電子帳簿保存法は、帳簿や請求書・領収書の保存に関わる大事な法律です。しかし、法律ができた当初は、電子保存時の要件が厳しく、電子保存が難しい場面も少なくありませんでした。

そこで、2022年と2024年の法改正を通じて進んでいるのが「要件緩和」です。この記事では、電子帳簿保存法の要件緩和について、具体的な変更点や緩和の理由などを交えて解説します。

電子帳簿保存法の要件緩和とは

電子帳簿保存法の「要件緩和」とは、法律やガイドラインに定めた条件を変えて、基準を下げることです。

もともと電子帳簿保存法は、書類を電子データで保存する場合に、一定の要件を定めています。例えば、メールで送られてきた請求書は、タイムスタンプを付与すること、もしくは、改ざんを防止するシステムの利用が要件として定められています。

要件をクリアしていない電子取引データは、税務署類や帳簿書類として電子保存が認められません。そのため、要件を守らない場合は国税法（法人税法、消費税法など）や会社法に抵触して違反となります。

その際、不正や改ざんを疑われるだけでなく、加算税や過料のような罰則を受けることがあります。しかし、電子帳簿保存法の要件は当初、厳しすぎたこともあり、実態にそぐわない企業側の負担が大きく、要件緩和がいまも進んでいます。

電子帳簿保存法の要件緩和を確認する必要性

電子帳簿保存法は、要件を守らずに保存することはできず、保存義務者の誰もが罰則を受けるリスクがあります。罰則を避けるためには、現在の要件を正しく知る必要があります。

しかし、すべての要件を1から確認するのは大変です。そこで、改正後の変更点を中心に確認することがスピーディーかつ正確な確認方法となります。その際に、要件緩和の部分も自然と知ることができます。

電子帳簿保存法の要件緩和のメリット

電子帳簿保存法対応の際、特に要件緩和を知ることで、保存義務者となる企業側は社内の負担を軽減できるメリットがあります。

具体的には、要件緩和を確認して社内ルールを変更し、経理やそれ以外の社員が保存する際の作業を簡単にします。

要件緩和のあった部分は、ルール変更によって保存時に守る項目数が減ったり、保存の無駄な工程が短縮されたりします。そのため、会社や個人にかかる負担を減らせるのです。

電子帳簿保存法の要件緩和が行われた理由

電子帳簿保存法は、理由もなく要件緩和をしているわけではありません。要件緩和が行われる理由は、以下の2つです。

1つは、保存までの猶予期間を引き伸ばし、短い期間で縛りすぎないようにすることです。もう1つは、必要以上に手間がかからないように作業を省略することにあります。

今後も電子保存へのスムーズな移行を阻害していると思われる要件は、緩和を進めることが期待されるのです。

電子帳簿保存法で要件緩和された項目内容

以下は、電子帳簿保存法で要件緩和が実施された実際の内容です。

税務署長の事前承認制度廃止

要件緩和された項目の1つ目に、税務署長の事前承認制度廃止があります。2022年の改正以前は、電子保存の手順がいまよりも煩雑で、税務署長に承認を得て保存する必要があったのです。

そのため、要件の緩和以前は、承認を得ていない帳簿の電磁的記録保存やスキャナ保存が認められず、電子保存のハードルが高かったことで知られています。その承認制度が廃止されて、2022年1月1日からは要件緩和となったのです。

電磁的記録の帳簿保存が容易になる

要件緩和された項目の2つ目は、電磁的記録の帳簿保存にあった多くの要件が省略可能となり帳簿の保存が簡単になったことです。例えば、2022年の改正時には「優良な帳簿」と「その他」に区分されます。

その結果、優良にする必要のない企業は、帳簿の保存時に「システム関係書類の備え付け」「整然で明瞭な出力が可能な状態」「税務職員にダウンロードして対応できる」という3つの項目さえ守れば、他の要件は不要となったのです。

特に「相互の関連性が確認できる」「検索機能」などは帳簿保存を難しくする要件のため、大きな緩和といえます。

スキャナ保存の要件を重要度で区分して緩和

スキャナ保存は要件緩和が積極的に進んでいる項目の1つです。スキャナ保存は、紙の書類をスキャナで取り込む際に、電子保存が可能なことを認めるための要件があります。

まず保存する書類は、「重要書類」（請求書、領収書、契約書）と「一般書類」（見積書、注文書）の2種類です。

そして、2種類で区分した場合の要件緩和は、「帳簿との相互関連性の確保」という項目が一般書類では不要となります。また、解像度と階調、大きさに関する情報を保存する必要がなく、保存者の情報確認も不要となったのです。

また、2022年の改正時には、スキャナ保存を受領した人の署名義務がなくなり、保存時のタイムスタンプも必要なくなったのです。これらは、スキャナ保存の要件緩和の事例です。

ただし、「解像度200dpi以上」や「カラーの256階調以上」のような読み取り時の保存要件は緩和されていないため、スキャナ保存の際は注意が必要となります。あくまでも要件緩和は保存情報の部分のみです。

電子取引データ保存の要件緩和

電子取引データの保存では、紙書類もできる宥恕措置が2024年1月1日に終了しています。そこで注目されるのが電子取引データの要件緩和です。

電子取引データは、紙書類の保存ができなくなったため、その点だけ見れば要件が引き上げられています。しかし、それ以外の要件は緩和されています。

例えば、2024年の変更時、検索機能が必要ない保存義務者の範囲が「1000万円以下」から「5000万円以下」に上がっています。その要件緩和の結果、検索機能が要らない対象者が増えたのです。

また、2022年の改正では、電子取引データを保存する際のタイムスタンプ付与期間が「3営業日以内」から「最長2ヶ月と7営業日以内」も要件緩和しています。これは海外出張や企業のサイクルなどを考慮したもので、無理のない要件に変更されたのが理由です。

さらに、タイムスタンプ付与はそれ自体を省略できます。タイムスタンプの付与は本来、原本データの改ざんや修正変更を自由にさせないためのルールです。

裏を返せば、改ざんが難しく、変更を記録できるシステムで保存するなら、タイムスタンプは不要です。そのため、タイムスタンプ付与の省略が要件緩和として追加されます。

電子帳簿保存法の要件緩和で変更された5％の罰則軽減措置

要件緩和は、保存時の要件引き下げだけでなく、罰則そのものを軽減する変更も行われています。それが、10％～15％の過少申告加算税を「5％に軽減する」というものです。

ただし、他の要件緩和とは異なり、誰でも適用されるのではなく、「優良帳簿」の要件を満たした保存義務者のみとなります。優良帳簿の要件に達していなければ、会社が優良帳簿のつもりで保存していたとしても、罰則軽減措置は受けられません。

電子帳簿保存法の要件緩和まとめ

電子帳簿保存法の要件緩和は、電子保存に取り組みやすくするために必要なことです。

特に、電子取引データやスキャナ保存は要件が複数あり、重要書類では多くの要件をクリアすることが求められます。しかし、一般書類の要件は緩和されているため、要件緩和の具合は書類の区分によっても違うのです。

これらを把握するために、2025年時点の改正点や要件緩和の部分をチェックして、その情報を社内で共有することが大切です。