公務員の電子決裁ソフトを選ぶときに特に注意してほしい点と、選ぶときに重要視すべき点をわかりやすく解説します。

また、公益法人の導入実績が豊富な電子決裁ソフトもいくつか紹介していきます、これから電子決裁システムを導入しようとお考えの方はぜひ参考にしてください。

公務員に必要な電子決裁とは

公務員が電子決裁を導入するということは、従来の紙による書類の承認プロセスを、コンピュータ上で完結可能になることを意味します。

これにより、書類のやり取りにかかる時間や人件費を削減し、業務の効率化が期待できます。

また、ペーパーレス化による環境への配慮も大きなメリットと言えるでしょう。

特に注目すべき点は各種案件の承認プロセスを長期に渡って簡単に保存でき、いつでも確認できる点が今後の業務効率化に大きく貢献することも確かなメリットといえるでしょう。

特に今から電子決裁導入をお考えの方は公務員の業務に特化した承認プロセスを構築、管理できる専用ソフトを導入することをおすすめします。

その理由と公務員が電子決裁を導入する際に気をつける点について順番に説明していきます。

公務員が電子決裁するときに重要視するポイント

公務員が電子決裁システムを選ぶ際には、以下の5つの点が特に重要視されています。

ここではひとつひとつ丁寧に解説していきます。

1.セキュリティ対策

多くの場合、個人情報や機密情報を取り扱うため、高いセキュリティレベルが求められます。

一般の企業や個人とは違い、機密情報を関係者が自由に閲覧できたり、持ち帰れる環境では管理が難しくなるため特別なセキュリティを構築する必要があります。

2.操作性

職員が簡単に操作できる直感的なインターフェースであることが必要不可欠です、日々の業務に大きく支障をきたす導入期間を極力無くせるシステムが望ましいと言えます。

3.柔軟性

組織の規模や業務内容に合わせて、システムをカスタマイズできることは必須条件になります。

柔軟な承認プロセスを構築できるシステムが求められ、変更・改善が随時可能な電子決裁システムを構築しましょう。

4.法令への対応

地方自治法や情報公開法など、関連する法令に準拠していることも公務員の電子決裁時には必要です。

公務員の電子決裁に特化したシステムを構築しなければなりません。

5.連携性

既存の会計システムや人事システムとの連携がスムーズに行えることが望ましいといえるでしょう。
特に会計システムと決裁システムを連携することで業務の効率化も実現できます。

以上の5点が特に重要視するポイントになります。

公務員の電子決裁におすすめなソフト

公務員の電子決裁におすすめなソフトと特徴をいくつか紹介していきます。

これから電子決裁システムを導入される場合はぜひ参考にしてみてください。

WEBバランスマン

WEBバランスマンは、公益法人に特化した電子決裁システムです。

会計システムとの連携がスムーズにおこなえ、財務報告の作成も効率化できる実績豊富なソフト。

次にWEBバランスマンが公務員の決裁ソフトとしておすすめできる点を挙げていきましょう。

WEBバランスマンは、公益法人向けに特化した電子決裁システムとして知られていますが、その機能や特徴から、公務員の決裁業務にも多くのメリットをもたらす可能性を秘めています。

そのごく一部を解説します。

1.会計システムとの連携

WEBバランスマンは、会計システムとの連携がスムーズに行えるように設計されています。

公務員の業務では会計処理との連携が不可欠であり、この機能は非常に大きなメリットとなるでしょう。

また、予算執行状況や決算処理との連携もスムーズに行えるため、財務状況の把握が容易になります。

2.ワークフローの柔軟性

さまざまなワークフローに対応できるため、公務員の複雑な承認プロセスを柔軟に構築できます。

部署間の連携や緊急性の高い案件への対応もスムーズに行えます。

3.セキュリティ

公共機関が扱う情報には高いセキュリティが求められることは前述の通りです。

WEBバランスマンは、情報漏洩防止対策が徹底されており、安全に情報を管理できる基盤があらかじめ搭載されています。

4.法令への対応

地方自治法や情報公開法など、公務員が遵守すべき法令に準拠した機能が搭載されていますので職員の方への指導も比較的容易におこなえます。

5.カスタマイズ性

標準機能に加えて、組織の業務に合わせてカスタマイズできるため、効率的な業務遂行が可能です。

WEBバランスマンは、会計システムとの連携やワークフローの柔軟性など、公務員の電子決裁システムに求められる機能を備えています。

公益法人の実績も豊富であり、信頼性も高いと言えるでしょう。

Kintone

クラウド型の業務アプリプラットフォームです。

柔軟なカスタマイズ性が高く、公務員の様々な業務に対応できます。

しかし、WEBバランスマンと比べると公務員に特化した機能は少なく一般企業向けといった印象です。

Microsoft SharePoint

大企業向けに実績のあるグループウェアです。

ドキュメント管理、ワークフロー、コミュニケーションツールなど、さまざまな機能が搭載されています。

Google Workspace

クラウド型のビジネススイートです。

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなど、一般的な業務ツールと連携して利用できます。

複数の認証方式やアクセス制限機能が備わっていますので上手に使えば公務員の業務にも対応できるセキュリティ機能が備わっているといえるでしょう。

以上が公務員におすすめな電子決裁ソフトです、これから本格的に電子決裁を構築しようと考えている方はWEBバランスマンを検討してみてはいかがでしょうか。

公務員の会計ソフトの選び方

次に公務員の会計ソフトの選び方について解説していきます。

効率的な業務遂行と透明性の確保のために公務員の会計ソフト選びは、単なるソフトウェアの選択ではなく、組織の財務管理の根幹に関わる重要な決断になります。

会計業務の効率化、透明性の確保、そして法令遵守が求められる公務員にとって、最適な会計ソフトを選ぶことは非常に重要です。

また、電子決裁ソフトとの連携も大きなポイントになります。

以下に要点をまとめていきます。

1.法令への準拠

地方自治法や会計基準など、公務員が遵守すべき法令に完全に準拠していることが必須です。

予算執行や決算処理に関する機能が、法令の規定に合致しているか確認しましょう。

2.機能性

予算編成、執行管理、決算処理、債権債務管理など、公務員会計に必要な基本的な機能が網羅されているか。

予実管理機能や分析機能も充実しているか確認しましょう。

電子決裁システムとの連携も考慮し、スムーズな業務フローが構築できるか確認することも必須といえるでしょう。

3.操作性

職員が簡単に操作できる直感的なインターフェースであること。

マニュアルやサポート体制が充実しているか確認しましょう。

4.セキュリティ

個人情報や機密情報を取り扱うため、高いセキュリティレベルが求められます。

アクセス権限の管理やデータの暗号化など、情報漏洩防止対策が徹底されているか確認しましょう。

5.拡張性

組織の規模や業務内容の変化に対応できる拡張性があるか。

将来的に新しい機能を追加したり、他のシステムと連携したりできるか確認しましょう。

6.ベンダーサポート

システム導入後のサポート体制が充実しているか。

何かトラブルが発生した場合に、迅速に対応してくれるベンダーか確認しておくことは重要です。

以上が公務員向け会計ソフトを選ぶ際のポイントになります。

さらに電子決裁システムと同時に導入する場合は特に次の点にも注意してみてください。

公務員向け会計ソフトを選ぶ上での注意点

ここでは公務員向け会計ソフトを選ぶ上での注意点について解説していきます。

既存システムとの連携

既に導入している電子決裁システムや人事システムなどとの連携がスムーズに行えるか確認しましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型は初期費用を抑えられ、柔軟な利用が可能です。

オンプレミス型は、高度なカスタマイズが可能ですが、初期費用や運用コストがかかります。

それぞれのメリットを活かした導入の検討が求められます。

導入後の教育

職員への丁寧な教育が重要です。マニュアルや研修プログラムが充実しているか確認しましょう。

以上が主な注意点になります。

公務員向けの会計ソフトを選ぶ際には、法令への準拠、機能性、操作性、セキュリティ、拡張性、ベンダーサポートなど、さまざまな要素を総合的に判断する必要があります。

既存システムとの連携や、新たに電子決裁システムを導入する際には、同時に会計ソフトの導入や見直しをおこなうことで格段に業務の効率化が可能となるケースが多いのでぜひ参考にしてみてください。

まとめ

電子決裁は、公務員の業務効率化に不可欠なツールです。

適切なシステムを選ぶことで、ペーパーレス化、業務の透明性向上、コスト削減など、様々なメリットが得られます。

また、電子決裁システムを導入の際は会計ソフトを見直し、再構築することで劇的な業務効率化が実現する可能性もありますのでぜひ検討してみることをおすすめします。