電子帳簿保存法が制定されて以来、改正ごとに会計や帳簿作成において「電子保存」というワードがよく使われるようになりつつあります。この電子保存とは、どういう意味なのでしょうか。

今回は、電子保存のやり方など、複数の面から解説します。また、電子保存に便利な会計ソフトの紹介もしているので、ぜひ最後までご覧ください。

電子保存とは電子帳簿保存法の定めによる保存方法

電子保存とは、情報や文書などを電子的（電磁的）な形式で保持することを指します。しかし、会計や帳簿作成の現場においては、電子帳簿保存法に基づいて国税関係書類をデジタル（電子）情報として保存することを、一般的に「電子保存」と呼んでいます。

電子保存は必須？

電子帳簿保存法は時代ごとに改正されており、2024年1月からは「電子取引」における「国税関係書類」の「電磁的記録」での保存（電子保存）が義務となっています。では、「電子取引」「国税関係書類」「電磁的記録」とは、具体的に何を指すのでしょうか。以下で詳しくみていきましょう。

電子取引とは

電子取引とは「取引情報の授受」を「電磁的方式」を介して行う取引全般のことです（電子帳簿保存法2条5号）。なお、「取引情報」は注文書・契約書・領収書といった書類のことです。契約の本体をなすもののほか、送り状や見積書といった契約に準じる書類も含まれます。「電磁的方式」とは、コンピューターなど電子計算機を使用した電子的処理のことです。ここでは、電子メール・インターネット・クラウドサービスなどを用いた、電子的処理を意味します。

つまりは電子取引とはインターネットなどを介して行う取引全般のことです。例えば、インターネットオークションやECサイトにおける受注、電子メールで請求書・見積書・契約書などを送受信した契約、ウェブサイトで領収書を提示した取引などは、すべて電子取引にあたります。

保存すべき国税関係書類とは

電子帳簿保存法で指す「国税」とは関税・とん税・特別とん税・森林環境税・特別法人事業税を除く、国が課税する税目（所得税・法人税・消費税などと）を指します（国税通則法2条1号、電子帳簿保存法2条1号）。国税関係書類は、法律の定めに従って備え付けおよび保存の義務がある、国税についての書類です（電子帳簿保存法2条2号）。

具体的には、決算関係書類（貸借対照表・損益計算書・事業報告書など）と取引関係書類（見積書・注文書・契約書・請求書・領収書など）が国税関係書類です。

電磁的記録（電子的記録）とは

電磁的記録（電子的記録）は、電子計算機（例えば、パソコンやスマートフォンなど）に用いるための、人の知覚で認識できない電磁的方式による記録のことを意味します（電子帳簿保存法2条3号）。つまりは、パソコンやスマートフォンを介して読み取ることのできる、電子データ全般を指します。

電磁的記録は、パソコンのハードディスクやCD・DVDといった記録媒体、あるいはクラウドサーバーに保管されるのが一般的です。しかし、記録媒体に特段の定めは設けられていません。

電子保存のやり方について

電子保存のやりかたは、基本的にはパソコンなどの端末で受け取った電子データを、ハードディスクなどの媒体で保持するだけです。しかし、電子データの改変は難しくありません。そのため、電子保存をするときには「可視性の確保」と「真実性の確保」の両方を備えた方法で行うことが求められています。

可視性の確保

可視性の確保とは、電子保存された電子データを、いつでも検索し表示できるように備えることです。具体的には、表示用の「モニター」と「操作説明書（マニュアル）」を事業所に備え付け、さらに「検索要件」を充足させておく必要があります。

検索要件とは、条件を入力すれば電子保存された電子データを絞り込めるようにする仕組みのことです。電子保存する際には「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目で検索できるようにしておく必要があります。

真実性の確保

電子保存内容の改ざんを防ぐためには、電子データが本物で手が加えられていない（もしくは変更点が明確である）ことが示されなければなりません。そのため、改ざん防止措置として、電子保存の際には書類にタイムスタンプを付与する必要があるのです。

ただし、データの訂正や削除をした際に履歴が残るようなシステムを導入した場合や、改ざん防止が図れる措置が取られている場合にはこの限りではありません。

紙の取引関係書類の保存方法のやり方は？

電子取引はその過程において、すべての書類が電子データで送付されるとは限りません。ときには紙媒体でのやり取りがなされることもあるかもしれません。そのような場合には、紙面書類を電子データ化するとよいでしょう。紙面書類はスキャナ（電子計算機処理システム）によって、電子データとして保存することが認められています。ただし、スキャナ保存する場合には、可視性と真実性を確保すること目的に、次の要件が定められています。

まず、スキャナのマニュアル（開発関係書類）を備え付けなければなりません。スキャナは真実性を確保するために「200dpi以上の解像度による読み取り」「256階調のカラー画像対応」「読み取りデータのサイズおよび色階調の保存が可能」「タイムスタンプの付与」が可能なものを用意してください。さらに、読み取りしたデータは「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目で検索できなければなりません。

なお、電子保存をした場合には保存した電子データが元本となります。元の紙媒体の書類は処分してもかまいません。

電子帳簿保存法に対応している電子保存におすすめな会計ソフト

会計書類を電子保存するなら、最新の電子帳簿保存法に対応したソフトウェアを選ぶようにしましょう。以下に、市場で人気が高く性能に優れた会計ソフトウェアを、2点ピックアップしました。

マネーフォワード クラウド

「マネーフォワード クラウド」はクラウド型の人気会計ソフトです。インターネット環境さえあれば、パソコン・スマートフォン・タブレットといった端末から、どこでもアクセス可能です。自動でバックアップしてくれるため、端末が紛失したり破損しても、会計に関わるデータが失わることがありません。

また、マネーフォワード クラウドは、セキュリティレベルが高いことも魅力です。その水準は金融機関と同レベルです。暗号化技術をはじめとするセキュリティ技術でデータを強固に守ってくれます。定期的に脆弱性のチェックも行われるので、いつでも安心できる状態で使えるでしょう。

さらに、マネーフォワード クラウドは、さまざまなサービスとの連携も可能です。銀行やクレジットカードと連携して、自動仕分けできるようにすれば、会計についての作業効率が大幅にアップします。もちろん会計以外のシステムを連携させることも可能です。業務効率化に興味がある方は、無料トライアルを試すとよいでしょう。

WEBバランスマン

公益法人の場合には、公益法人の会計基準に沿った会計ソフトを使う必要があります。会計ソフト「WEBバランスマン」は、公益法人の会計基準だけでなく、最新の電子帳簿保存法にも対応しています。

WEBバランスマンは、簿記初心者でも使いやすいシステム構成になっており、使い方も比較的簡単になっています。さまざまな入力フォームや帳票類があらかじめ用意されているので、それぞれの科目にデータを入力するだけで会計書類が作成できるでしょう。また、「伺書入力機能」が備わっているのも便利なポイントです。伺書を下地にそのまま支出伝票にデータの引継ぎが可能になっています。初めて会計ソフトウエアに触れる方でも、WEBバランスマンなら問題なく使いこなせるでしょう。

「変換マスタ」と「按分マスタ」が備わっていることもWEBバランスマンの強みです。変換マスタは、平成16年改定および平成20年改定の会計基準の決算書を出力してくれる機能です。按分マスタは、会計や事業ごとに伝票を按分しなければならない場合に、素早く簡単に処理を済ませてくれます。なお、WEBバランスマン会計のセキュリティシステムは、世界150カ国以上で認められているジオトラスト社のSSL証明書を獲得しています。高レベルのセキュリティなので、情報漏洩などのリスクを最大限減らしてくれるでしょう。

電子保存は適切なソフトウェアを使って実施しよう

「電子保存」とは、電子取引をした場合における、国税関係書類の保存方法を指す言葉です。また、電子帳簿保存法の改正によって、2024年以降は電子取引した場合の取引書類の電子保存が義務となりました。

基本的な電子保存のやり方は、受け取ったデータをそのままハードディスクなどに保持するだけです。しかし、可視性と真実性を確保する必要があるため、適切な会計ソフトを活用して対応すると良いでしょう。