電子帳簿保存法について「電子帳簿保存法に対応するPDFとは？」「PDFデータにタイムスタンプは必要？」「電子帳簿保存法でPDF保存する際の注意点とは？」などの疑問があるのではないでしょうか。

本記事では、電子帳簿保存法の概要と、電子取引におけるPDF保存や注意点について紹介します。電子帳簿保存法に沿ったPDFの扱い方が気になる方は、ぜひ参考にしてみてください。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の「保存義務者」の帳簿書類の保存負担を減らすために、税務関係帳簿・書類を、一定の要件の下で電子データ保存することを認めた法律です。

保存義務者には、法人税を納める法人・所得税を納める個人事業主が該当します。これまでは税務関連の書類は紙出力での保存が原則でしたが、2022年の法改正により、電子取引で扱った電子データを紙に出力しての保存が出来なくなりました。

電子帳簿保存法に違反した場合は、青色申告の認定取り消し及び追徴課税・推進課税などのおそれがあるため、適切に対応しましょう。

電子帳簿保存法は3つの制度に区分されている

電子帳簿保存法では、以下の3つの制度を利用した電子データ保存が認められています。

1. 電子帳簿等保存
2. スキャナ保存
3. 電子取引

3つの制度のうち、電子帳簿等保存とスキャナ保存が任意であるのに対し、電子取引は義務化されています。2024年1月より、電子データで授受した書類は電子データのまま保存しなければならなくなりました。

電子取引の例は以下の通りです。

• 電子メールによる請求書や領収書等のデータ（PDF形式等）
• インターネット上でダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDF形式等）
• ホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷
• 電子請求書や電子領収書の授受に関するクラウドサービス利用
• クレジットカードの利用明細データ・交通系icカードによる支払データ、スマートフォンアプリでの決済データ等を活用したクラウドサービス利用
• EDIシステム（企業間の電子データやり取り）利用
• ペーパーレス化されたFAX機能を持つコピー機を利用
• 請求書や領収書等のデータを記録媒体（DVD等）を介して受領

参考：国税庁『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 問2』

上記の取引において、2023年12月31日までのデータは紙出力での保管でも問題はありません。これは、2023年12月31日までは、法改正による宥恕期間が設けられているためです。

しかし2024年1月からは、電子データでやり取りした書類は電子データのまま保存することが義務化され、要件を満たすデータ保存が求められます。これは全ての事業者が対象であり、請求書等の書類を発行する側も発行される側も、電子データを保存する仕組みを整備しておかなければなりません。

電子帳簿保存法でPDF保存する際の注意点

前述したように、電子帳簿保存法では、電子データで授受した書類等を電子データのまま保存することが義務付けられています。PDFでやり取りをすることが多い請求書や領収書などは、電子帳簿保存法の要件に沿って保存しなければなりません。

電子データをPDF保存するにあたって求められるのは、「真実性の確保」と「可視性の確保」です。満たさなければならない要件は以下の4つです。

1. 関連書類の備え付け
2. 見読性の確保
3. 検索機能の確保
4. 真実性の確保

1つずつみていきましょう。

関連書類の備え付け

まず、電子データを保存して管理するためには、自社（個人）でシステムを構築もしくは導入し、マニュアルを整備しておく必要があります。

見読性の確保

つづいて、電子取引を行った電子データをチェックするためには、ディスプレイやアプリを準備する必要があります。

検索機能の確保

検索機能の確保に関しては、法改正前と比較して、要件がやや緩和されています。データを保存する際は、「日付・金額・取引先」の3項目で検索できるようにしておきましょう。

検索機能の確保には、①専用ソフトを導入、②ファイル名を「20241028_100,000○○商事」のように統一してフォルダの検索機能を活用する、③Excel等でファイルを管理する方法等が認められています。

自社内（個人）で管理しやすい方法を検討してみましょう。

真実性の確保

保存するPDFデータの真実性を担保するにはタイムスタンプの付与が有効です。タイムスタンプを付与することで、電子データが「とある時点で存在していたこと」と「電子データの内容が改ざんされていないこと」を証明できます。

真実性を確保する方法としては以下の4つが挙げられます。

1. タイムスタンプが付与された書類（PDF等）の受け取り
2. 受け取ったデータに速やかにタイムスタンプを付与する
3. データの訂正・削除が記録されるシステムでデータを受け取る
4. 事務処理規程を整備する

1に関しては取引先、2に関しては自社がタイムスタンプを付与できるシステムを導入していることが前提となります。

3については、システムを導入した上でシステム内でやりとりを完結させる必要があります。

4の事務処理規程の整備とは、国税庁のホームページからダウンロードできるひな形に沿って、自社の規程を作成する方法です。

参考：

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）（Word/18KB）

コストをできるだけ抑え、自社（個人）で対応するには、4の事務処理規程整備を導入するとよいでしょう。しかし、1日に扱う書類数が多い企業では、経理負担が大きくなることを考慮して、電子帳簿保存法に対応したサービスやシステムの導入を検討するのも1つの方法です。

事務処理規程の有用性

事務処理規程とは、真実性の確保に必要な【電子データ保存方法の条件】を示します。制定した事務処理規定に則った運用を行うことで、真実性を確保できるのです。

事務処理規程には以下の9項目の記載が必須です。

1. 目的
2. 適用範囲
3. 管理責任者
4. 電子取引の範囲
5. 取引データの保存
6. 対象となるデータ
7. 運用体制
8. 訂正削除の原則禁止
9. 訂正削除を行う場合

電子取引データを一括管理するシステムを導入した場合であっても、取引先から受け取ったデータを確実に授受できるとは限りません。自社に合う事務処理規程を作成しておくことで、システムの不足機能を補えます。

事務処理規程を作成するにあたり、自社で取り扱う電子取引や保存する場所と期間などを定めることで、内部統制の強化にもつながります。2024年1月1日より、電子取引における電子データ保存の義務化がスタートしました。

電子帳簿保存法への対策が不十分な場合は、早急に準備を進めましょう。

電子帳簿保存法におけるPDFデータ保存についてまとめ

本記事では、電子帳簿保存法の概要と、PDFデータ保存の注意点について解説しました。電子帳簿保存法の改正により、電子取引における電子データ保存が義務化され、「電子データ保存への対応」が必須となりました。

請求書や領収書など、電子取引で扱うことの多いPDF保存の要件については、きちんと把握しておかなければなりません。自社の経理負担に応じたデータ一括管理システムの導入や、事務処理規程の制定により、確実な電子データ保存を実現させましょう。