働き方改革へと取り組もうとする企業が増えてきています。働き方改革関連法など法律や行政側の指導によって、取り組まざるをえない企業もありますが、社会全体の意識がそもそも変わりつつあることは確かでしょう。働き方改革のための取り組みにはさまざまなものがありますが、ペーパーレス化もその一つとなりえます。本記事では、ペーパーレス化が働く人たちの環境やモチベーションなどに与える影響を考え、どのような形で働き方改革へとつながるのかについて解説していきましょう。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、広義では、紙を使わずにデジタルデータで対応することを指します。紙の本ではなく電子書籍として世に出したり、コンサートや交通機関の紙製のチケットを電子チケットとして発売したりすることもペーパーレス化の一環です。ビジネスにおいて活用される場合は、資料や書類などを紙からデジタルデータへと変換し、保存・活用・管理する取り組みを指すケースが多いでしょう。取り組みに加え、アナログからデジタルへの移行が完了した状態を指す場合も少なくありません。紙の電子化や書類のデータ化などの表現も、同様の意味で使われます。

ペーパーレス化で働き方改革できる？

結論からいえば、ペーパーレス化で働き方改革の促進は可能です。ペーパーレス化が進むと、企業にとって多くのメリットが生じます。それらメリットは組織全体だけではなく、個々の従業員にもたらされるケースも少なくありません。結果的に、国や労働者が望むような働き方改革へとつながります。ここでは、ペーパーレス化が働き方改革で求められる各要素ににどう影響を与えるのかについて考えてみましょう。

残業時間の削減

働き方改革では、残業時間を減らすことが求められています。従来と同様の業務やフローのままでは、残業時間を減らすのは困難でしょう。単に残業時間を減らしただけでは売上や利益が減ってしまうおそれがあり、経営自体に悪影響を及ぼしかねません。ペーパーレス化は、資料などを紙で作成・印刷したり、使用の際に保管場所から取り出したりする際の手間や時間を省ける取り組みです。書類の回覧や確認もパソコンやスマホなどでできるので、稟議書の閲覧や承認のために管理職などの都合に合わせる必要もなくなります。こうした効果は、従業員の無駄な作業を省くことへとつながり、結果的に残業時間を削減しやすくなるでしょう。

フレックスタイム制などの導入

稟議書の閲覧や承認がパソコンやスマホでできるペーパーレス化は、時間や場所を問わずに資料の回覧などが可能となることを意味します。出先での業務もしやすくなり、テレワークでも問題なく従来と同様の業務をこなせるようになるでしょう。介護や子育てなど、従業員の個々の事情により働き方が制限されないよう、働き方改革ではフレックスタイム制の導入も推進されています。テレワークだけではなくフレックスタイム制や時短勤務制などもペーパーレス化により導入しやすくなり、従業員の働き方の多様化が可能です。

割増賃金率などの引き上げ

働き方改革の一環として、割増賃金率の引き上げなどが行われています。企業にとってはコストが増えることを意味しますが、これもペーパーレス化の推進により対応しやすくなるでしょう。ペーパーレス化は、印刷にかかる費用やコピー機の維持費、紙の資料などの廃棄にかかる費用などの削減効果を生む取り組みでもあります。業務の効率化や生産性向上の効果もあり、これらによって経費の削減や利益率の改善が実現できるでしょう。経費削減や生産性向上により生み出された利益を従業員へと還元することで、割増賃金率や賃金そのものの引き上げが可能です。法律で定められた以上の待遇を従業員へと提供できれば、社会に求められている働き方改革を超える取り組みができます。

有給休暇などの取得の促進

働き方改革では、有給休暇の取得も義務付けられています。ペーパーレス化により業務の効率化や生産性の向上が実現できれば、義務付けられている有給休暇以上の休暇や福利厚生を従業員へと提供できるでしょう。従業員が休暇を取得しても企業にとって大きな損失が出づらい環境を整えることも可能です。有給休暇の取得や福利厚生の利用が当然の組織を作り上げられ、働く人たちの負担も大幅に軽減させられます。

従業員の健康の維持

働き方改革の目的の一つは、働く人たちの健康を守る点にあります。身体だけではなく、精神的な健康の維持も含まれる点はとても重要です。ペーパーレス化により残業時間が削減でき、フレックスタイム制など多様な働き方が可能となったうえで、賃金が上昇し休暇も取得しやすくなれば、従業員の健康も維持されやすくなるでしょう。ストレス軽減にもつながり、むしろモチベーションの向上効果も期待できます。企業にとっても、生産性の向上や離職の防止など、もたらされるメリットは少なくありません。企業と従業員の双方に恩恵をもたらすペーパーレス化は、働き方改革を推進するうえで不可欠な取り組みともいえます。

ペーパーレス化で働き方改革するコツ

ペーパーレス化は、単に導入しても効果は限定的です。むしろ、無計画な導入は逆効果となってしまうおそれがあります。ペーパーレス化は業務フローそのものが変わるケースも少なくなく、新たなシステムを適切に使いこなせなければ業務は非効率化し生産性も下げてしまうでしょう。働き方改革の実現が遠のいてしまうリスクがあるため注意しなければいけません。ここでは、ペーパーレス化で働き方改革を推し進めるためのコツやポイントをまとめます。

会計ソフトなどのシステムを導入する

ペーパーレス化は、紙の書類などをデータへと変換し電子化する取り組みですが、働き方改革へと活かすには、さらに電子化した書類の適切な活用や保管なども求められます。単にデータとして保存しただけでは効率的な連携や共有が難しく、十分な効果が得づらいためです。電子化した書類を最大限活用・保管するには、会計ソフトなどのシステムの導入が欠かせません。さまざまな会計ソフトがリリースされているので、その中から自社の状況や対象書類、導入コストやランニングコスト、操作性などを比較検討したうえで選択するのもポイントです。

従業員の意向や現状を把握する

働き方改革は従業員のための取り組みであり、それはペーパーレス化も同様です。取り組む際には、まず従業員の意向や現状の把握が欠かせません。必要に応じて、アンケートやサーベイ、会議や対話などを実施し、可能な限り従業員の声を拾い上げましょう。従業員の意向や業務内容、立場などを無視してペーパーレス化を進めると、むしろ効率や生産性が落ちかねません。精神的なストレスも与えかねず、働き方改革とは逆行してしまいます。この点も認識しながら、現場にマッチしたペーパーレス化の導入が求められます。

自社の課題や状況に合わせて進める

企業によって、抱える課題や状況は異なります。残業時間はほとんどないが、フレックスタイム制など多様な働き方には対応できていないところもあるでしょう。賃金がなかなか上げられない企業もあれば、待遇はよいのに離職率が下がらないことに頭を抱えている企業もあります。働き方改革へと取り組む中で足りない部分や、ペーパーレス化により求めていることを整理し、自社の課題や状況に合わせて推し進めていかなければいけません。一度に、すべての問題を解決することは困難です。優先順位を決めながら、スモールスタートでもよいので、段階的に改善していくこともポイントとなるでしょう。

ペーパーレス化で働き方改革するのに便利なソフト

ペーパーレス化で働き方改革をさらに推し進めるには、ソフトやシステムの選択がとても重要です。ここでは、公益法人向けの会計ソフトと、一般企業でも活用可能なシステムとを紹介しましょう。

公益法人向け会計ソフト「WEBバランスマン」

公益法人は一般企業とは異なる会計基準への対応が求められますが、それを可能とする会計ソフトが「WEBバランスマン」です。伺書からの入力機能が標準装備されており、各種データの引き継ぎなども容易にできます。平成20年基準と平成16年基準の双方にも対応しているので、どちらの決算書出力も可能です。簿記の知識がなくても入力できる設計のため、業務の負担も大幅に軽減させられるでしょう。高セキュリティも実現しており、必要な書類を担当者のみが閲覧できるなどの細かな設定もできます。オプション機能も豊富に取り揃えているので、電子帳簿保存法の要件をクリアしたうえでのペーパーレス化が可能です。適切に使いこなすことで働き方改革の推進にも役立つでしょう。

多くの企業が導入している「X-point Cloud」

「X-point Cloud」は、ATLED（エイトレッド）が提供する、クラウド型のワークフローシステムです。書類の電子化はもちろん、稟議申請や決裁、休暇や押印の申請など、さまざまな業務を電子化できます。紙でやり取りしていた従来の業務を大幅にペーパーレス化できるでしょう。直感的に操作できる工夫がされているので、システムの管理経験のない人でも使いこなすのは難しくありません。スマホでも扱えるため、多様な働き方にも対応しやすくなるでしょう。電子化した書類の検索や保存も容易で、かつ高度な集計機能も備えており、働き方改革に不可欠な業務の負担軽減にも役立ちます。

ペーパーレス化で働き方改革についてまとめ

少子化が進み、また、転職に抵抗感を抱かない人が増えたことで、企業は働き方改革を行わなければ人材の確保が難しい時代となりつつあります。働き方改革を実現する取り組みの一環として、ペーパーレス化を導入する企業も少なくありません。ペーパーレス化は業務を効率化し生産性を上げるとともに、コストの削減や業務の負担軽減を実現する取り組みです。適切に推し進められれば、働き方改革も実現しやすくなるでしょう。

現場の従業員の声を吸い上げながら、自社の課題や状況にマッチした形でペーパーレス化を推進していくことも、働き方改革を加速させるポイントです。その際には会計ソフトやワークフローシステムの導入も欠かせません。自社に合ったソフトやシステムを選択し、最大限活かしながらペーパーレス化と働き方改革を推し進めていきましょう。