これまで、紙管理が主流だった帳簿類を、一定の要件を満たせば電子データとして保存できることを認めた法律が「電子帳簿保存法」です。

この法律の制定やデジタル化によって業務効率が改善されて便利になった一方で、クレジットカードで支払った場合の利用明細や領収書の取り扱いに頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、電子帳簿保存法におけるクレジットカード利用明細の取り扱いについて詳しく解説していきます。また、利用明細と領収書の違いや、従業員がクレジットカードで「立替払い」を行った時の対応についても解説します。

電子帳簿保存法を今一度振り返りたい方や、まだまだデータ保存がやりにくいと感じている企業の経理担当者はぜひ本記事を参考にしてみてください。

電子帳簿保存法におけるクレジットカード利用明細の取扱い方法とは?

令和4年1月に法改正された電子帳簿保存法では、クレジットカード利用明細の取り扱いは「電子取引」として電子データでの保存が義務付けられています。この電子帳簿保存法とは、原則として紙での保存が義務付けられていた帳簿類を、一定の要件を満たせばデータで保存ができることを認めた法律のことです。

電子帳簿保存法においては扱う書類によって、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの保存区分に分かれており、それぞれ次のような違いがあります。

1. 電子帳簿保存…仕訳帳や貸借対照表などパソコンや会計システムなどで作成した電子帳簿類の保存
2. スキャナ保存…紙の原本をスキャンでデータ化して保存したもので、領収書や納品書などが対象となる
3. 電子取引…Webサイトなどからダウンロードした利用明細や領収書などが対象となる

1・2については任意ですが、クレジットカードの利用明細を含む3については2024年1月1日から義務化されています。

クレジットカード利用明細は領収書としても使える?

電子帳簿保存法では、原則としてクレジットカード利用明細に加えて領収書のデータ保存も必須となっています。なぜなら、利用明細だけでは購入した商品の内容や具体的な価格や税率が把握できない可能性があるからです。

しかし国税庁は「発行者・日付・金額・宛名・取引内容」が明記されているクレジットカードの利用明細については、領収書の代用としても利用できるとしています。

経理担当者が適切な会計業務を行うために必須の情報が、利用明細に全て記載されている場合は領収書のデータ保存は任意、つまり利用明細を領収書代わりに使えるということになります。

クレジットカードの利用明細が紙で発行された場合は?

一方で、紙で発行されたクレジットカードの利用明細についてはそのまま紙で保存しても、スキャナで読み込んでデータとして保存しても、どちらでも構いません。ペーパーレス化など、よりデータ保存による恩恵を受けたい場合はスキャナ保存が便利でしょう。この場合、スキャン後に元本である紙の利用明細は破棄してしまっても構いません。

ただし、ここで注意したいのがクレジットカード決済でインターネット通販等を利用した場合です。このようなケースではPDFや電子データのどちらかで領収書ダウンロードが選べるケースが一般的ですが、電子帳簿保存法では電子データ保存のみが認められています。

「PDFでダウンロードしたものを印刷してスキャナ保存」といった流れの場合は、正式な「証憑書類(取引が完了したことを証明する書類)」として認められない場合があるので注意しましょう。

つまり、「もともと紙で発行されたもの＝紙またはスキャナ保存」「データで発行されたもの＝そのままデータ保存」ということです。

電子帳簿保存法におけるクレジットカード利用の注意点

先に紹介した通り、クレジットカードの利用明細が一定の要件を満たしている場合は領収書の代用として利用可能です。しかし、令和4年10月1日から「インボイス制度」が導入され、消費税の課税事業者が仕入税額控除を受けるためには取引先が作成する適格請求書(インボイス)が必要になりました。

インボイスとして認められるには、書類に次の項目が記載されていることが条件になります。

1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
2. 取引を行った年月日
3. 取引の内容
4. 取引を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

　　(引用元：国税庁-適格請求書の記載事項)

これらの項目を満たしていない場合は、クレジットカードの利用明細だけでなく紙の領収書も保存が必要になります。最近はインボイスに対応した利用明細を用意しているクレジットカード会社も多いので、「利用明細1枚で処理したい」という方は各会社に問い合わせて確認してみましょう。

電子帳簿保存法はクレジットカードの利用が便利

電子帳簿保存法への対応は、業務効率化・リモートワークへの対応・青色申告のしやすさという3つの観点から考えると、クレジットカード利用が非常に便利になっています。なぜなら、クレジットカードなら利用明細を完全にデータで管理することができるため、保存・管理や第三者への情報共有がしやすくなるからです。

さらに、利用明細を効率的に管理できる会計システムも導入すれば、経理担当者の負担を軽減できるだけでなく、手入力で起こりうるヒューマンエラーを防ぐことも可能になります。

クレジットカードと会計システムのメリットの詳細については、以下の通りです。

業務効率化

電子帳簿保存法では、クレジットカードの利用明細がそのままデータとして保存できるので、保管のための場所をとらず面倒な印刷も不要になります。

データ保存のためには守るべき一定の要件があり、経理担当者の知識や経験は必要不可欠となりますが、適切な会計システムを導入すれば負担を軽減することができるでしょう。

リモートワークへ対応できる

電子帳簿保存法に則ったデータ管理を行えば、スマホやパソコンがあればいつでもどこでも会計業務が可能になります。例えばリモートワークの方は、わざわざ出社せずとも自宅から立替払いの申請が可能になるかもしれません。

社内でデータ保存の流れが定着すれば、経理担当者自身もフルリモートで業務が行えるようになる日も夢ではないでしょう。

青色申告がしやすくなる

クレジットカードの利用明細をデータ保存すれば、青色申告に必要な書類を整理しやすくなります。表計算ソフトを用いて、規則的なファイル名を付けながら管理することもできますが、会計システムを導入すれば日常的に取引内容を記録することが可能になるでしょう。

会計システムなら青色申告に必要な決算書や試算表を簡単に作成することができるので、結果として業務効率化へも繋がっていきます。

電子帳簿保存法においてクレジットカードで立替を行った場合の対応方法

社外からアクセスできるシステムを導入して、電子帳簿保存法に基づいたクレジットカード利用明細や領収書のデータ保存を行えば、従業員の立替精算も楽になります。

そういった場合は、以下の手順で対応を行うと良いでしょう。

1. 領収書をスマホで撮影するなどしてデータとして保存
2. 立替費用の精算に必要な項目をシステム上で入力
3. 経理担当者が2を確認し、精算

この方法を実施すれば、立替金支払いまでの過程がスムーズになるだけでなく、外出先や移動中の電車内など、どこからでも申請が可能になり業務効率化が期待できます。特に、従来の「従業員が申請し管理者による承認の後、経理担当者の処理や精算を行う」という面倒な手順を、大幅に短縮することができるでしょう。

電子帳簿保存法に対応した立替分の支払いを社内で行うためには？

電子帳簿保存法に対応した立替経費の精算を行うには、以下の手順で、システムの導入や運用のためのルール作りを行います。

社内の業務フローを把握しておく

システムを導入する前に、まずは現在の社内の業務フローをひととおり把握しておきましょう。

その際、現状で起こっている問題点や困りごとなどは全て洗い出しておくと、システムの選定や業務効率化がスムーズになります。

対応できるシステムの導入

スマホ等で撮影した領収書が高画質で保存できる・精算に必要な情報(名前や金額など)をオンラインで入力できるなど、データ保存に適した会計システムの導入も必要です。

おすすめの会計システムについては、後述の章を参考に選んでみてください。

社内ルールの作成と運用

電子帳簿保存法に則った正しい事務処理を行うためには、社内でのルール設定も必要不可欠です。税務調査に適切に対応できるよう、情報の検索可能な状態で管理しましょう。例えば、表計算ソフトで管理する場合は「20240120_〇〇商事_20,000円」のように、日付や取引先名を入れるといった記載ルールを設けておくと、社内での運用がしやすくなります。

このように、従業員それぞれが法を正しく理解し、電子帳簿保存法によるデータ保存を運用できるようになることが大切です。

立替精算の業務を楽にする方法はある?

立替精算は、従業員も経理担当者も業務の負担が大きくなるといった懸念点もあるでしょう。しかし、これらの業務負担を軽減するためには、次のような方法があります。

• 法人用のクレジットカードを利用する
• 業務を外部委託する
• システムを導入する

出張等で経費の精算回数が多くなる従業員には、あらかじめ法人で加入したクレジットカードを配布しておくと経理側の管理・処理がスムーズになります。

またコストはかかりますが、そもそも負担が大きい会計業務を外部に委託するというのも一つの手段です。しかし、外部委託は情報漏洩といったセキュリティ面のリスクや、社内にノウハウが定着しないといった懸念点もあるでしょう。

そういったリスクを回避して業務の効率化を図りつつ、立替精算を含む社内での会計業務のノウハウ構築を目指すなら、適切な会計ソフトの導入がおすすめです。

電子帳簿保存法には会計システムの導入がおすすめ

これまで解説したとおり、電子帳簿保存法は会計システムと掛け合わせることでさまざまなメリットが得られます。例えば、会計業務の効率化がそのうちの1つです。機械的に情報処理ができるので業務のスピードがアップする上に、手入力によって生まれるヒューマンエラーを回避することもできるでしょう。

経理担当者が会計業務にかける労力を軽減できれば、その分ほかの業務に注力することができるので、結果的に事業がより充実する可能性も期待できます。それは時に、システム導入費用以上の利益を企業にもたらすかもしれません。

電子帳簿保存法に最適な会計システムの選び方

とはいえ、近年たくさんの会計システムが発表されている中で、自社にあった最適なシステムを選ぶのに頭を悩ませている企業も多いでしょう。

そんな時に目安としたいのが「JIIMA(ジーマ)認証マーク」の有無です。JIIMAは市販されているシステムが電子帳簿保存法の要件を満たしているかチェックし、基準を満たしたものに対して認証マークを公布しています。

認証を受けたシステムにはパッケージなどに認証ロゴが記載されており、一目で見分けられるようになっています。どのシステムを選ぶべきか迷った時は、是非「JIIMA認証マーク」も指標としてみてください。

公益法人向けのWEBバランスマンなら簿記の専門知識が不要

会計システムの導入は検討したいけど、「簿記の専門知識がなくて不安…」という担当者もいるかもしれません。さらに、医療法人や財団法人のように「公益法人」と呼ばれる企業の担当者は、一般法人に比べてより公益性にポイントをおいた会計処理が求められるので、高度な専門知識が必要とされるでしょう。

そのような法人におすすめなのが、JIIMA認証取得済みの公益法人向け会計システム「WEBバランスマン」です。WEBバランスマンはテンプレート機能が豊富で、会計システムの使用経験がなくてもスムーズに操作しやすいのが特徴です。

また、適宜自動アップデートされるシステムは、常に最新の公益法人会計基準に対応しています。業務の負担を減らしつつ、電子帳簿保存法の改正に合わせた適切な会計業務を行いたい場合にぴったりのシステムです。

まとめ

今回は、電子帳簿保存法におけるクレジットカード利用明細の取り扱いについて解説しました。電子帳簿保存法は適宜法改正が繰り返されており、まだまだ業務に不安が残る担当者も多いと思います。

しかし国税庁のガイドラインや適切な会計システムを利用すれば、業務効率化が図れる上に、より正確な会計処理を行うことができるということがわかりました。様々な書類が電子化されている昨今ですが、改めて会計業務を見直し、より健全で効率的な運用ができるよう体制や会計システムの更新を行ってみるのはいかがでしょうか。