電子取引をおこなう法人や事業者が増えています。インターネットを使用できる環境が十分に整備されたことが、電子取引が増加した主な理由です。取引の方法が変化したことにより、取引に関係する法律も変化しています。電子帳簿保存法という法律も作られ、時代に合わせて内容も改正されています。

ここでは、この法律について知りたい人のために、電子帳簿保存法の基本情報や、法律で決められた猶予期間について、詳しく解説します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、電子取引の記録をデジタルデータとして保存する時に、守らなければいけないルールが記載されている法律のことです。この法律の規定に従って電子データを保管することにより、紙に記載された帳簿などを保管する必要がなくなります。この制度の適用対象となっているのは、法人税法や所得税法で、取引の情報を保存することを義務づけられている事業者や法人です。電子取引で事業を行う事業者が法人が増加したため、こうした法律が整備されました。

この法律が対象にしている電子取引とは、取引に関する情報の受け渡しを、電磁的な方法でおこなう取引のことです。保存しなければいけない取引の情報とは、取引をおこなう事業者や法人が発行した契約書や注文書のことです。見積書や領収書をデジタルデータとして発行した場合にも、これらの取引情報を保存することが必要になります。上記のような取引情報が電子メールの中に記載されている場合には、その電子メールを保存することが義務づけられています。メールに添付されているファイルに取引情報が記載されている場合には、そのファイルの保存が必要です。

これらのファイルを保存できるのは、コンピューターのハードディスクなどのデバイスです。ハードディスクが故障した場合を考慮して、バックアップ用のDVDを作成してデータを保管することもできます。クラウドを使用して、こうしたデータを保存することもでき、必要な取引情報を確実に保存するためには、さまざまな方法を併用して保管するのが最適な方法です。

電子帳簿保存法の延期時期

改正された電子帳簿保存法が令和4年から施行されています。この法律では、電子取引をした場合に、取引に関するデジタルデータを保存することを、事業者の義務としています。この規定には猶予規定も設けられていて、一定の期間内に限り、上記以外の方法で電子取引に関する取引情報を保管することも認められています。

この猶予規定の適用を受ければ、電子取引をした場合であっても、デジタルデータを保存できない場合には、紙に印刷した書類などを代わりに保存することができます。ただし、保存できる書類は、一定の条件を満たしていることが必要です。このような方法で書類を保存するためには、やむを得ない事情が存在することを、所轄の税務署長に認めてもらう必要があります。書類の内容についても、細かい決まりがいくつかあります。文章に規則性があることが必要になり、書かれている文字がはっきりと判別できることも必要な条件です。

このような方法で電子取引の記録を保管できるのは、一定の期間だけです。令和4年の1月1日から、令和5年12月31日までの2年間に限り、上記の方法でも取引情報の保存ができます。

電子帳簿保存法の猶予期間後はどうなる？

電子帳簿保存法の猶予期間が経過した後は、電子取引をした場合には、取引に関する情報を必ずデジタルデータで保管しなければいけなくなります。そのために、デジタルデータ以外のものを保管している事業者や法人は、猶予期間が経過する前に、電子取引の記録を電子データで保管できるようにするための体制を整える必要があります。

令和5年12月31日までに、取引情報を全て電子データで保管できるようにするためには、社内の経理のデジタル化を進めることも必要です。デジタル化をする時に使用できるのは、市販されている会計ソフトです。会計ソフトの中には、電子帳簿保存法に対応している優れた製品もあるので、これから本格的に電子帳簿の保存に取り組みたいと考えている法人にも最適です。

電子帳簿保存法に対応した公益法人向けの会計ソフト

公益法人が、電子帳簿保存法の猶予期間内に電子帳簿を保存するための体制を作りたい場合には、公益情報システム株式会社が開発したソフト「バランスマン会計システム」を使用できます。この会社で販売しているソフトは電子帳簿保存法にも対応しているので、電子取引を証明するための電子帳簿を保存する目的でも使用できます。

この会社で販売しているこうした製品の一つが会計システムです。このソフトを使用すれば、予算管理をスムーズにおこなうことができます。この企業が販売している会計システムは、さまざまな環境で使用することができ、オンプレミスタイプの製品の他に、クラウドタイプの製品もあります。

バランスマン会計システムの機能

伺書を使用して入力できる機能も、このソフトには標準で搭載されています。この機能を使用すれば、伺書だけでなく支払い伝票も、最初に入力したものを引き継ぐことができます。支払いをする時期や、どこから支払いをするかを、後で決めてから入力できる優れたソフトです。このシステムを使用することにより、従来は複雑であった入力の作業を、簡単な作業にできます。この機能を使用すれば、一度入力をした情報を再度入力する必要もなくなります。簿記の知識を持っていない人でも、作業がしやすいソフトです。

変換マスタという機能も、この会計ソフトには搭載されています。公益法人にとってこの機能は非常に使いやすい機能です。公益法人の会計基準が改正された場合、新しい基準に移行する際に必要となりますが、平成20年と平成16年の両方の基準で決算書を作成することもできます。この機能を使用すれば、平成20年の基準で決算書を作成しなければいけないけれど、平成16年の基準で申請をした補助金がある場合にも、両方の基準で必要な書類が作れます。過去の基準で申請した補助金は、過去の基準を考慮して報告書を作成する必要があるので、こうした機能があれば非常に便利です。

按分マスタという機能が利用できることも、公益法人にとってこの会計ソフトが使いやすいポイントです。この機能を使用すれば、おこなっている事業や会計で使用した伝票を効率的に事務処理できます。按分が必要になる伝票を1回の入力で処理できるので、こうした処理が必要な伝票が大量にある場合にも、多くの時間をかけずに処理が可能です。

公益法人が予算管理をするための機能も、このソフトには搭載されています。予算書の作成も簡単な操作でおこなうことができます。損益を基準にして予算を入力した場合でも、資金を基準にした予算書を作成することも可能です。資金を基準にして予算を入力した場合にも、損益を基準にして予算書を作ることができます。

決算のために必要になる各種の書類を作成できる機能もこのソフトには搭載されています。貸借対照表の他に、正味財産増減計算書もこのソフトを使えば、手間をかけずに作れます。このソフトには高度なセキュリティ機能も搭載されているので、会計ソフトを安全に使用したい公益法人にも最適です。世界の150か国以上で使用されている国際的な会社の証明書を取得しているので、使用している会計に関するデータが、外部に流出するのを効果的に予防できます。

電子帳簿保存法に対応した会計システムを延期の間に導入しよう

改正された電子帳簿保存法が令和4年から施行されたことにより、電子取引の取引情報を電子データ以外のもので保存できる猶予期間が、令和5年12月31日まで延期されました。この期間を超えると電子データ以外の取引情報を保存できなくなるので、現在電子データ以外のもので取引情報を保存している人は、この法律に対応している会計ソフトなどを使用して、経理のデジタル化を進めることが必要です。