電子帳簿保存法に関する対応で悩んでいる人も多いのではないでしょうか。電子帳簿保存法に対応できる会計ソフトを探しているけど、どのソフトにしたら良いかが分からない人もいるかもしれません。そこで今回は「電子帳簿保存法とは何か」や「おすすめの会計ソフトはどれか」、「会計ソフトを選ぶときのポイントはどこか」などの情報を紹介していきます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法に対応できる会計ソフトを探す前に、「電子帳簿保存法とは何か」を詳しく知っておくのが重要だと言えるでしょう。具体的な内容を把握することで、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトも選びやすくなるでしょう。

そもそも電子帳簿保存法とは何か

電子帳簿保存法とは、決算に関係する書類や各種帳簿といった税務関係の帳簿や書類を、電子データとして保存することを認めている法律の名称です。税務関係の書類は紙での保存が原則となっていましたが、この法律ができたことによって電子データとして保存することが特例として認められた形になります。

その後、さらに法律が改正されて「電子取引で扱ったデータは紙に出力して保存できない」という決まりに変わっています。そのため、電子データでの保存が可能な会計ソフトを必要としている企業も少なくないでしょう。電子データを保存したいときには、3種類の保存方法から選びます。

電磁的記録で保存

パソコンで作成した電子データを保存しておく方法として、「電磁的記録での保存」が挙げられます。例えば、DVDやハードディスクといった外部媒体に保存して保管する行為は、「電磁的記録での保存」に該当します。他にも、クラウドサービスを利用し、インターネット上にデータを保管した場合も「電磁的記録での保存」に該当するでしょう。

「電磁的記録での保存」を実行するには、データ作成者が全ての作業をパソコン等で行う必要があります。その中で、クラウドサービスを利用したデータの保存を行うケースは多いでしょう。クラウドサービスを利用していれば、関係する部署とのデータ共有が行いやすく、業務の効率化を図りやすいというメリットが得られます。

スキャナ保存

取引した紙の書類をスキャンするか、スマートフォンで撮影して電子データに変換して電子文書として保存しておく方法もあります。しかし、このデータ保存方法はデータ改ざんを防止するために、システム要件や日数の制限が厳格に定められています。例えば、「訂正や削除の履歴が残るようなシステムに保存する」という要件を満たす必要があるでしょう。

他にも「保存する対象ファイルにタイムスタンプを付与しておく」といった条件を満たす必要もあります。保存するまでの期間は、「最長でも70日以内」です。これらの要件を全て満たすことができる場合は、「スキャナ保存」を選択するのも良いかもしれません。

電子取引データ保存

電子データとして受領する電子明細や書類は、利用する人がデータを改ざんすることができないように、クラウドサービス等を利用するのが基本です。そうすることで、タイムスタンプを使わずに保存できます。例えば、インボイス制度で利用される適格請求書を電子データで保存しておく場合は、「電子取引データ保存」に該当するでしょう。この保存方法を実行する場合は、ディスプレイやプリンターといった電子データを出力できるものを備え付けておく必要があります。

電子帳簿保存法対応の会計ソフト5選！

電子帳簿保存法に対応できる市販の会計ソフトは複数存在しますが、「具体的にどれがいいのか」という部分が分からない人もいるかもしれません。様々な会計ソフトを比較しながら、自分に合っているものを探すことが重要です。

WEBバランスマン

公益法人の場合は、公益情報システム株式会社が公益法人向けに提供している「WEBバランスマン」という会計ソフトを選ぶのがおすすめでしょう。SSL証明書を取得しているため、公益法人が取り扱うような機密性の高い会計情報も安全に利用できるという利点があります。

クラウド版とオンプレミス版の2種類があるので、法人のインフラ環境に適したものを選べるのも魅力的なポイントです。権限設定も用意されているので、「機密性の高い情報は一部の人しか見られないようにする」といった設定を行うこともできるでしょう。簿記の知識がなくても入力できるような簡単な設計になっているので、初心者でも扱いやすい会計ソフトだと考えられます。

マネーフォワードクラウド会計

「マネーフォワードクラウド会計」は、経理や会計、勤怠の管理といったクラウドツールを提供しているのが特徴の会計ソフトです。取引先から受け取った電子データは、「マネーフォワードクラウドボックス」という場所に自動で保存されるので、手動保存が面倒だという人に適しているでしょう。

他のクラウドツールとの連携を設定しておくことで、資金を一括で管理できるのも魅力的なポイントだと考えられます。メールやチャットでのサポートもあるので、分からないことがあっても丁寧な説明を受けながら問題を解決できるでしょう。

freee会計

「freee会計」は、スタートアップ企業や個人事業主を中心に、高い人気を誇っている会計ソフトです。インターフェースが分かりやすく作られているため、初心者でも比較的使いやすい会計ソフトだと言えます。初心者向きの会計ソフトなので、経理部の新人にはfreee会計を使わせるケースもあります。

このfreee会計は、プラン内容に関係なく電子帳簿保存法に対応することができるという利点も持っています。また、「優良電子帳簿」という機能を提供しているため、税務署への申告漏れがあった場合でも一定の要件を満たすことができれば、過少申告加算税が5%軽減されます。申告漏れに関する不安も持っている人は、この会計ソフトを使うと良いでしょう。

弥生会計オンライン

「弥生会計オンライン」は、業種や事業形態に合わせて会計ソフトを開発しているため、様々な業界や規模の企業で活用されている商品です。「クラウド型の弥生会計」は電子帳簿保存法に対応していませんが、インストール型や市販の弥生会計であれば電子帳簿保存法に対応することができます。

他にも、「やよいの青色申告」もインストール型であれば、電子帳簿保存法に対応しているでしょう。多様なラインナップの会計ソフトを取り揃えているので、「見積もり時の要件に合っている商品はどれか」を比較しながら選べるという点もメリットです。

勘定奉行クラウド

「勘定奉行クラウド」は、中堅企業や中小企業に対する導入実績が高いクラウド型の会計ソフトです。電子データへタイムスタンプを付与する機能や、AIに画像を読み取らせてテキスト化してくれる機能を持っているのが魅力的なポイントです。これらの機能を上手く利用することによって、電子帳簿保存法に対応しやすくなるでしょう。

キャッシュフロー表や財務諸表の自動作成が可能なので、経営状況を可視化することができるという利点も得られます。財務管理も見直したい企業は、勘定奉行クラウドを使ってみるのも良いかもしれません。

電子帳簿保存法対応の会計ソフトを選ぶポイント

電子帳簿保存法に対応するための会計ソフトをどのような基準で選べばいいか分からない人もいるかもしれません。どこを見ればいいかが分かるようになれば、自分に合うような会計ソフトを選べるようになるでしょう。

JIIMA認証の取得

JIIMA認証とは、「電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアのみに与えられる認証」のことを指します。この認証が入っている会計ソフトであれば、「電子帳簿保存法やその他の税法にきちんと対応しているか」を細かくチェックしておく必要がなく、安心してソフトウェアを導入できるでしょう。JIIMA認証されている会計ソフトは、「優良なソフトウェア」というお墨付きを受けていると考えてもいいかもしれません。

連携できるかを基準に選ぶ

「企業で取り扱っている銀行の口座情報やクレジットカードの明細を連携できるか」という点は、会計ソフトを選ぶときに重要なポイントとなるでしょう。これらのデータを自動で連携することができる会計ソフトは、特におすすめだと言えます。自動連携ができれば毎日の仕訳が楽になるだけではなく、取引明細を転記する際の入力ミスも減らすことができる、という利点があります。

電子帳簿保存法対応の会計ソフトについてまとめ

電子帳簿保存法によって、様々な書類を電子データとして保存する必要が出てきました。電子データへの保存に馴染みがない人は面倒な作業だと感じるかもしれませんが、便利な会計ソフトを上手く活用できればデータ管理が行いやすくなります。会計ソフトの種類は豊富にあるので、まずは自分に合った商品がどれなのかを実際に触りながら探していくのが良いでしょう。