日本国内でおこなわれている電子取引の数は年々増加していて、今後も多くの事業者が電子取引を行うことが予想されています。電子取引の数が増えたことで、整備しなければいけなくなったのは電子取引を適正に行うための法律です。このような法律の一つが電子帳簿保存法です。この記事では、電子帳簿保存法の対象となっている書類や、スキャナ保存の要件について、詳しくご紹介します。 

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は1998年に施行された法律です。この当時から、コンピューターを使用した電子取引が今後増加することが予想されていたので、税金の徴収を適切にできるようにするため、こうした法律が作られました。この法律が作られたことにより、所得税法や法人税で決められている方法以外の方法で、帳簿などの書類を保存できるようになりました。この法律には電子取引に関する規定の他に、スキャナを使用した保存の方法なども規定されています。

この法律は施行されてから度々改正されています。スキャナを使用した保存の規定が追加されたのは、2005年の改正です。2015年の改正ではスキャナを使用した保存ができる要件が変更されています。2016年にも改正が行われ、通常のスキャナによる保存だけでなく、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像も、保存用として使えるようになりました。2020年の改正では、クラウドなどのサービスも保存のために使用できるようになりました。

2022年の法改正では、さらにさまざまな規定が緩和されています。この法律の適用を受けるためには、事前に所轄の税務署長の承認が必要でしたが、改正によりこのような承認を受ける必要はなくなりました。スキャナを使用して保存する場合には、自筆の署名をする必要もなくなっています。スキャンをしたデータを定期的に検査する義務もなくなったので、スキャンをした元の書類はそのまま処分できるようになりました。

電子帳簿保存法の主な対象書類4種類

電子帳簿保存法の対象となっている書類は、複数の種類があります。

1.国税に関する書類

その1つが国税に関係する書類です。この種類の書類に含まれているのは、国税の納税額を計算する時に必要となる書類などです。決算に関係する書類も、電子帳簿保存法の対象書類となっています。賃借対照表や損益計算書を電子データとして保存することができ、商品の販売をしている事業者は、棚卸票なども電子データで保存できます。

2.他者と取引する際の書類

取引に関係する書類も、国税に関係する書類として、この法律の対象になっています。この種類の書類は、事業者や法人が自分で作成した書類の控えと、取引相手から受け取った書類に大きく分類できます。取引相手が作成した書類の代表的なものは、領収書や請求書です。注文書や見積書も、取引関係の種類としてこの法律の対象になっています。発注書や送付書も、この法律の規定により、保存しなければいけない書類です。上記の種類に準ずるものも、この法律の対象になっています。なお、事業者が自分で作成した書類の控えとは、請求書や領収書の控えなどのことです。

3.帳簿の書類

国税に関係する各種の帳簿も、電子情報保存法の対象となっている書類です。売掛帳や買掛帳などの帳簿が、こうした書類に該当します。仕訳帳や総勘定元帳も、電子情報保存法の対象に含まれている書類です。現金出納帳を作成している事業者は、こうした書類も電子データとして保存できます。

4.電子取引を記録したデータ

電子情報保存法は、電子取引に関する取引情報も保存すべき対象としています。電子メールを使用した取引や、EDI取引などで作成された取引情報が、この法律の規定により保存する義務がある電子データです。注文書や領収書がこの形式で授受された場合にも、保存の対象となります。インターネット上に通販サイトを作り、こうしたサイトを通して商品の販売などを行った時にも、この取引に関係する取引情報は、電子情報保存法の対象になります。

電子帳簿保存法のスキャナ保存をする場合の要件

電子帳簿保存法の対象となっている書類のうち、国税に関係する書類は、スキャナを使用して保存することもできます。このような種類の書類をスキャナ保存をしたい場合には、一定の要件を満たすことが必要です。2022年の改正により、スキャナ保存をするための要件が一部変更されています。スキャナ保存をするためには、タイムスタンプを使用することが必要でしたが、使用できるタイムスタンプの要件も、2022年の改正により変更されています。

法律の改正前は、3営業日以内に付与されたタイムスタンプしか使用することができませんでしたが、2022年の改正により、最長の場合、2か月と7営業日以内に付与されたものも、使用できるようになりました。使用できるのは、一般財団法人日本データ通信協会が認定をしたタイムスタンプです。使用するスキャナの解像度にも要件があり、200dpi以上のものを使用する必要があります。重要な書類をスキャニングする場合には、24ビットカラーが使用できるスキャナを使用することも必要です。

ヴァージョンを管理することも、スキャナ保存をするために必要となる要件です。書類の内容を訂正したり、一部を削除した時には、こうした事実や具体的な変更の内容を確認できるようにしておく必要があります。入力者の情報を記録しておくことも、スキャナ保存をするためには必要な要件です。入力を担当した人だけでなく、担当者を監督する権限を持っていた人間に関する情報も、記録しておくことが必要になります。

検索機能を使用できるようにすることも、スキャナ保存をするための重要な要件です。検索機能に関する規定は詳細に決められていましたが、2022年の改正により、検索機能に関する規定の一部が変更されています。検索要件として記録しなければいけない項目も変更されていて、取引をした年月日やその他の日付、ならびに取引先と取引金額のみが、必要な検索要件となりました。税務職員から要求された電磁的な記録のダウンロードに応じることができる時には、特定の検索機能を確保することも不要になっています。

公益法人におすすめの会計ソフト

電子帳簿保存法の規定に従って経理をするためには、使いやすい会計ソフトを使用する必要もあります。電子帳簿保存法に対応している会計ソフトならば、法律の規定に合った方法で、電子帳簿などを保存することが可能です。

これから電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを導入したい公益法人におすすめできるのは、バランスマン会計システムです。この製品を開発したのは公益情報システム株式会社という企業で、公益法人を対象として作られたソフトです。

バランスマン会計システムが公益法人におすすめできるのは、公益法人の会計処理に必要となるさまざまな機能が搭載されているからです。収入支出伺書入力という機能が利用できることも、この製品の大きな特徴です。この機能を使用すれば、簿記に関する知識に詳しくない人であっても、必要な入力作業ができます。法律の改正によって変更された会計基準に対応できる機能も、この製品には搭載されています。過去の基準で作成しなければいけない報告書がある場合にも、過去の基準で簡単に報告書を作成できるソフトです。

さまざまな書類を対象にしている電子帳簿保存法

電子帳簿保存法が対象にしている書類は、種類が多いことが特徴です。国税に関係する書類もこの法律の対象になっていて、取引相手から受け取った領収書や請求書が保存の対象です。国税に関係する帳簿もこの法律の対象になっていて、電子取引のために発行された取引情報も、保存が必要になります。この法律に対応した会計ソフトを使えば、こうした書類の管理がしやすくなるのでおすすめです。