書類の電子データ保存が推進されている中、電子承認の安全性や信頼性は重要な課題です。とはいえ、電子承認を導入することでどのような変化が生じるのか、よくわからないという企業も少なくありません。こちらでは、電子承認とは何か、電子証明をするメリットや導入するときのポイント、対応ソフトなどについてご紹介します。

電子承認とは

電子承認とは、電子署名や電子印鑑などのシステムを利用して、各種申請や承認などを行うワークフローのことです。書類の電子化が進められる中、多くの企業が導入していますが、申請や商品を行っているのが間違いなく本人であること、作成した文書が改ざんされていないことを証明しなければならないため、いい加減なシステムを導入するわけにはいきません。

本人であることの証明としては、国の認定を受けた第三者機関である認証事務局による認証を付した電子署名が一般的です。電子印鑑にも捺印者の情報などを加えたものがありますが、こちらは本人性が証明しやすいでしょう。一方、印影をスキャンした画像データだけでは、本人の証明ができないので使える場面が制限されます。

作成した書面の改ざんについては、識別情報に記されている文書の作成日時（タイムスタンプ）が有効です。タイムスタンプの発行日時以降に書類が改ざんされていないという証明ができるだけでなく、タイムスタンプ発行前にその書類が存在したという証明にもなります。

これらの電子承認は、自身で構築することが困難ですので、電子承認システムを導入するのが一般的です。操作もそれほど複雑ではなく、電子署名や電子印鑑、本人性や非改ざん性などの証明が機能として備わっており、セキュリティに関しても安心して利用できます。

電子承認をするメリット

電子承認をすることで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。以下に、電子承認の導入で見込まれるメリットについていくつか見ていきましょう。

作業時間が短縮できる

まず、書類を完成させるまでの時間短縮が挙げられます。紙の文書では、申請者が作成・捺印した文書を承認者に届け、承認者は文書の確認及び捺印を終えてから申請者に戻すという手続きを取らなければなりません。時には郵送などでやり取りをしなければならず、手間や時間がどうしてもかかりがちです。

しかし、電子承認を導入することで、遠方にいる申請者や承認者にも、オンラインで文書を届けたり捺印したりすることができるようになります。外出先やリモートワーク中でも時間のロスなしに手続きを進められるため、大幅に期間を縮めることができるでしょう。

コストやスペースの削減につながる

また、コストの削減という点でもメリットがあります。紙の書類では、用紙代や印刷代がかかりますし、郵便でやり取りをする際には通信費も発生します。しかし、電子承認ならば端末やシステムがあれば、文書の印刷をせずに手続きを進められるため、これらの費用が一切かかりません。

さらに、書類の保管スペースや保管するための事務用品などの削減にもつながります。紙の書類は数年間の保管義務があるため、書類の整理用にボックスやファイル、保管用キャビネットなどを用意しなければなりません。これらの消耗品を買いそろえるだけでなく、保管場所も別途用意しなければならないため、オフィスも作業スペースに加えて保管スペースを確保する必要があり、結果的に家賃が高くなる可能性もあります。

文書を電子データで保存することにより、こういった様々なコストや不要なスペースを削減することが可能です。

電子承認を導入する際のポイント

電子承認の導入によって様々なメリットが期待できますが、もちろん注意すべきポイントもあります。以下に、電子承認を導入するときに気を付けておきたいポイントについて見ていきましょう。

初期投資が発生する

業務として使用する電子承認システムとなると、セキュリティや技術力の問題から、有償のサービスを選ぶことがほとんどです。そのため、月々の利用コストに加え、導入する際の費用も発生します。企業に合わせて部分的なカスタマイズをしたり、技術者がシステムの導入を行ったりするため、ある程度まとまった金額になることも覚悟しておきましょう。

とはいえ、電子承認を導入することで削減できるコストもありますので、必ずしも長期的に費用負担が大きくなるとは限りません。いくつかの電子承認システムを調べて、今後削減可能なコストと比較しながら選ぶと良いでしょう。

すべての取引を電子承認にすることは困難

電子承認は便利なシステムですが、取引先がシステムを導入しておらず、書面でのやり取りを希望する可能性があります。また、システムを導入していても、取引の内容によっては書面を希望されることもあるでしょう。このような場合に対応できるように、電子承認のシステムを導入した後でも、書面のやり取りで対応できるようにしておく必要があります。

電子承認を導入したことについて、取引の際に先方にその旨を伝え、理解を得られてからシステムを利用する等、相手の状況に配慮した対応をしましょう。

導入直後は社内で混乱が生じる恐れもある

電子承認は、システムを導入したからと言ってすぐに誰でも対応できるものではありません。システムの操作方法や、電子承認ならではの作業の流れなどを周知できるように、早めに従業員にマニュアルを配布したり、研修などで指導したりすると良いでしょう。

また、事前に周知したとしても、実際に電子承認システムを使い始めるようになったら、対応しきれずにパフォーマンスが低下してしまいがちです。導入後しばらくは作業効率が落ちることを考慮して、業務の負担を軽減させたり、トラブルの対処や指導が可能な担当者を一時的に配置したりと、前もって対策を取っておきましょう。

電子承認に対応したソフト

電子承認に対応しているソフトには、どのようなものがあるのでしょうか。以下に、よく使われているソフトをご紹介します。

WEBバランスマン

公益法人に特化したソフトですので、公益法人が電子承認の導入を検討しているのならば、こちらがおすすめです。

伺書からの入力が標準装備されているので、簡単な内容の入力のみで作業が進められますし、平成20年/平成16年会計基準両方の決算書出力ができるようになっています。

担当者ごとに権限を設定できますので、複数人数で作業を行っても改ざんの心配がありません。セキュリティ対策も国内外で高い評価を得ているジオトラスト社のSSL証明書を取得しており、安心して使えます。

バランスマン会計システム

DocuSign

DocuSign社が提供するサービスで、契約ワークフローの管理、契約書の作成、AIによる分析などの様々な機能を備えています。海外で多くの導入実績があり、無料のトライアルで実際の機能や使い心地を確認することも可能です。

Adobe Sign

Adobe社が提供する電子署名ソフトで、軽快な使い心地ながら便利な機能がそろっています。電子署名は数分程度で付与できますし、専用のフォームを設置すれば、オンライン上で電子署名をすることも可能です。モバイル対応なので外出先からの署名付与も可能ですし、一つの書類を複数人数に送信し、それぞれに電子署名を付与してもらうといった使い方もできます。

クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社が提供している電子署名ソフトで、日本の法律に特化しており、弁護士が監修しているため、国内の取引で安心して使えます。PDF形式の書類をアップロードすれば、電子署名を付与して取引先に送付できる簡単な操作ですし、先方は署名付与に際してクラウドサインのアカウントを求められないため、負担をかけずに済みます。

自社に合った電子承認システムを探そう

このように、電子承認は導入することで様々なメリットが得られます。もちろん、取引先によっては電子取引がなじまないこともありますし、導入時はコストや対応面での苦労も考えられるでしょう。まずは、自社の規模や必要な機能などをふまえて、どのようなソフトが合っているのかを検討した上で、導入の準備を進めてみてはいかがでしょうか。