情報化社会の加速化により制定された電子帳簿保存法は、国税関係の適正な処理をする時に欠かせません。しかし、「電子帳簿保存法がいつから施行されているのかよく知らない」という人もいるのではないでしょうか？そこでこの記事では、電子帳簿保存法について、および電子帳簿保存法に対応してない場合の処置や適応する手順、おすすめの会計ソフトについて解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、納税義務の適正な履行、および国税に関する帳簿書類の保存・管理の負担軽減を目的として制定されました。電子帳簿保存法が制定されたことにより、紙媒体での電子取引情報保存が不可となり、代わりにPDFファイルなどの電子データでの保存が義務付けされました。正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という名称で、所管は財務省です。

電子帳簿保存法はいつから適用されているのか

電子帳簿保存法は1998年7月1日から施行されました。2005年の改正では、電子文書法（e-文書法）の影響を受け、スキャナ保存制度が追加。

2015年には、スキャナ保存制度の要件が緩和され、契約書や見積書における金額上限がなくなりました。2016年の改正では、スキャナだけでなくデジタルカメラや携帯電話での撮影が許可されるようになり、さらに2020年の改正時には、クラウドシステムなどのサービスをタイムスタンプの代わりに利用できるようになりました。

2022年の改正では、税務署長による事前承認制度の廃止、スキャン前の自筆署名の廃止、適正事務処理要件の廃止など7つの条件が緩和。そのため、個人事業においてもスキャナ保存機能などを搭載した会計ソフトを利用できるようになったのです。

また、同年より取引の際に生じた領収書は紙媒体ではなく、電子的な方法での保存が定められました。具体的には、会計ソフトに領収書のファイルを作成し保存するか領収書ファイルにタイムスタンプを付ける、もしくは表計算ソフトの索引簿を活用して領収書のファイルを作成する必要があります（売上高が1000万円を超えていなければ索引簿は不要）。ちなみに、2022年から2年間の猶予期間が設けられているため、義務化されるのは2024年1月からです。

電子帳簿保存法に対応してない場合の処置について

電子帳簿保存法に対応していないの処置としては、まず納税者が従来の通り紙の帳簿書類を作成します。続いて納税者が税務署での法的な手続きなどを行えば完了です。法的手続きを行っていないと、青色申告承認取消や、連結納税承認取消などのリスクが発生します。

また、追徴課税や推計課税を課されるケースもあるので注意が必要です。ちなみに、電子取引のデータ改ざんによる申告漏れなどの違反が発覚した場合には、重加算税として10％税金が上乗せされます。

電子帳簿保存法を利用するメリット

電子帳簿保存法を利用するメリットとしては、まずセキュリティを強化できることが挙げられます。電子帳簿保存法には、電子データの保護とセキュリティに関する条件が定められているので、データの改ざんや不正アクセスから保護することができます。

また、法的要件を遵守することによるリスク軽減もメリットといえるでしょう。電子帳簿保存法を適用すると、国税関係の法的要件を遵守しながら記録の保存と提出を行うことができます。その他には、スペースとコストを節約できる、情報の検索やアクセスが容易になる、情報をスピーディに抽出できるなどもメリットとして挙げられます。

電子帳簿保存法に適応する手順

電子帳簿保存法に適応する手順をステップごとに解説していきます。

ステップ1：導入する目的・課題を明確化する

電子帳簿保存法に適応する際には、まず電子帳簿保存法を導入する目的および課題を明確化しましょう。具体的には、書類の保管を容易にして業務を効率化したいのか、検索性や情報管理を向上させたいのか、ペーパーレス化によるコスト削減を目指しているのかなどです。あらかじめ導入目的や課題を明確にしておくと、適しているシステムが自ずと分かってきます。

ステップ2：電子化する書類をピックアップする

続いて、電子化する書類をピックアップしましょう。ステップ1であぶり出した目的・課題を基にして、電子化すべき書類を選別していきます。具体的には、ビジネス取引や法的な取引に関連する契約書、金銭支払いの事実証明書類である領収書、サービスの対価を得るために必要な請求書、銀行取引明細やクレジットカード明細などの支払い記録、売上レシートや収入証明書などの収入記録が挙げられます。

ステップ3：業務フローを改変する

次に、業務フローを改変していきます。書類を電子化すれば、やはり業務フローも変更しなければいけません。一般的には、書類の作成と保存方法、書類の検索手順や管理方法、バックアップやデータの保護対策、紙の書類の廃棄方法などが改変の対象です。業務フローを改変する場合も、事前に改変すべき項目をピックアップした上で実行に移すと良いでしょう。

ステップ4：導入するシステムを選定する

続いて、導入するシステムを選定します。システムを選ぶ時には、電子帳簿保存法に対応しているか否かをチェックしておかなくてはいけません。例えば、スキャン時の解像度が適しているか、タイムスタンプの付与ができるか、データの内容や保存日時が後から変更できないかなどが挙げられます。搭載されている機能はシステムによって異なるので、自社の目的に合った製品を選ぶことが大切です。

ステップ5：税務署へ申請する

上記の項目が終了したら、税務署に申請を行います。税務署に申請する期間は、書類の電子保存をスタートする3ヶ月前までとなっています。税務署に申請後に承認をもらえば電子帳簿保存法への適応が完了です。ちなみに、申請書は税務署に行けばもらえますが、ネット上で入手することもできます。ネットを利用する場合は、国税庁のホームページにアクセスしてダウンロードを行ってください。

電子帳簿保存法に対応した公益法人向けの会計ソフト

公益法人のためだけに作られた公益情報システム株式会社の会計ソフトは、信頼性と使いやすさを追求した優れたソリューションサービスを提供しています。経費管理や売上管理はもちろん、資産管理、給与計算など、さまざまな業務領域をサポート。また、税務申告や帳簿の作成・保存に関する法律の権利を満たすための機能も提供しています。

また、業種や企業のニーズに合わせて、カスタムレポートの作成やデータの公開、外部システムとの連携ができるので、「企業や組織の会計業務を効率化したい」、「スピーディに正確な情報を提供したい」というユーザーにピッタリです。

公益情報システム株式会社の会計ソフトは6種類あります。本格的な予算管理をしたい場合はバランスマン会計システム、給与計算業務を合理化したいならバランスマン人事給与システム、諸謝金の支払事務を合理化したいユーザーはバランスマン謝金システムがおすすめです。

その他には、マイナンバーの収集・管理、廃棄まで対応できるマイナンバー管理システム、固定資産の減価償却などを自動で行う固定資産管理システム、条件別に会員請求データを作成できる会員管理システムがあります。

電子帳簿保存法はいつから行われるのかを知っておこう

電子帳簿保存法は、1998年に施行され、その後改正を繰り返してきました。完全に義務化されるのは2024年1月からです。電子帳簿保存法を導入すると、セキュリティの向上や作業の効率化など様々なメリットがあります。ただし、電子帳簿保存法に対応しているソフトは数多くあるので、導入の際には自社の目的に適したシステムを用いることが大切です。