「電子帳簿保存法」とは、電子的に作成された帳簿や契約書などの文書データを税務上有効な証拠として認めることを定めている法律です。この電子帳簿保存法によって、文書データを電子データとしてそのまま保存することができるようになったのです。そのため、文書データをパソコンなどに電子データで保存するシステムを導入する必要があるでしょう。

今回は、その中でも文書管理もできる「kintone」について紹介します。

kintoneは電子帳簿保存法に対応している？

結論から言うと、「kintone」は電子帳簿保存法にも対応している業務改善プラットフォームです。これを用いることによって、文書データを電子帳簿保存法の要件に適合させたまま保管できます。具体的には、文書データを保存する際に、真実性や検索性などの要件を確保することが可能になります。「真実性の要件」は、事務処理規程の整備や認定タイムスタンプの活用などで対応できます。「検索性の要件」は、kintoneの標準機能で提供されるレコード検索機能を活用することで満たせるでしょう。

また、電子契約サービスとの統合が可能なことも特徴的です。例えば、「Acrobat Sign」といった電子契約サービスをkintoneと連携できるような拡張機能が備わっています。この機能を利用することで、kintoneからAcrobat Signで送信した文書データや相手から受け取った文書データをkintone上で統合的に管理できるでしょう。

kintoneの電子帳簿保存法に対するメリット

電子帳簿保存法に対応するためには、文書データの保存や検索に必要なシステムの導入が不可欠です。ただし、システムの導入や運用には手間がかかります。このkintoneを使えば、簡単にシステムの運用ができ、業務を効率化できるでしょう。kintoneを用いて電子帳簿保存法に対応するメリットは、具体的には、以下のようなものです。

業務効率化につながる

kintoneは、作業時間やコストを削減し、生産性や品質を向上させるような業務効率化に役立つさまざまな機能を提供しています。例えば、日報や見積もり書類などの業務も自動化できます。社内の情報共有を強化したり、業務の進捗や目標の可視化も可能です。さらに、モバイルアプリやAPIを利用して業務をスピーディーにおこなうこともできます。これらの方法によって、業務の手間やミスを減らし、効率化や品質の向上につなげられるでしょう。

書類の保管コスト・スペースの削減

kintoneを使用してペーパーレス化を推進することで、書類の保存コストおよびスペースの削減が期待できるでしょう。紙の書類や資料に頼らないようにすることによって、印刷に伴う用紙代やトナー代、配送・郵送費用、廃棄費用を削減できます。

さらにペーパーレス化により、プリンターの使用頻度が低減し、それに伴いプリンターの台数を減らすことも可能です。これにより、リース費用、メンテナンス費用、およびプリンターの電気使用料金も削減できるという特長があります。

また、電子データで文書を保管することで、大量の紙文書を保存するための大型キャビネットや倉庫などが不要になって、オフィススペースをより効率的に使用できるようになるでしょう。さらに、オフィススペースの縮小により、賃料の節約が期待できるのも大きなメリットとなります。

セキュリティの向上

kintoneでは、セキュリティの向上につながるさまざまな対策や機能が用意されています。具体的には、IPアドレス制限やクライアント証明書、独自サブドメイン、Basic認証などの機能で不正なアクセスを防ぐことができます。さらに、パスワードポリシーや2要素認証、ロックアウト機能、自動ログイン設定などの機能により、不正ログインを防止しやすくなるでしょう。

その他にも、RAID 6やミラーリング、差分バックアップや遠隔バックアップなどの機能で、データの冗長化やバックアップをおこない、データの消失や破損を防ぐことができます。また、アプリやスペース、プラグインなどの操作権限を組織単位から1ユーザー単位まで細かく設定でき、情報の閲覧や編集を制限できるのも特徴的です。ISMAPやISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017などの外部機関による評価や認証を取得しており、セキュリティの品質を保証しているため、安心して利用することができるでしょう。

kintoneの電子帳簿保存法に対するデメリット

kintoneを使うことで、電子取引で作成したデータを簡単に保存したり、会計ソフトや電子契約サービスとの連携をしたりすることなどが可能になります。しかし、kintoneにも電子帳簿保存法への対応に関するデメリットがいくつかあります。具体的なデメリットには、以下のようなものが挙げられます。

タイムスタンプ付与のためのプラグインは有料

「タイムスタンプ」とは、電子データに付与される時刻情報で、電子データの作成時刻や改ざんの有無を証明することができます。kintoneでは、外部サービスとの連携によって、電子帳簿保存法への対応をおこなうのに必要なタイムスタンプを付与する機能が利用可能ですが、この機能は有料となっています。

ただし、電子帳簿保存法においては、タイムスタンプが必要になるのは、原本の廃棄をおこなう場合や、電子データの作成時刻や改ざんの有無を証明する必要がある場合などに限られるでしょう。

保存期間が過ぎたデータは自動削除される

kintoneは、電子帳簿保存法への対応をするために必要なデータの保存期間を設定することができますが、この設定はアプリケーションごとにおこなう必要があるでしょう。また、保存期間が過ぎたデータは自動的に削除されるため、必要に応じてバックアップを取らなくてはいけません。

インターネットに接続できる環境が必要

kintoneは、クラウド型のシステムのため、使用するためにはインターネット環境が必要になります。もしインターネットに接続できない場合は、kintoneに保存された文書データを検索したり、電子契約サービスと連携したりすることができません。そのため、税務調査などの際に、文書データの提示ができなってしまう恐れがあります。

kintoneに似た電子帳簿保存法に対応している会計ソフト

電子帳簿保存法が定めている要件に完全に対応した会計ソフトを使うことで、業務効率化やコスト削減などのメリットが受けられます。しかし、電子帳簿保存法に対応するには、kintoneのように一定の要件を満たしたソフトでなくてはいけません。この電子帳簿保存法に対応していることが確認できる会計ソフトには、例えば、以下のようなものが挙げられます。

freee

「freee」は、クラウド型の会計ソフトで、銀行口座やクレジットカードと連携して自動仕訳をすることができます。kintoneとの連携も可能で、請求書や領収書などのデータを簡単に移行できるのが特徴です。さらに、JIIMA認証も取得しているため、法的要件に関しても安心できるでしょう。

AIによる自動化で仕訳や決算書などの書類の作成ができるため、会計知識が少なくても簡単に操作できるでしょう。スマホアプリを用いることでレシートや領収書の読み取り、入力が可能で、業務の効率化も期待できます。また、サポートが充実しているのもポイントです。不明点があるときにはチャットや電話で専門スタッフに質問できるため、迅速に問題に対処できます。

WEBバランスマン

「WEBバランスマン」は、公益法人向けに開発されたクラウド型の会計ソフトです。インターネットに接続できれば、どこからでも利用できます。公益法人の会計基準に対応しており、平成16年基準と平成20年基準の両方で決算書類を作成することができます。もちろん電子帳簿保存法にも対応しており、電子取引の取引情報を電子データとして保存可能です。

さらに、スキャナ保存の条件が緩和されたことにも対応しており、紙で受け取った見積書や領収書などを電子データとして保存できます。また、タイムスタンプやデータの訂正削除の履歴など、電子保存の不正を防止するための各種機能が備わっているため安心できます。複雑な会計処理が多い公益法人には特におすすめの会計ソフトと言えるでしょう。

kintoneは電子帳簿保存法に対応しているのかについてまとめ

「kintone」は、文書管理システムとしての役割だけでなく、業務改善プラットフォームとしての役割も果たすことができるソフトです。kintoneで文書データを管理することによって、電子帳簿保存法の真実性や検索性の要件を満たすことができるでしょう。

また、kintoneと連携するサービスの利用によって、電子契約や帳票作成などの業務効率化が可能になります。電子帳簿保存法に対応すると同時に、業務の効率や品質を高めることができるツールです。