電子帳簿保存法に対応する場合、特に「電子取引」に関することには注意しておかなければならないでしょう。電子取引に関する書類は、全てデータ形式で保存しておくことが義務化されているからです。法人や個人事業主などに関係なく、電子取引を行う事業者はひと通り義務化の対象になっています。

まずは、電子帳簿保存法に対応した電子取引を行うにはどうすれば良いのか、確認しておきましょう。

電子帳簿保存法に電子取引は必要？

「電子帳簿保存法」に対応している電子取引とは、紙を使用せず、電子データのみでやり取りする取引のことです。そして、電子帳簿保存法に適切に対応するためには、電子取引は「必須ではない」ということを覚えておいてください。

電子帳簿保存法という名前から、誤解されることが多いですが、紙を使用した取引がすべて禁止されているわけではありません。紙の書類は、電子取引とは別の「国税関係帳簿」あるいは「国税関係書類」に分類され、電子帳簿保存法でも認められているのです。

電子取引を行うときのみ義務が発生する

電子帳簿保存法で義務が発生するのは、「電子取引を行った場合のみ」です。契約書や請求書など、取引に関する書類の原本がデータ形式で発行されたら、電子取引扱いとなります。そうなると、強行規定の対象となり、データ形式のまま保存しなければなりません。

それに対して、原本が紙の形式で発行された書類は、強行規定ではなく任意規定の対象となります。電子帳簿保存法における任意規定とは、「データ形式で保存することも可能」という意味です。つまり、データ形式でなくても問題なく、紙のままでも保管できます。したがって、事業で使用する書類を、全て紙で発行するのであれば、義務化のことは考えずに電子帳簿保存法に対応可能です。

電子取引に移行したら様々なメリットがある

電子帳簿保存法に対応するためだけであれば、電子取引は必須ではありません。しかし、紙の書類を使用した取引と比べて、電子取引には便利な点が数多くあるでしょう。まず、ペーパーレス化を実現できる点が大きいです。紙の書類を保管するスペースの省略や、書類用の紙を購入するコストを削減を実現できるでしょう。

また、書類が最初からデータ形式となっていれば、検索機能で特定の書類を見つけ出すことが容易です。さらに、書類が大量であっても、受け渡しや集めるなどの作業が楽というメリットもあります。そのため、紙にこだわらず、義務化の要件もしっかり満たせるのであれば、電子取引に移行することも考えてみましょう。

電子帳簿保存法に対応した電子取引の方法

それでは、電子帳簿保存法に対応した電子取引をする方法について、詳しく解説していきます。

ペーパーレスでの取引を行う

電子帳簿保存法に対応した電子取引を行う場合、原則として紙の書類は使用しないようにしましょう。自らが発行する書類はもちろん、取引先が発行する書類が紙であっても、電子取引ではなくなってしまう可能性があります。よって、ペーパーレスの取引ができるように心がけましょう。

特に、取引先の請求書や領収書が、紙で発行されることは多いです。そのような書類がPDFやメールで発行される、ECサイトを積極的に活用するのも良いでしょう。そして、取引先にデータ形式での書類発行を依頼することも大切です。さらに、取引先とのやり取りにペーパーレスFAXを使用する、書類のやり取りに郵送ではなくメールを使うといった、環境面の対策もするようにしましょう。

データ作成ソフトのマニュアルを用意

電子取引に関する書類を作成する場合、表計算ソフトや会計ソフトを使用するはずです。電子帳簿保存法の要件では、「システム概要に関する書類の備え付け」として、そのソフトのマニュアルなどの書類を用意することが求められます。大抵の場合は、ソフトを導入した際にマニュアルも取得できるため、新しく用意する必要はないでしょう。

パソコンのディスプレイやプリンターを用意

電子帳簿保存法の要件には、「見読可能装置の備え付け」というものがあります。これは、パソコンのディスプレイやプリンターなど、電子取引に関するデータをいつでも見られる形にする装置が必要ということです。

データ化された電子装置は、そのままでは内容を確認できません。けれど、税務調査など、データをすぐに確認しなければならない状況はあります。そのため、ディスプレイ表示や紙への印刷など、何らかの形で、いつでもデータを目に見えるようにする環境が必要というわけです。

書類データを検索できる機能を確保

サーバーやクラウドなどに保存する電子取引に関するデータは、検索できるようにしておく必要があります。そのために、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3点は、データと紐づけしておかなくてはなりません。

そして、3つの項目を組み合わせて検索できることも要件の一つです。自らデータを管理する場合は、検索環境を整えなければならないでしょう。ただ、検索機能を搭載している会計ソフトの導入によって、解決するという選択肢もあります。

データの内容が正しいことを証明

電子帳簿保存法には、データの内容が正しいことを明らかにしなければならない、「データの真実性を担保する措置」という要件もあります。そのためには、データの改ざん自体ができない、あるいはデータの訂正や修正をしっかり記録できるシステムを導入しなければなりません。もし、そのようなシステムを導入できなければ、データの作成や修正などの日時を記録した、タイムスタンプが必要になります。

電子取引で電子帳簿保存法に対応する際のポイント

電子帳簿保存法に対応するためには、いくつか意識したほうが良いポイントがあります。そのポイントについて、解説していきます。

まずは義務化されている電子取引から対応

電子帳簿保存法で義務化の対象になっているのは、あくまでも「電子取引のみ」です。事業者の中には、電子取引と紙を使用した取引の両方を行っている方もいるでしょう。そのような方は、まず義務化されている電子取引に対応できる環境を整えるようにしてください。義務化がされていない取引に関しては、その対応が出来てからでも遅くはないでしょう。

ソフトを積極的に取り入れる

電子帳簿保存法の電子取引に関する要件は、ある程度複雑です。自らの技術力だけで対応するのは、手間がかかる上にミスが発生するリスクがあるでしょう。そのため、要件を満たせるソフトを、積極的に使用するのがポイントです。もちろん費用はかかりますが、義務化違反のペナルティを受けるよりは良いでしょう。

データの管理体制を整える

電子取引に関するデータは、一定期間が経過するまで、処分してしまってはいけません。そのため、間違って処分してしまわないよう、しっかりとデータ管理ができる環境を整えることがポイントです。取引ごとにデータが分散しないように、一括管理できる体制を整えた上で、万が一に備えてバックアップもきちんと用意しておきましょう。

電子帳簿保存法に対応した電子取引におすすめな会計ソフト

電子帳簿保存法に対応するためには、なるべく負担が少なく済むよう、会計ソフトを導入したほうが良いでしょう。ただし、会計ソフトは数が非常に多いため、迷ってしまうかもしれません。そこで、電子帳簿保存法に対応する際に、おすすめの会計ソフトを紹介していきます。

公益法人向けのWEBバランスマン

電子取引を行う公益法人には、公益情報システム株式会社の「WEBバランスマン」がおすすめです。公益法人に最適な仕様になっている会計ソフトで、情報を入力する際のサポートが充実しているという特徴があります。自動入力機能で過剰な入力を防げるため、効率的な会計事務の作業ができるでしょう。さらに、安定性のあるオンプレミスと、導入しやすいクラウドの2通りが用意されているのも特徴です。

電子帳簿保存法への対応に関しては、オプションで機能を追加できます。データをドラッグするだけで簡単に登録できる上に、電子取引の検索要件も満たしています。よって、WEBバランスマンを導入すれば、自ら検索できる環境を作る必要がありません。

一般法人や個人事業主は弥生会計オンライン

一般法人や個人事業主の方が電子帳簿保存法に対応するのであれば、「弥生会計オンライン」をおすすめします。クラウドタイプで、導入がしやすい会計ソフトです。そして、入力の一部が自動化されていて、どこに何の情報を入力すれば良いのかがわかりやすいという強みがあります。また、メジャーなソフトであり、サポート体制が充実しているのもメリットです。よって、会計ソフトに慣れていない、電子帳簿保存法に対応できるか不安という方にこそおすすめします。

データの訂正削除を記録できる上に、検索も可能という、電子取引の要件を満たせるソフトです。導入するだけで、比較的簡単に電子帳簿保存法に対応できるようになるでしょう。

違反にならないよう正しい電子取引を

電子帳簿保存法は、義務化されている部分とそうでない部分が混同しているため、非常に複雑です。しかし、だからといって義務化されている部分を疎かにすると、違反になってしまいます。その結果、重課税が課されたり、青色申告を取り消されたりすることになりかねません。そういった問題を回避するためには、正しい電子取引と帳簿の管理を行いましょう。