電子帳簿保存法の対応に頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。法改正によって、請求書などの書類の発行の仕方や保存方法などが変わるため、ルールをしっかり理解した上で対応する必要があります。

では、発行側の企業はどのように対応を進めればよいのでしょうか。今回は電子帳簿保存法の発行側の対応方法や注意点、おすすめの会計ソフトなどを紹介します。

電子帳簿保存法とはどういう法律？

「電子帳簿保存法」というのは1998年7月に施行された法律であり、時代の流れに合わせて改正が度々行われています。特に大きくルールが変わり話題になったのが、2022年の改正です。

改正では、主に「事前承認制度の廃止」と「電子取引においての電子データ保存の義務化」が大きな変更点となっています。これまでは紙へ印刷しての保存が認められていた電子取引上の書類も、この2022年の改正によって紙での保存が不可となりました。

2023年12月31日まで「猶予期間」が設けられていましたが、2024年1月1日以降はすべての企業が新しいルールに基づいて、運営を行わなければなりません。

発行側は電子帳簿保存法にどのように対応すればよい？

電子帳簿保存法が改正され、どのように対応すればよいか悩んでいる企業もあるでしょう。ここからは、発行側の対応方法について詳しく解説していきます。

書類はPDFで発行する

請求書などの書類を電子化する方法はいくつかありますが、PDFで発行するのが基本です。電子帳簿保存法でもPDFによる書類の保管が認められていますし、PDFであれば改ざんのリスクも少なくなります。

WordやExcelなどを使って書類を作成するケースもありますが、これらのファイル形式は書き換えが容易にできてしまいます。そのため、証拠として残すのには不安が残りますし、入力項目を削除してしまうなどの人為的ミスも起こります。請求書などの書類は、PDFで作成するようにしましょう。

電子化データは要件を満たすファイル名にする

電子化データは、検索しやすいファイル名にしておくことが義務付けられています。電子帳簿保存法では、「取引先名」「取引金額」「取引年月日」の3項目を入れた上で、要件を満たすファイル名にするように決められているので、ルールをしっかり把握しておきましょう。

また、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトなどを使えば、簡単に法律に基づいたデータの作成や管理ができるので便利です。

電子データの保存に対応する

インターネット取引などにおいては、電子データでやり取りをすることも多いですが、受け取った電子書類などのデータは紙へ出力して保存することができません。前述した通り、電子帳簿保存法の改正によって、ルールが変わったためです。電子書類はタイムスタンプを付与した上で保管する必要があるので、対応できるシステムを導入しておきましょう。

電子帳簿保存法に対応できる！発行側におすすめな会計ソフト

すべて手作業で、電子帳簿保存法に対応しようとすると大変です。会計ソフトなどを導入し、スムーズに電子帳簿保存法に対応できるようにしましょう。ここからは、電子帳簿保存法にも対応したおすすめの会計ソフトを紹介していきます。

WEBバランスマン

「WEBバランスマン」は、公益情報システム株式会社が提供している公益法人向けの会計ソフトです。電子帳簿保存法に対応している上、会計ソフトとして優秀な機能が多数備わっています。とくに便利な機能の1つが、「収支支出伺書入力機能」です。どこからいつ支出するのかなどルールを予め決めておけば、後は入力するのみで簡単に作成できるので、簿記の専門知識は必要ありません。一つ一つ手作業で入力する必要がなくなりますし、二度打ちする手間もないので作業の効率化を図ることができます。

他にも資金ベースの予算書を簡単に出力できる予算管理の機能、内訳表や正味財産増減計算書など、決済時に必要になる帳票を簡単に出力できる「決算帳票機能」などが備わっています。さらに、会計ソフトを扱う時に重要になる、セキュリティーも万全です。世界各国で使われている、ジオトラスト社のSSL証明書を取得した高セキュリティーのソフトで、大切なデータを様々な脅威から守ってくれます。

オプション機能として、「電子保存機能」が備わっているのも嬉しいポイントです。請求書などをやり取りする時、ドラッグ&ドロップするだけで簡単に自動連携が可能で、電子帳簿保存法の要件を満たした電子データの保存ができます。クラウド版とオンプレミス版が用意されているので、インフラ環境に合わせて最適なものを選びましょう。

FX4クラウド

「FX4クラウド」は、電子帳簿保存法における法的要件をしっかり満たしている会計ソフトです。日本文書情報マネジメント協会からの認証を受けているので、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトとして、安心して導入できます。本ソフトの特徴の1つが、非常にレベルの高いデータセキュリティー体制を整えていることです。TKCデータセンターを拠点とし、情報管理体制の強化や内部統制の整備などの、セキュリティーに関する問題を解決するためのサービスも提供してもらえます。巨大なデータストレージによって、10年分の仕分けと2年分の司書データの保管にも対応しています。

また、地震や風水害といった天災に備えた、24時間365日の監視体制などがあるので、セキュリティー対策は万全です。さらに、公益法人会計基準にも完全準拠している、クラウド型会計システムという点でも魅力でしょう。最新の「公益法人会計基準」に対応してくれるので、常に健全な公益法人運営を行うことが可能になるでしょう。

他にも、実績や予算の執行状況をいつでも確認できる、将来に向けての収入と支出の予測ができる、伺書からインターネットバンキングを利用した支払いまでを自動化できるなど、便利な機能が備わっています。

電子帳簿保存法に関する注意点！発行側が気をつけるべきこと

電子帳簿保存法が改正されて、ルールが色々と変わりました。ルールを守らないと罰則を受けることもあるので、今まで以上に注意が必要になるでしょう。ここからは、発行側が電子帳簿保存法に対応する上で、気をつけるべきことを解説します。

電子取引で発行した請求書は電子データで保存しておく

パソコンなどで発行した請求書を印刷し、紙で保管するというケースは多いかもしれません。しかし、電子取引で発行された請求書を、紙に印刷して保管することが許されるのは2023年12月31日までです。

電子帳簿保存法が改正され、2024年1月からは請求書などは電子データで保存するように義務付けられています。これまでと同じように紙で保存すると違反になる可能性が高いので、電子データとして保存できるように対応を進めるようにしましょう。

請求書の控えは発行側にも保存義務がある

請求書自体の保存義務は受領側のみで、基本的に発行側にはありません。しかし、「請求書の控え」に関しては別です。この請求書の控えは取引を行ったことを証明する大切な証拠になるので、控えを作成している場合には発行側にも保存義務があるでしょう。保存期間は、個人事業主の場合と法人の場合で変わってきます。例えば、個人事業主では確定申告の提出期限の翌日から5年間、法人は7年間となっています。

会計ソフトを導入してしっかり電子帳簿保存法に対応しよう

「電子帳簿保存法」の改正によって、電子取引上の電子データは紙での保存が不可になるなど、様々なルール変更が行われました。また、2024年1月1日には猶予期間も終わり、すべての企業が新しいルールに基づいて会社を運営しなければなりません。

電子帳簿保存法に対応している会計ソフトを利用する場合は、請求書の電子化などをスムーズに行うことができるので、自社に合ったソフトを見つけて導入するようにしましょう。