電子取引は現代のビジネスにおいて不可欠な存在となっていますが、その取引記録をどのように保存し、管理するかは法律により厳密に規定されています。電子帳簿保存法に適合するためには、データ形式や保存期間など、様々な要点を押さえる必要があります。この記事では、電子帳簿保存法の要点を具体的に解説するので参考にしてみてください。

電子帳簿保存法においての電子取引とは

電子帳簿保存法は、企業の財務情報の取り扱いに関する規範を提供する法律です。電子帳簿保存法では、電子的に記録された財務情報（電子取引を含む）の保存と管理について定められています。一方、電子取引は、インターネットなどのデジタルネットワークを通じて行われる商品やサービスの販売、購入、交換などの取引活動を指します。これには、ビジネス間（B2B）、ビジネスから消費者（B2C）、消費者間（C2C）など、さまざまな形態の取引が含まれます。

つまり、電子帳簿保存法における電子取引の意味は、主にデジタルトランザクションに関連する財務情報です。具体的には、オンラインで行われる商品やサービスの売買に関連する金額、日付、商品情報、取引先の情報など、取引に関する詳細な記録を指します。電子帳簿保存法では、これらの電子取引の記録を一定期間保存し、必要に応じて提供できるようにすることが求められています。これにより、会社の財務状況の透明性が確保され、税務調査や監査の際に適切な情報提供が可能です。また、不正行為を防ぐための一助ともなります。

なお、電子帳簿保存法は日本の法律であり、各企業はこの法律に基づいて適切な電子取引の記録と保存体制を整備しなければなりません。これに違反した場合、罰則が科せられることもあります。具体的な記録保存方法や期間等は、会社の規模や業種、取引の内容などにより異なるため、具体的な運用は専門家のアドバイスを得ることがおすすめです。

電子取引した際にやらなくてはならないこと

電子取引を行う際には、以下のような考慮事項が存在します。企業が法律を遵守し、消費者と良好な関係を維持するために重要な項目です。

明確な商品・サービス情報の提示

商品の詳細、利用可能なサイズ、色、材質など、消費者が購入判断に必要な情報をすべて提供することが重要です。また、価格は税込みのものを表示し、消費者が後から追加費用に驚かないようにすることも大切です。さらに、配送にかかる日数、配送料、キャンセルポリシーなども明示する必要があります。

安全な決済手段の提供

電子取引のための決済手段は安全性が求められます。信頼できる決済サービスプロバイダーを使用し、SSLなどの暗号化技術を使用して、顧客の金融情報を安全に保護する必要があります。また、さまざまな決済方法を提供することで、顧客の利便性も向上します。

プライバシーポリシーの明記

顧客の個人情報の取扱いについては、透明性が求められます。個人情報がどのように収集、使用、保管、共有されるかを詳細に説明するプライバシーポリシーを明記し、目につきやすい場所に掲載する必要があります。

適切な電子記録の保管

電子取引に関する記録は、法令遵守のために適切に保管する必要があります。これには、商品の詳細、取引日、販売価格、顧客情報、支払い方法、出荷情報などがあります。これらの記録は、後日、監査や税務調査の際に必要となるため、紛失しないように保管する必要があります。

適切な消費者対応

顧客からの問い合わせに対しては迅速かつ適切に対応する必要があります。商品やサービスに関する問題、配送の遅延、返品・返金の要求など、各種問題への対応策を明確にしておくことが重要です。また、消費者に対して友好的で尊重する態度を保つことが求められます。

法令遵守

国や地域によって、電子取引に関する法律や規制は異なります。そのため、自社のビジネスが遵守すべき法律を理解し、それに従って運営することが大切です。特に、税法、データ保護法、消費者保護法などに注意を払う必要があります。

電子取引の帳簿保存のポイント

電子取引の帳簿保存について、主にデータ形式と保存期間の2つの側面が重要です。

データ形式

電子帳簿保存法では、電子的な帳簿や記録の保存が認められていますが、それらのデータは一定の要件を満たす形式で保存する必要があります。特に、データは原則としてそのままの形（原型）で保存されるべきで、内容が変わらないようにすることが求められます。また、保存データは、適切な人が必要なときに読み取れる状態に保つ必要があります。これには、情報が電子的にアクセス可能であること、データが検索可能であること、そして必要なソフトウェアやハードウェアが利用可能であることが含まれます。

保存期間

日本の法律では、企業は特定の財務情報を一定期間保存することが求められています。具体的には、帳簿や財務諸表などの財務に関する記録は、作成日または取引日から10年間保存することが求められています。また、税務上重要な書類（領収書や請求書など）については、これらが作成された日から7年間保存する必要があります。これらの要件を満たすためには、企業は効率的なデータ管理システムを設け、適切なデータバックアップと保管策を用意する必要があります。これには、データ損失を防ぐための適切なセキュリティ対策も含まれます。また、定期的なデータの整理とレビューを行い、不要なデータは安全に廃棄することも重要です。

(指定の構成で記事を書くには見出しと本文の枠が足りませんでした。運営に問い合わせはしましたが、制限時間以内に回答がなさそうなため、以下に「電子取引における法令遵守」の見出しと本文を作成します)

電子取引における法令遵守

ここでは電子取引における法令遵守を行うためにどのようなシステムを選択すればいいのか、また内部管理の強化方法を紹介します。

システムの選択

電子取引の帳簿保存の際に非常に重要なのが、適切な会計システムの選択です。公益法人などの組織では、運営の透明性と効率性を向上させるために特別に開発された会計システムが推奨されます。その中でも特に、「WEBバランスマン」は多機能性からとてもおすすめの会計システムです。まず、「WEBバランスマン」は簿記の知識がなくても容易に収入支出伺書を入力できるように設計されています。伺書入力機能が標準装備されているため、伺書から支出伝票まで初めに入力したデータを引き継ぐことができ、作業の簡易化が図れます。

また、このシステムは、16年会計基準と20年会計基準の両方に対応した決算書を出力することが可能です。つまり、認定を受けて20年会計基準で決算書が必要だが、16年会計基準で補助金申請を行っている場合でも、適切な報告書を提出することができます。予算管理の面でも、「WEBバランスマン」は非常に強力です。損益ベースでも資金ベースでも予算入力が可能で、それぞれの観点から予算書を出力することができます。

内部管理の強化

内部管理を強化するためにやらなくてはならないことは、法令遵守に関連する全ての業務プロセスについて、明確な方針と手順を設定し、それを徹底的に文書化することです。これにより、社員が日々の業務を遂行する際のガイドラインとなります。適切なガイドラインが設定され、それが全従業員に理解されていれば、法令遵守に関連する誤解や混乱を防ぐことができます。

次に、適切な研修と教育が必要です。電子取引に関する法律は複雑であり、頻繁に変更されることがあります。したがって、社員が最新の法律や規制を理解し、適切に対応できるようにするためには、定期的な研修と教育が必要です。また、法令遵守のための内部監査を定期的に行うことも重要です。これにより、現在の業務が法律や企業のポリシーに準拠しているかを評価し、必要に応じて改善措置を講じることができます。内部監査は、企業が法令遵守を重視し、その実施に取り組んでいることを示すための重要な手段でもあります。

さらに、顧客情報の保護についての対策も必要です。プライバシーポリシーを明確にし、顧客情報を適切に保護するためのシステムと手順を設けることが必要です。顧客情報の不適切な取り扱いは、法律違反だけでなく、企業の評価を大きく損なう可能性があります。

適切なシステムを使って電子帳簿保存法の電子取引を簡単に行おう

電子取引はビジネスの必要不可欠な部分であり、その記録の保存と管理は電子帳簿保存法により厳格に規定されています。特に公益法人にとっては、使いやすさと機能性を兼ね備えた「WEBバランスマン」のような会計システムがおすすめです。適切なシステムを利用することで、法令遵守を確実にし、電子取引の帳簿保存を簡単に行うことができます。