業務効率を改善するために、申請や承認といった事務作業のワークフローを電子化することは珍しくありません。業務にのっとった電子化ができれば、例えば「上司のハンコを貰うために待機する」や「差し戻した書類がどこかに紛失してしまったので探した」といった手間がかからず、無駄なタスクを減らすことができるでしょう。今回は、具体的なワークフローの改善方法やおすすめのソフトを詳しく解説します。

電子承認のワークフローとは

業務を行う上で、何らかの申請を行うことは決して珍しいことではありません。勤怠管理などにとどまらず、例えば「仕事で使う道具を貸し出すための申請」や、「データ分析を行うためにデータ転送の許可をお願いする申請」など多岐に渡り、企業によっては膨大な量の申請を行う可能性があるでしょう。

紙で作成された申請書類の場合は、必要事項を記載したうえで、申請者本人はもちろん上司などのハンコやサインを貰う必要があります。そういった手順を踏むことで「申請する内容について、しかるべき人が承認している」ということを証明できるようになるのです。一方、上司が不在だったり、書類が紛失してしまったり、様々なトラブルが発生することによって、余計な手間が増えるだけでなく、本来の業務に影響が出る可能性もあります。

そういったトラブルや、承認に関わる一連の作業を簡略化する方法の一つが「電子承認のワークフローシステム」です。ここで言うワークフローとは「業務の流れそのもの、あるいは業務の流れを図式化したもの」を意味する言葉であり、ワークフローシステムとは「業務の流れを電子化するシステム」のことを示しています。つまり、紙ベースで行われていた申請に関する一連の作業を、業務効率の改善などを実現するために電子化することを意味するのです。

電子承認のワークフローを改善するには？

しかし、電子承認のワークフローはただ導入すればいいというものではありません。なぜなら、業務における申請・承認作業の流れというものは、各企業によって大きく異なるからです。また、申請書によっても「これは課長クラスの承認のみが必要だけれど、あれは部長クラスの承認も必要だ」といった違いがあることも珍しくありません。システムやソフトウェアの導入を決定する前に、やっておいた方が良い作業について解説します。

徹底的にワークフローを洗い出す

まずは、実際に行われている申請・承認作業について、ワークフローを徹底的に洗い出しましょう。書類の種類や、承認の流れ、どのような印が必要なのか（ハンコ、サインなど）を丁寧に書きだしていきます。ここを適当にしてしまうと、必要だった要素が抜けていることが後から発覚する、あるいは現場でシステムを導入したものの利便性が低く、利用者の不満が募ってしまうなどのトラブルになりかねません。

ワークフローを見直す

あるがままにワークフローを洗い出したら、非効率的な部分、削減できる部分などがないかを見直しましょう。この時、現場で発生していた課題や不満なども合わせて考慮することも大切です。例えば、「承認をする人が現場作業や出張などで外出が多く、申請が途中で滞りがちになる問題が発生している」や「書類の内容が細分化されすぎていて、不備が起きやすく差し戻されやすい」などといった問題が見つかるかもしれません。単純に「業務効率の改善」という言葉を掲げるだけでなく、「どのような問題が発生して困っているか」と「それはなぜ発生しているか」という因果関係をよく調べることが大切です。

また、この時、それを改善するためにできること・できないことを検討しておきましょう。例えば、「承認者が不在なことが多いから、出先で承認作業ができるようにする」という改善案が出た時に、「承認者は常にシステムにアクセスできる、パソコンを持ち歩いて承認する」という対策を考えた場合、今度はパソコンの紛失などのトラブルを招きかねません。代案として、「承認者は必ず毎朝一度、申請書を確認するようにフローを変える」や「本社にしかない承認作業用のパソコンを、作業現場にも設置する」といった具合に、様々な方面から改善方法を検討することをおすすめします。

電子承認のワークフローを改善したい人におすすめのソフト4選！

ワークフローの見直しで業務効率の改善をしたい、問題を解決したいという人は、下記のソフトがおすすめですので利用を検討してみましょう。

ジョブカンワークフロー（株式会社DONUTS）

様々な申請書に柔軟に対応でき、なおかつスマホにも対応しているワークフローシステムです。また、規模に応じて料金が設定されており、初期費用なども発生しないため、まだ事業規模の小さい中小企業でも使いやすいという特徴があります。

楽々WorkflowII（住友電工情報システム株式会社）

大小様々な規模の企業に対応でき、なおかつ条件分岐など詳細を自由にカスタマイズできるワークフローシステムです。簡易的な導入も可能ですが、より規模が大きく、承認フローが複雑になることも多い企業に向いていると言えるでしょう。

Shachihata Cloud（シヤチハタ株式会社）

「紙で行われてきた申請書の回覧、押印をそのまま電子化する」という理念に基づいているワークフローシステムです。直感的に操作ができるため、電子機器に不慣れな人がいてもスムーズに導入しやすいといった評価を得ています。

会計システム（公益情報システム株式会社）

公益認定を受けなければならない公益法人の場合、税制や法務などの様々な部分に一般企業とは異なったルールが設けられています。このため、システムを導入する場合にも、一般企業が使うようなシステムではなく、公益法人向けとされたものを選択することをおすすめします。公益情報システム株式会社が開発した「WEBバランスマン」を筆頭とした各種システムは、そういった懸念にも対応しているので安心して利用できるでしょう。

電子承認のワークフローを改善する際の注意点

電子化の対応をする前に知っておきたいポイントがいくつかあるので、この章ではそれらについて確認していきましょう。

例外を受容することも必要

電子承認のワークフローを確認していると、「非常に特殊な承認が必要な申請」や「滅多に申請が行われない申請」などが見つかることがあります。そういったものは、他の形式の申請書と同様に電子化できないかもしれません。申請書・承認フローの見直しをした上で、どうしても電子化が難しい場合は、例外として電子化をしないという選択肢をとることも可能です。電子化することが目標ではなく、業務効率の改善が一番の目標ですので、柔軟に対応していきましょう。

電子承認ができない場合がある

顧客との取引において電子承認を取り入れようとする場合、自社だけでなく、取り引き相手の考えもしっかりと確認しておきましょう。業務効率の改善やペーパーレス化を目的として電子化が進むデジタル社会ではありますが、全ての企業がシステムを導入しているとは限りません。導入後に問題とならないように、システム導入前に確認しておくことが大切です。

電子承認によるコストを検討する

電子化することによって、「業務の効率アップ」や「ペーパーレス化」がコストカットに繋がる可能性はあります。ただし、システムを導入することで初期費用・維持費・利用料などが発生する点には注意をしましょう。また、昨今はデータをクラウド化している企業が多く、サービスが提供するクラウドにデータを保存しているケースは珍しくありません。データが適切に保存されるのか、そのためかかるコストがどの程度のものなのか、コストカットはどの程度できるのか、といった観点を持ってワークフローシステムを選定しましょう。

電子承認のワークフローシステムを導入して業務を改善しよう！

「記入漏れのチェックに時間がかかって、本業に取り組む時間が短くなっていた」といったような問題の解決には、電子化が非常に有効になります。ミスが減る、スピーディに承認が進むといったことが実現されることで、直接的には関係がなさそうな部分でも恩恵が受けられる可能性もあるでしょう。電子承認ワークフローシステムの利用には、実際の業務に即した改善ができるように、検討を重ねたうえで取り組むことをおすすめします。