近年のデジタル化の波は、会計の世界にも大きな変化をもたらしています。伝統的な紙の帳簿をデジタル形式で保存することが可能となり、その背景には「電子帳簿保存法」の存在があります。しかし、「電子帳簿保存法に申請は必要なのか？」という疑問を持つ人も多いでしょう。この記事では、電子帳簿保存法の概要から申請の必要性、さらには対応したサービスについて詳しく解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、企業の経理業務における帳簿や書類の保存方法に関する法律です。この法律は1998年に施行され、それ以降、紙媒体での帳簿保存から電子化への大きな移行を促進しています。

この法律が成立した背景には、情報技術の進歩とそれによる社会生活のデジタル化が大きな要素となっています。ビジネスの世界では、データの集計や分析、情報の共有やアクセスなど、多くの業務がデジタル化されて効率化が図られてきました。しかし、経理業務においては、法的な規定により、長らく紙媒体での帳簿保存が求められてきました。これが電子帳簿保存法の成立により、企業の経理業務もデジタル化の波に乗ることが可能となったのです。

電子帳簿保存法のもたらす利点は多岐にわたります。まず、取引の透明性の向上が挙げられます。電子化されたデータは、紙媒体に比べて情報の検索や分析が容易であり、取引の詳細を迅速に把握することが可能です。これにより、企業の経営者や関係者は、より早く、より正確な情報に基づいた意思決定を行うことができます。

次に、業務効率化も重要な利点です。紙媒体の帳簿は、保存スペースを必要とし、また、物理的に保管・管理する必要があります。それに対し、電子帳簿は、大量のデータを小さなデジタルスペースに保存することができ、保存や管理の手間が大幅に削減されます。また、データの入力、修正、削除なども容易であり、経理業務の効率化に大いに寄与します。

また、環境保全の観点からも、電子帳簿保存法は評価されています。紙の帳簿を必要としない電子帳簿は、紙資源の消費を抑制し、環境に配慮することができます。

さらに、災害対策としての側面も持っています。物理的な帳簿は、火災や水害などの災害によって破壊されるリスクがあります。しかし、電子帳簿はクラウド上に保存することが可能であり、物理的な破壊リスクから解放されます。また、適切なバックアップを行っておけば、データの喪失リスクも大幅に低減できます。

以上のように、電子帳簿保存法は、企業の経理業務に多大なメリットをもたらしています。取引の透明性向上、業務効率化、環境保全、災害対策といった観点から見ても、電子帳簿保存法の導入は現代の企業にとって必須と言えるでしょう。

電子帳簿保存法は申請が必要？

まず最初に明確にしておきたいのは、電子帳簿保存法の適用に際し、特別な申請や許可は基本的に必要ない、という点です。この法律は企業の帳簿を電子的に保存することを可能にし、その手続きを大幅に簡略化しました。具体的には、法令で定められた一定の要件を満たす形で帳簿を電子化し、保存すれば良いのです。特別な理由は必要ありません。要件を満たすためのソフトウェアやサービスは多数存在し、その中から自社のニーズに合ったものを選び利用することができます。

ただし、注意が必要なのは、特定の情報を電子的に送信する場合や、電子帳簿の内容を第三者に開示する場合です。これらの場合、国税庁のガイドラインに従い、特別な申請や手続きが必要となる可能性があります。したがって、電子帳簿保存法を適用する際には、自社の業務内容を詳細に把握し、必要な手続きを適切に行うことが求められます。

たとえば、自社が電子商取引を行っている場合、電子帳簿に記録される取引情報を電子的に送信することがあります。また、自社が外部の監査人や税務当局に対して、電子帳簿の内容を開示することも考えられます。これらの場合には、具体的な業務内容に応じて適切な手続きを行い、法令遵守を確保することが重要です。

ここで注意すべきは、特別な申請や手続きが必要な場合でも、それが電子帳簿保存法の適用自体を妨げるものではないという点です。電子帳簿保存法の主な目的は、企業の経理業務の効率化と透明性向上を実現することです。そのため、法令遵守のための一部の手続きが必要となる場合でも、全体として見ればその利点は大きく、適用を検討する価値は十分にあると言えるでしょう。

結論として、電子帳簿保存法の適用には基本的に特別な申請や許可は不要ですが、具体的な業務内容によっては特別な手続きが必要となる場合があります。そのため、適用を検討する際には、自社の業務内容と法令の要件を十分に理解し、必要な手続きを適切に行うことが重要です。また、適切なソフトウェアやサービスを利用すれば、電子帳簿保存法の適用は比較的容易に実現可能です。その結果、経理業務の効率化、コスト削減、透明性向上といった多くのメリットを享受することができるでしょう。

電子帳簿保存法に対応したサービス

電子帳簿保存法に対応するためのサービスは、多種多様に存在します。以下に、特に公益法人におすすめのサービスとその他いくつかのサービスを紹介します。

WEBバランスマン

公益情報システム株式会社の「WEBバランスマン」は公益法人向けに特化したサービスとしておすすめです。本格的な予算管理や予算書の出力が可能であり、損益ベースと資金ベースの両方で予算入力を行うことができます。その結果、財務状況を精確に把握し、適切な予算管理を行うことが可能になります。

伺書からの入力機能や支出伝票にデータを引き継ぐことができる機能も含まれており、16年と20年会計基準両方に対応した決算書の出力も可能です。このため、補助金申請や認定を受けた際の決算書作成も対応できます。高度なセキュリティ対策が施されており、ジオトラスト社のSSL証明書を取得しているので、機密性の高い会計情報も安全に取り扱うことができます。担当者ごとの細やかな権限設定も行え、情報のセキュリティも確保します。

バランスマン会計システム

Zoho Books

Zohoが提供する「Zoho Books」も電子帳簿保存法に対応した優れたサービスの一つです。これは、小規模企業から大規模企業まで利用可能なクラウド会計ソフトで、非営利団体や公益法人向けに特化した機能を持っています。法令に準拠した形で簡単に帳簿を作成し、保存が可能であり、複数の通貨や言語にも対応しているので、国際的な取引でもスムーズに行えます。

Freee

freee株式会社が提供する「Freee」は、日本国内で広く利用されているクラウド会計ソフトです。直感的な操作感と豊富な機能が特徴で、電子帳簿保存法に対応したデータ保存や帳簿作成が行えます。さらに、Freeeは、スマートフォンやタブレットからでもアクセス可能で、いつでもどこでも会計業務を行うことができます。

弥生会計

弥生株式会社が提供する「弥生会計」は、中小企業向けの会計ソフトウェアとして長年使用されてきました。電子帳簿保存法に準拠したデータ保存が可能で、さまざまな会計業務を一元管理できます。弥生会計は、使いやすいシンプルな操作性が特徴で会計初心者でも楽に会計業務を行えます。

電子帳簿保存法を活かす

電子帳簿保存法の適用には法令で定められた要件を満たす形で企業の経理業務をデジタル化し、保存すれば申請や許可は基本的に必要なく、一部の業務での手続きを除いて容易に導入できます。しかし、特定の情報の電子送信や第三者への開示には、特別な手続きが必要な場合があります。適用を検討する際には、業務内容と法令の要件を理解し、適切なサービスを利用することで、経理業務の効率化とコスト削減を実現できるでしょう。