りを選択する方法

ペーパーレス化は、他社とのやり取りに影響を受けるケースもあります。可能な範囲でデータのやり取りを選択すれば、よりペーパーレス化の対象を拡大できるでしょう。データでのやり取りを選択する方法は以下の通りです。

1. データでのやり取りに必要なシステムを整える
2. 他社とのやり取りに必要な書類を作成する
3. 他社とのやり取りはデータで行う
4. 必要に応じて他社へデータのやり取りを働きかける
5. 保存や管理を徹底する

データでのやり取りに必要なシステムには、例えば、電子契約システムやWeb請求書システムなどがあります。自社発行の書類に関しては、こうしたシステムの活用が不可欠です。取引先発行の領収書などにおいて、紙媒体とデータのどちらかを選択できる場合は、後者を選択しましょう。ペーパーレス化が進められていない企業と取引する際には、データでのやり取りが可能かの確認が必要です。関係性によってはデータでのやり取りを打診し、可能な限り受け入れてもらえれば、さらに自社のペーパーレス化を進められます。

ペーパーレス化の方法を実践するときのコツ

基本的な手順を踏み実践していけば、ペーパーレス化は進められるでしょう。しかし、リスクを軽減させたりメリットを最大化したりするには、いくつかのコツやポイントを押さえたうえで進めていく必要があります。ここでは、どの方法にも共通する、ペーパーレス化へと取り組む際のコツを紹介しましょう。

自社に合ったソフトやシステムを選択する

いずれの方法でペーパーレス化を進めるにしても、ソフトやシステムの導入は欠かせません。どの方法を選択するのか、どの書類や業務を電子化するのかなどによって適したシステムも変わります。ペーパーレス化のメリットを最大化するには、自社に合ったソフトやシステムを選ぶ必要があるでしょう。自社の抱える課題や電子化の対象を整理し、各システムの比較検討が求められます。

社内研修や周知を徹底する

ペーパーレス化に伴って、社内での研修や周知の徹底も重要なポイントとなります。突然電子化するように指示されても、多くの社員は戸惑ってしまうでしょう。事前に電子化する理由やメリットを伝え、導入するソフトやシステムの研修を実施しておくと、スムーズにペーパーレス化へと移行できます。現場の声も取り入れつつ、研修内容を組み立てるのも一つのコツです。一部の推進派や経営層の判断のみで推し進めると足並みが乱れることがあるので注意しましょう。

可能な範囲から始める

ペーパーレス化は、対応や導入が可能な業務から取り入れ始めるのもコツの一つです。部署や業務によって慣習やワークフローが異なる企業は少なくありません。ITリテラシーのあまり高くない社員が多く在籍する部署や、紙媒体でのやり取りの効率化がすでに図られ、一定機能している業務においては、ペーパーレス化に抵抗感を抱くケースも出てくるでしょう。そのような部署や業務においては、他での実績や成果が出てから導入する方法もあります。

中長期的な視点をもってスタートする

ペーパーレス化は、中長期的な視点をもちながら取り組み始めることが肝要です。可能な範囲から始めることに加え、短期的なプロセスや目標を設定し、効果に対する検証や分析、課題の洗い出しや改善などを行いましょう。ペーパーレス化はいずれの方法も、はじめて取り組む場合、失敗や業務効率の低下といったデメリットを避けるのは困難です。短期的には、デメリットがメリットを上回る可能性もあります。最初からそれを理解し中長期的な視点をもちつつ実践していけば、失敗や停滞とも正しく向き合いながら改善の道を探れるでしょう。

ペーパーレス化についてのよくある質問

ペーパーレス化へと取り組む前に、多くの不安や疑問が浮かんでくるのは当然です。組織において責任のある立場であれば、なおさらでしょう。ここでは、ペーパーレス化についてのよくある質問と回答をまとめます。

Q.ペーパーレス化のメリットとデメリットは？

A.ペーパーレス化のメリットは、業務の効率化や生産性の向上が期待できる点です。また、紙媒体の使用がなくなれば、用紙代や印刷代など、さまざまなコストカットにもつながります。セキュリティや内部統制の強化も図れ、多様な働き方にも対応可能です。環境へも配慮でき、こうした効果から企業イメージの向上が期待できるのもペーパーレス化のメリットでしょう。

一方で、導入や運用には費用がかかり、予算編成や利益に影響を与えるおそれがあります。社員が積極的に活用しなければ、システムの導入費用も無駄になりかねません。システム障害により、データの紛失や取引の停滞といった弊害が生じるリスクもあるでしょう。ただ、適切な方法で、かつ中長期的に取り組み続ければ、ペーパーレス化のメリットはデメリットを上回るとみられます。

Q.ペーパーレス化の対象となる書類は？

A.基本的には、企業内で使用している紙媒体の多くはペーパーレス化の対象となりえます。会議資料やカタログはもちろん、領収書や請求書、申請書や稟議書も対象です。計画書や設計図、工程表も電子化できるでしょう。名刺や社員証を電子化している企業もあります。紙媒体を目にしたらペーパーレス化が可能かどうかを検討してみましょう。他の企業で例がなくても、独自に電子化できる可能性もゼロではありません。そうした気づきや積極的な行動も、ペーパーレス化を推し進める重要なポイントとなります。独自に電子化する場合は、既存の方法や手順のどれに近いかを考えながら計画を立案すると、ペーパーレス化を進めやすくなるでしょう。

Q.ペーパーレス化にかかる費用相場は？

A.電子化の対象によって、導入するソフトやシステム、電子化までの方法や手順が変わります。そのため、企業ごとにペーパーレス化にかかる費用は異なってくるでしょう。請求書や領収書などの書類を電子化し保存・管理できるシステムは、月額数万円程度から導入可能です。規模の大きな企業では月額10万円を超えるプランも多くのサービスで用意されています。電子決裁などが可能なワークフローシステムは、1ユーザーあたり月額500〜5000円程度が相場です。電子化した書類や文書をもとに経理業務が行える会計ソフトも、月額5000円から数万円程度が相場でしょう。電子化の対象や必要な機能を整理したうえで、導入するソフトやシステムを料金も含めて比較検討する必要があります。

ペーパーレス化の方法についてまとめ

ペーパーレス化は、何を電子化するかによって方法や手順が変わります。いずれの方法でも、自社に合ったソフトやシステムの選択が重要です。方法や手順に沿ったうえで、社内での研修や周知も行い、可能な範囲から始めることも、ペーパーレス化を成功させるポイントとなるでしょう。中長期的な視点をもちつつ取り組み、都度、効果検証や改善も求められます。自社の状況や環境を把握・整理し、予算に見合ったペーパーレス化から始めてみましょう。