改正電子帳簿保存法が2022年1月1日から施行されて、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存するときのルールが大きく変わることになりました。この中には見積書も含まれます。

電子帳簿保存法の改正によって見積書の扱いはどのように変わるのか、どういった点に注意するべきなのか、また、保管方法や保管期間などについて次の章から紹介していきます。

電子帳簿保存法の見積書とは

従来、紙での保存が義務付けられていた帳簿や国税関係の書類について、一定の条件は付くものの電子データとしての保存を認める法律が「電子帳簿保存法」で、1998年に施行されました。その後、利便性の向上や、帳簿の記録水準向上のため何度か改正が行われています。2022年1月にも改正版が施行され、電子取引に使用された国税関係の書類は電子データとして保存することが義務化されることになりました。また、見積書も、信憑書類として保管義務がある書類です。2024年に改正された法律が本格的に開始される前に、見積書をどう扱うかしっかりと理解する必要があるでしょう。

電子帳簿保存法における見積書の扱いで重要になるのが「保存方法」と「保存期間」、そして「保存しなければならない範囲」です。まず保存方法について確認していきます。電子帳簿保存法では、電子取引と紙取引のどちらかによって見積書の保存要件が異なってきます。電子取引とは、インターネット上のアプリやメール、ソフトウエアなどを通し、電子データで行う取引のことです。この電子取引の際に使用した見積書は、そのまま電子データとして保存することが義務となっています。ここで大切なのが、電子データを印刷して書面として保存してはいけないという点です。これまでに電子保存を行っていなかった企業は、対応を考える必要があるでしょう。

紙で受け取った見積書、紙で発行した見積書控えについては、「紙のまま保存」「電子データとして保存」の2つの管理方法が認められています。電子データで保存する場合はスキャナでデータを読み込むか、スマートフォンで撮影するかのどちらかを選択することになります。今後、書類のペーパーレス化がますます進行することを考えると、紙取引で使用していた見積書も電子データとして保存することが推奨されていくでしょう。ペーパーレス化をすることによって、電子データと紙面が混在することによる管理の煩雑化、保管スペースの確保などの課題も解決することになります。

見積書を保存する期間は、個人事業主か法人かによって異なります。個人事業主の場合は、事業所得や不動産所得があるなら見積書や帳簿を保存しておくことが必要になります。期間は原則5年です。これは白色申告、青色申告のどちらも必要な期間なので注意が必要です。また、消費税の課税事業者になっている場合、保存期間は7年になります。法人の場合は保存期間7年、その起算点は「その事業年度の確定申告書類の提出期限の翌日」になります。これは、仮に脱税があった場合に期間を遡って追徴課税をするための期間、起算点となっています。よくある間違いとして、起算点は「見積書の発行日」ではない点に特に注意しましょう。例外として、赤字決算になった場合は10年間の保存期間が定められています。

見積書を作ったけれど結局契約には至らなかった、というケースはままあります。その場合の見積書はどう扱うべきなのでしょうか。電子帳簿保存法では、契約に至らなかった場合の見積書の管理について特に明確な定めがある訳ではありません。そのため、その扱いは事業者の判断に委ねられることになります。電子データ保存ならスペースは問題にならないため、扱いに迷うなら電子保存しておくのがいいでしょう。保存しておくことで類似案件の参考にもできるので、メリットとデメリット、そのときの事情などを考えて判断することになります。

見積書の電子保存で変わったこと

2022年の電子帳簿保存法の改正により、見積書の扱いについていろいろな変更が行われました。以前は電子で受け取った見積書を紙に印刷して保管することが認められていましたが、2024年以降は、電子で受け取った見積書は電子保存しか認められなくなります。電子保存に対応していない企業は対策を講じる必要があるでしょう。紙で受け取った見積書や、紙で発行した見積書の控えについても変更点があります。これらの書類はスキャナで読み取って電子保存することが認められていましたが、このスキャナ保存はやや厳しい条件がありました。改正によってスキャナ保存の条件が緩和され、これまで導入が出来なかった企業であっても保存が進めやすくなりました。

スキャナ保存の制度の変更点を大まかに説明すると、まずこれまで必要とされてきた税務署長の承認制度が廃止になったことが大きいでしょう。これによって、スキャナ保存を新たに始めるために必要な準備が減り、導入ハードルが大きく下がることになりました。さらに、タイムスタンプも要件が大きく緩和されました。タイムスタンプとはインターネット上の取引や手続きが行われた時刻や電子文書の存在した日時を証明するための電子的な時刻証明書のことで、対象文書の改竄の有無や「過去のある時点で間違いなく存在していた」「それ以降データが変更されてない」ことを証明するためのものです。

今までは「スキャンをした後3日以内」にタイムスタンプ付与の必要がありましたが、これが「最長2ヵ月と7営業日以内」に延長されることになりました。また、データの訂正削除を行った際、その事実や内容が確認できるようなシステムを導入していれば、タイムスタンプを付与する義務が免除されることになりました。

適正事務処理要件の廃止も、非常に大きな変更点です。適正事務処理要件とは、電子保存の不正を防止するための3つの項目である「相互牽制」「定期的な検査」「再発防止」について社内規定を策定し、内部統制をしっかりと行うための規定です。これは2015年の改正時に追加された不正を防止するための要件でしたが、この規定があったために事務処理が1人で進められず、また原本をすべて保管し続ける必要があるなど、企業のペーパーレス化を阻む大きな要因になっていました。改正でこの適正事務処理要件が廃止され、電子化や保管がスムーズに行えるようになったのです。検索要件も緩和され、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの要件に簡素化されました。一方で、手続き簡略化による不正を防止するため、罰則がさらに強化されている点にも注意が必要です。

見積書の電子保存のメリットとデメリット

見積書の電子保存のメリットと言えば、まずオフィスの省スペース化が挙げられるでしょう。法人税法によって、法人は7年、赤字決算の場合は10年間見積書の保存を義務付けられています。これらの期間書類を保存し続ければ、少なからずオフィスのスペースを占領してしまいます。しかし、電子保存であれば、これらのスペースは必要なくなるのです。その他にも検索機能を使った事務作業の効率化、紙代や印刷代などのコストがかからなくなるといったメリットもあります。

デメリットは、導入やシステム維持に関するコストが指摘されています。パソコン本体はもちろんですが、ソフトウェアやクラウドシステムの導入、継続的な運用にはそれなりの費用がかかります。電子保存によって削減できるコストがある一方で、新たに発生するコストもあるのです。また、法律に定められた要件を満たしつつデータを管理するには、それなりの知識やスキルが必要になります。場合によっては新たな人材を雇う必要があるかもしれません。

電子帳簿保存法の見積書に簡単に対応できるソフト

見積書の電子データ化は片っ端からPDFにすれば良いわけではなく、一定のルールを満たした上で保存管理する必要があります。そのためのシステムが、電子帳簿保存システムです。さまざまな種類・製品があるため、自社に合った物を選ぶ必要があります。

WEBバランスマン会計システム

公益情報システム株式会社によるシステムで、公益法人にマッチしたものとなっています。公益法人は税制のメリットが受けられる分、会計面が厳格であり「公益法人会計基準」に合わせた会計処理を行う必要があります。バランスマンはこの基準に対応しており、簿記の知識がなくとも比較的簡単に運用できるほか、1取引2仕訳ルールの自動作成機能、伺書入力機能なども完備されています。

電子帳簿保存法の見積書についてまとめ

2022年の電子帳簿保存法改正ではいろいろな変更点が盛り込まれています。見積書も法律により一定期間の保存義務があるため、猶予期間の間に企業は保存態勢を整えなければなりません。特に保存方法と保存期間、保存する見積書の範囲についてしっかりと理解する必要があります。必要に応じてコンサルタントなどに相談し、準備を整えていきましょう。