電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプを導入すれば、データ改ざんや複製などのリスクを回避し、さまざまな書類や資料の効率的なデータ保存が可能です。
一方で電子帳簿保存法におけるタイムスタンプには有効期限が設けられており、期限を過ぎてしまった書類や資料に関してはデータ化できないので注意しなければいけません。

そこで本記事では、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプ期限を詳しく解説し、期限遵守のための有効な対策方法も紹介します。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの期限

以前の電子帳簿保存法では、書類や領収書のデータ化の期限を3日以内と定めていました。
しかし3日間という短い期限では、休日や長期休暇など会社の休業日にタイムスタンプの押印ができず、効率的なデータ化ができないケースも多く見受けられました。

そこで2022年に電子帳簿保存法が改正され、書類や領収書などの保存期限が最長で2カ月と7営業日以内と延期されました。
その一方で電子帳簿保存法では迅速な電子化を義務付けており、2カ月と7営業日という期限はあくまでも最長の期限なので、早めのデータ化を徹底しましょう。

また期限のみを遵守すればデータ化が認可されるわけでなく、電子帳簿保存法で定められたほかの規定もクリアーしなければいけないので注意が必要です。

タイムスタンプの有効期限の確認方法と更新方法

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの有効期限は基本的に10年と設定され、期限を超えれば専門機関による検証ができなくなり、改ざんや複製していない証明ができなくなります。
そして企業間取引においては契約期間が10年以上の契約も多いので、そのような場合にはタイムスタンプの有効期限を延長できる「長期署名」を利用するのがおすすめです。

タイムスタンプの有効期限の確認方法は導入したソフトにより異なりますが、基本的にはソフト内のPDFの文書本体で確認できます。

参考：GMOサイン　ヘルプセンター「タイムスタンプ（電子透かし）の確認方法」

タイムスタンプの更新方法もソフトによって異なりますが、ここではShachihata Cloudのタイムスタンプの更新方法である以下の手順を紹介します。

1. 管理者画面でタイムスタンプの発行権限を設定（画面左側の全体環境→環境設定をクリック）
2. 「制限設定」タブの「電子署名に関する制限」を開く
3. タイムスタンプ発行権限より権限を設定、「更新」をクリック

参考：Shachihata Cloudヘルプサイト「タイムスタンプ発行権限設定」

期限内にタイムスタンプを付与しなかった場合のリスク

電子帳簿保存法の期限内にタイムスタンプを付与すれば、改ざんや複製の危険性を回避可能できますが、その一方でタイムスタンプを付与しなければ、下記のようなリスクが生じます。

• 人的ミスが多発する
• 経理業務が煩雑になる
• 書面の保管スペースが必要になる
• 重要書類や領収書が劣化する
• 盗難のリスクが生じる

ここからは、それぞれのリスクを詳しく解説するので参考にしてください。

人的ミスが多発する

タイムスタンプを導入せず、経理や事務の細かな業務を全て手作業で行えば、ヒューマンエラーによる計算ミスなども生じます。
仮に企業間の大きな契約、取引に関する重要書類や資料に記入ミスなどが生じれば、取引・契約破棄になる可能性も高くなるので注意が必要です。

またタイムスタンプを導入しなければ、当然ながら一人ひとりの労力も増えるため、疲れからくる人的ミスも増加します。
一方でタイムスタンプを導入し、経理や事務作業を自動化すれば、社員の労力も軽減されて人的ミスの削減できます。

経理業務が煩雑になる

タイムスタンプを使用せず、手作業で経理業務を行えば業務全般が煩雑になります。
例えば書類発送時にも封筒や切手、送り状やクリアファイルなどの準備が必要なうえに、郵便ポストに投函する手間などもかかります。

また郵便での発送であれば、先方の所在地が遠ければ到着までの多くの時間も必要です。
一方でタイムスタンプを導入すれば、作成書類を先方にメールするだけで作業を完結できます。

このようにタイムスタンプを導入すれば、全体的な作業時間を短縮してコスト削減につなげることも可能です。

書面の保管スペースが必要になる

タイムスタンプを付与せずに書面ベースでのデータ管理を行えば、当然ながら書面を保管するスペースも確保しなければいけません。
特に契約や取引が多い規模の中・大規模な企業となると、書面ではかなりの保管スペースが必要とされます。

基本的に企業間取引の書類の保管期限は7年と設定され、取引先が増えるほどより広い保管スペースも確保しなければいけません。

※参考：国税庁「国税庁標準文書保存保管基準（保存期間表）」

一方で電子帳簿保存法に適応したタイムスタンプを導入すれば、クラウド内にデータ状に簡単に保存できるため、特別な保管スペースも不要です。

重要書類や領収書が劣化

紙ベースで領収書や契約書類を保管すれば色あせや破れなど、時間の経過とともに劣化するリスクが高まります。
一方タイムスタンプを付与し、クラウド内に重要書類や契約書を保管しておけば、紙面での保管のようにデータそのものが劣化するリスクもありません。

盗難のリスクが生じる

紙ベースでの重要書類や領収書などを保管では、関係者であれば簡単に持ち出すことも可能な点など、盗難のリスクが高くなるのもリスクの1つです。
重要な契約書類や機密情報を保管する場合には、常在の警備員を配置するなど、万全なセキュリティ対策にも手間がかかります。

一方でタイムスタンプを付与してクラウド内にデータ保管すれば、アクセス権限がなければデータを閲覧、搾取することもできないので盗難のリスクを最小限に軽減することも可能です。

タイムスタンプの法的影響とペナルティ

2024年1月より契約書類や領収書などの書類に関して、タイムスタンプなどによる電子データに関する保管が義務付けられました。

参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

この法令を遵守せず、書類や領収書のデータ化を行わなければ、確定申告時の減税が可能な青色申告が取り消される可能性が生じます。
また重要書類や領収書の適正な管理が行われず、仮に改ざんや複製などの不祥事が発覚した場合には、会社法第976条に基づき、100万円以下の罰則金も課されるので注意が必要です。

参考文献：e-Gov法令検索「会社法（平成十七年法律第八十六号）」

タイムスタンプの期限遵守のための対策方法

規模の大きな企業や取引の多い企業となると、タイムスタンプを利用して期限を遵守した書類や領収書のデータ化も煩雑になります。
そこでおすすめの対策方法が公益情報システム株式会社が開発した、電子帳簿保存法にも対応したタイムスタンプソフト、「WEBバランスマン」です。

公益情報システムの会計システムは、簿記の専門知識がなくても入力可能なシンプルな設計で、効率的な収支、支出管理ができます。
16年、20年の双方の会計基準にも対応しているため、効率的な決算書や報告書を発行できるのもメリットです。

そのほかにも損益ベースで予算入力しても資金ベースで予算入力できる便利な機能や、貸借対照表や正味財産増減計算書、内訳表など決算時に必要な帳票を即座に発行できます。
担当者別に会計権限や業務権限、事業権限など、業務分類ごとに権限を付与できる点などセキュリティ対策も万全です。

電子帳簿保存法の期限を遵守する対策としても万全で、効率的にデータ保存、運用も可能な有効なタイムスタンプソフトといえます。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの期限についてまとめ

現在は企業における電子帳簿保存法の期限を遵守し、取引関連書類や資料、領収書などのデータ化が義務付けられています。
そのような状況下において法令を遵守し、効率的なデータ管理を行うためにも高機能で自社に最適なタイムスタンプを選択しなければいけません。

その際にはシンプルな操作性で運用効率も高く、セキュリティ対策も万全なタイムスタンプソフトである、公益情報システム株式会社の「WEBバランスマン」をぜひお試しください。