電子帳簿保存法では、事業者が会計記録を電子形式で保存することを許可する法律です。電子データによる取引として、注文書や納品書のやり取りをおこなっている場合は、個人事業主であっても法人と同じく電子データの保存が必要です。

では、個人事業主が電子帳簿保存法に対応するためにレシートをどのように保存すれば良いのでしょうか。本記事では、電子帳簿保存法を順守したレシートの保管方法について詳しく解説します。

改正電子帳簿保存法により個人事業主も電子データの保存が必須となった

電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律です。1990年後半には、インターネットが普及し始めたと同時に、高度な情報化やペーパーレス化が進みました。

その中で、会計処理の分野においてもコンピュータを用いた帳簿書類の作成が普及し、関係各界から帳簿書類の電磁的記録に対するニーズが高まったのです。そこで、電子帳簿保存に関するルール創設の機運が高まり誕生したのが電子帳簿保存法です。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、個人事業主を含むすべての事業者に対して、2024年1月1日より電子取引データの電子保存を義務付けられました。この改正電子帳簿保存法では、電子保存をおこなう場合の「事前承認制度」が廃止されたり、勘定科目などの検索要件が見直されたりして、従来は利用する上でのハードルが高かったものが大幅に緩和されています。

個人事業主が電子帳簿保存法に対応するためのレシートの保存要件

個人事業主が電子帳簿保存法に対応して、レシートを電子データとして保存する場合には定められた要件に合致する必要があります。レシートを電子データとして保管するための要件としては、主に以下のパターン別で対応方法が異なります。

• 紙のレシートをスキャナなどでデータ化し保存するケース
• 電子データとして受領したレシートを保存するケース

それでは、各ケース別に具体的にどのような要件を満たす必要があるのかについて解説します。

紙のレシートをスキャナなどでデータ化し保存するケース

実店舗でものを購入する場合、レシートを受け取る場合が大半です。昨今ではレシートを電子データとして受け取れるサービスも増えていますが、まだ普及しているとは言えない状況です。

そこで、スキャナやスマートフォンなどのカメラ機能などを用いて、電子データとして取り込んだ上で保存することが認められています。スキャナやカメラなどで電子データ化して保存する場合、以下に区分されます。

• 重要書類：企業の資金やものの流れに直接関係する書類（契約書や納品書など）
• 一般書類：企業の資金やものの流れに直接関係しない書類（見積書や注文書など）
• 過去分重要書類：スキャナ保存に対応し始める前に作成したり受領したりした重要書類

レシートは、資金やものの流れに直接的に関係している書類となるため、「重要書類」と位置付けて各種対応を図らなければなりません。スキャナ保存する場合、以下の要件を満たすように保存する必要があります。

要　件	重要書類	一般書類	過去分重要書類
入力期間の制限	〇
200dpi以上の解像度での読み取り	〇	〇	〇
カラー画像での読み取り （RGBそれぞれに256階調以上が必須）	〇	〇 （グレースケールでの保存可）	〇
タイムスタンプの付与	〇	〇	〇
バージョン管理	〇	〇	〇
スキャンされた文書と帳簿との相互関連性の保持	〇		〇
14 インチ以上のディスプレイ、４ポイント文字の認識などを満たした見読可能装置の備え付け	〇	〇 （グレースケールでの保存可）	〇
整然・明瞭出力	〇	〇	〇
電子計算機処理システムの開発関係書類などの備え付け	〇	〇	〇
検索機能の確保	〇	〇	〇

過去分の重要書類については、電子帳簿保存法が適用される前の重要書類が該当します。もし、過去分のレシートをスキャナ保存したい場合は、所轄の税務署長の許可を受けなければなりません。

電子データとして受領したレシートを保存するケース

レシートを電子データとして受け取った場合、電子帳簿保存法では基本的に電子データのままで保存しなければなりません。また、保存する際には「真実性」と「可視性」の2つを満たした対応が必要です。

電子データの真実性を担保するためには、以下3つの条件から1つ以上を満たしたデータでなければなりません。

1. タイムスタンプが付いた後の書類の授受、または早急にタイムスタンプを付与する
2. （クラウドサービス上で保存するケースの場合）記録された内容の訂正や削除について考慮されたシステムを利用する
3. 記録事項の訂正や削除の防止に関する事務処理規程の備付と運用

「事務処理規程」とは、電子データの改ざんといった不正を防止する観点で用意しなければならないルールのことです。1人で事業をおこなっている個人事業主であっても、事業の規模などに応じて事務処理規程を用意しなければならない場合がある点には留意しましょう。

また、可視性とは、必要に応じいつでも確認できる状態で保存することを指し、以下の要件を満たしている必要があります。

1. ディスプレイなどの見読可能装置の備付
2. 取引などの年月日や取引金額、取引先の検索機能（売上高が5,000万円以下は不要）
3. 税務職員による電磁的記録の出力書面の提示、または提出の求めに対応する
4. システム開発の関係書類や操作説明書などの備え付け

このように、真実性と可視性ともに、クラウドサービス上で保存することも想定した内容となっています。

個人事業主が電子帳簿保存法に対応するメリットとデメリット

個人事業主が、電子帳簿保存法に従ってレシートを電子データとして保存することにより、メリットとデメリットがあります。ここでは、個人事業主が電子帳簿保存法に対応するメリットとデメリットを解説します。

レシートを電子データで保存するメリット

レシートを電子データで保存するメリットとしては、作業の効率化を図れる点が挙げられます。特に、オンラインでいつでも保存したレシートを確認できるため、場所を問わず経理作業をおこなえる点が魅力的です。

また、「OCR」などの機能を使用すればデータ化して経費精算できるため、作業の効率化を図れるメリットもあります。紙のレシートを保管する際には、保管場所を決めて適切な保管が必要となりますが、電子データの場合はファイリングの手間が省ける点も魅力的です。

レシートを電子データで保存するデメリット

電子帳簿保存法に対応する場合、電子化に対応するための投資が必要です。要件を満たしたスキャナの購入やシステムの導入など、初期投資がかかってしまうでしょう。

よって、初期費用だけでなくランニングコストを含めて費用対効果を考えた上で導入可否を検討しなければなりません。費用面で言えば、電子帳簿保存法の要件を正しく把握するために、教育を受けるコストもかかります。

ほかにも、紙のレシートをそのまま保存する場合と違い、スキャナなどで取り込む手間がかかるデメリットもあります。

電子帳簿保存法対応でレシートを保存する際の注意点

電子帳簿保存法対応でレシートを保存する際には、注意すべきポイントがあります。特に、以下の点に注意して法律に順守した対応が必要となります。

関連法令で定められた保管年数を順守して保管する

レシートを電子データで保存する場合、法律で定められた保管年数を満たす必要があります。保管年数は、個人事業主の場合は5年間、法人の場合は7年間義務化されているのです。

また、個人事業主の場合は決算に関連する書類や各種帳簿などの一部は、7年間保存しなければならないケースもあるので、混同しないように正しい年数にわたって保管する必要があります。

電子データで受け取ったものを原則として紙で保管できない

電子データで受け取ったレシートは、電子取引のデータ保存に関しての各種要件を満たした保存が必要です。あくまでも電子データでの保存が前提となっており、受け取った電子データを紙に印刷して保存することはできません。

メールでの送信やクラウドサービスを経由した方法など、受け渡しの方法に関係なく電子データで受領したレシートは、必ず電子取引データの形式で保管対応してください。

すべての紙レシートを電子化できるわけではない

紙で受領したレシートについては、すべてが電子データ化できるわけではありません。以下のパターンでは、紙のレシートで保存する必要があります。

• レシートの大きさがスキャナの最大出力サイズを超過している
• 保存方法が電子帳簿保存法で定められている要件を満たしていない
• 保存の期限を超過している

上記に該当しても電子データ化して保存すること自体に特に問題はありませんが、紙のレシートも併せて保管する必要があります。

WEBバランスマンで個人事業主がレシートを簡単に保存可能

個人事業主であっても、レシートの数が増えれば電子データ化対応が煩雑になるものです。また、保管要件を満たす上で電子データの保存先を慎重に選定する必要があります。

そこで、電子帳簿保存法で定められた各種要件を満たした会計ソフトを活用することで、レシートの保存なども効率的におこなえます。WEBバランスマン」は、主に公益法人向けに開発された会計ソフトであり、クラウド版とオンプレミス版が存在します。

高いセキュリティ機能があるので、電子帳簿保存法に対応したデータの安全性を確保可能です。会計や事業で按分が必要なレシートについても、簡単な入力で処理できるため日々の経理業務の効率化を図ることができます。

まとめ

2024年1月1日より、個人事業主が電子取引データの電子保存を義務付けられたことにより、レシートを電子データで受け取った際には法律に準じた対応が必要です。また、紙のレシートを電子データとして保管できる一方で、各種要件を満足させなければなりません。

個人事業主に限らず、様々な組織や団体でいかにレシートを簡単に保存できる仕組みを導入できるかがポイントです。

例えば、公益法人においてはWEBバランスマンのように、レシートの保管をサポートするツールを活用しつつ、確実な対応を図ってみるとよいでしょう。