デジタル技術やIT技術を用いて業務の効率化を図るDX化を進める企業も増えてきました。その一貫として、電子決裁の導入があります。電子決裁は、企業に多くの恩恵をもたらすでしょう。

電子決裁が一般化するなかで、ワークフローという表現を見聞きする機会も増えました。ワークフローは電子決裁に不可欠なものであり、多くのメリットを享受するには両者を理解することから始める必要があります。

本記事では、電子決裁とワークフローについて解説し、それらをスムーズに行うための方法や、おすすめの会計ソフトなどを紹介していきましょう。

電子決裁とは？

DX化が進められる前までは、社内の決裁にかかわる業務は、紙やハンコなどを用いて行われていました。時間をかけて手書きから印刷やプリントアウトへの移行は進んだものの、未だに紙を使用する企業は少なくありません。

電子決裁とは、紙を一切使わず、決裁にかかわる業務のすべてをコンピュータ上で行うことを指します。電子決裁では、稟議書の作成はもちろん、回付や承認、保管まで、すべての作業がシステムのなかで行われるのがポイントです。

電子決裁の代表的なメリット

電子決裁の導入を推し進めるには、メリットを押さえておく必要があるでしょう。特に、社内に電子化に抵抗感を抱く人が多い場合には、メリットを丁寧に伝える必要があります。

電子決裁は紙や物理的な押印が不要となるため、コストの削減が可能です。時間や場所もほぼ関係なく決裁業務が行えるので、時間的な無駄も省けるでしょう。

対面での業務が不要となれば、精神的なストレスも減らしやすくなります。通常業務に取り組む時間も増やせるため、生産性や従業員の満足度の向上効果が得られる点もメリットです。

電子決裁では、重要な書類や文書の紛失や改ざんの心配もありません。コンピュータ上でさまざまなソフトやシステムとの連携も可能であり、会計にかかわる多くの業務の効率化も図れます。情報共有もしやすくなるので、横断的な組織改革も実現できるでしょう。

電子決裁のワークフローとは？

業務遂行の際には、事案ごとに定められた流れに沿って各作業が行われます。そうした一連の流れやそれを図式したものが「ワークフロー」です。決裁業務だけではなく、発注業務や契約などにも一定のワークフローが存在しています。

電子決裁のワークフローとは、決裁を電子化した際に、書類の作成から決裁、さらには保存するまでに必要な流れやステップを指しているといえるでしょう。

電子決裁のワークフローは事案ごとに異なりますが、一般的に以下のような流れとなっています。

1.書類の作成

まずは、承認や決裁を受けたい事案について、申請書や稟議書を作成します。決裁を得るのに必要な事項を、適切な形でまとめなければいけません。最終的な判断は決裁者に委ねられますが、それまでに行われる承認を得る作業も重要です。

承認者の理解が得られる内容にまとめるのが大きなポイントとなるでしょう。電子決裁の場合は、この書類の作成もパソコンなどで行います。専用のシステムが導入されていれば、より簡単に書類の作成が可能です。

2.文書の回付

作成した文書を、事案ごとに設けられた承認ルートで回付していきます。システム上でこの文書の回付を行える点が、電子決裁の大きなメリットの一つです。わざわざ時間や労力を割いて承認者の元へと届ける必要もありません。

承認者が複数人いる場合は、特にワークフローの構築が重要になってきます。事前に事案ごとに必要な承認者を設定し、スムーズにこの文書の回付が行われるようにしておきましょう。

3.承認などの判断

文書を受け取った承認者により、事案ごとに適切な判断がなされます。承認されれば次のステップへと進みますが、却下されれば、その事案に関しては終了となるでしょう。

差し戻しがされた場合は、指示などに従って修正します。修正したら再度文書の回付を行い、承認などの判断を待つといった流れが一般的です。

4.責任者による決裁

承認者から承認を得られたら、最終的に責任者により決裁の判断がなされます。決裁は、最終的な承認ととらえておくとよいでしょう。

複数人の承認者から承認を得ても、責任者による決裁過程で却下されてしまう場合もなくはありません。また、差し戻しによる修正作業などを求められることもあります。電子決裁では、物理的な決裁業務と比べて責任者による決裁まで時間がかからないケースが多いでしょう。

システム上で回付が行われ、責任者も他の業務の合間に閲覧や決裁が行えるためです。対面で届ける必要もなくなるため、申請者側の負担も軽く済みます。

5.通知と保存

責任者により決裁されたら、電子決裁では申請者や承認者に通知がされ、システム上に文書が保存されます。通知はメールなどで行われるため、他の業務の手を止めて対応する必要も基本的にはありません。

保存も紙による決裁とは異なりファイルなどにまとめる必要がないので、管理面でも安心できるでしょう。

電子決裁のワークフローをスムーズにする方法

やみくもに電子決裁を取り入れても、必ずしもメリットを最大化できるとは限りません。ここでは、電子決裁のワークフローを、よりスムーズにするための方法を紹介します。

対応の会計ソフトを導入する

ワークフローをスムーズにするのに欠かせないのが、電子決裁に対応した会計ソフトの選択および導入です。事案によっては、上記で紹介したワークフローの他に、会計にかかわるシステムへと連携する必要が生じます。

社内で活用しているシステム同士が連携できれば、さらにスムーズかつ効率的なワークフローが構築できるでしょう。そのために不可欠なのが、電子決裁対応の会計システムです。

自社の事業や業務の内容を考慮したうえで、適切な会計ソフトの導入が求められます。

ワークフローの課題を改善する

電子決裁のワークフローは、事案ごとに異なるケースが少なくありません。決裁の流れがスムーズではないときは、どこに問題や課題があるのかを洗い出してみましょう。

余計なフローが含まれていると、承認や決裁の作業が滞る原因となります。より効率的にできないかを考え、必要に応じて改善しなければいけません。

従業員へと使い方を周知する

電子決裁を導入する際には、各従業員にその意義とシステムの使い方を周知します。多くの従業員が抵抗感を抱いたままでは、社内に電子決裁は浸透しません。

使い方がわかりやすく、専門的な知識のない人でも扱えるソフトの導入もポイントです。徐々に電子決裁は浸透していき、さまざまな決裁業務がスムーズに行えるようになるでしょう。

電子決裁ワークフローが可能なおすすめソフト

電子決裁にはワークフローシステムが不可欠であり、より効率的に決裁業務を行うには、扱いやすいソフトの導入も欠かせません。

ここでは、電子決裁ワークフローへと対応しているソフトを紹介します。

WEBバランスマン

「WEBバランスマン」は公益情報システム株式会社が提供する会計システムで、本格的な予算管理が行えるなど会計業務の効率化が図れるソフトです。

公益法人に特化したソフトである点が大きな特徴といえます。セキュリティも万全で、担当者ごとに権限設定がかけられるなど、安全に利用できるシステムも完備済みです。電子化に関しては、電子保存機能や電子決裁機能などが利用できます。

電子化のみが行えるサービスではなく、WEBバランスマンは会計ソフトであるため、電子化とさまざまな会計業務の連携が可能です。専門知識がなくてもワークフローシステムが構築できる点も大きなメリットでしょう。

承認TIME

「承認TIME」は、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供するワークフローシステムです。稟議申請や押印作業など、決裁にかかわるさまざまな業務を電子化できるクラウド型のサービスとなっています。

文書作成の自由度も高く、承認ルートも柔軟に設定可能です。スマートフォンやタブレットからの操作もでき、ファイルの添付にも対応しています。承認TIMEは主に電子決裁を行うためのサービスですが、同社の経費精算システムなどとの連携により、機能の拡張も可能です。

電子決裁のワークフローについてまとめ

電子決裁の導入により、これまで紙で行っていた稟議書の作成や、物理的な押印や回付などの作業をコンピュータ上で行えます。

電子決裁は、業務の効率化やコスト削減などのメリットをもたらすでしょう。電子決裁の一連の流れをワークフローと表現することがあります。ワークフローをスムーズにするには、専用のソフトやシステムの導入が不可欠です。

電子決裁が可能なワークフローシステムを取り入れる際には、会計ソフトとの連携も視野に入れておくとよいでしょう。申請書や稟議書などは会計業務と関連するものが多いためです。そのうえで、従業員へと電子決裁の意義やシステムの使い方などを周知できれば徐々に組織内での電子化が進み、より多くの恩恵が受けられるようになります。