電子帳簿保存法とは1998年に制定された、事業における請求書や契約書、領収書などの書類の電子データ化を義務付けた法律です。
電子データは紙面の書類とは異なり、データ改ざんや複製の痕跡も残らないため、不正行為も頻繁に行われていました。

そのような不正を防ぐために導入されたのが、特殊な技術を利用して電子データの正当性を証明するタイムスタンプです。
本記事では電子帳簿保存のタイムスタンプを詳しく解説し、要件や注意点、電子帳簿保存法に対応するおすすめソフトも紹介します。

電子帳簿保存法のタイムスタンプとは

企業がデータ化した契約書や領収書、請求書などの日付や時刻を証明するためのデータを付与することを、電子帳簿保存法のタイムスタンプといいます。
電子帳簿保存法では、企業が改ざんや複製などが行われた不正なデータ保存を禁止しており、企業は保存しているデータの正当性を示すためにも、タイムスタンプを導入しなければいけません。

タイムスタンプは企業が管理するのではなく、公正な運営を行うためにも専門の第三者機関が管理します。
タイムスタンプは「ハッシュ値」と呼ばれる暗号のような英数字で表記され、個々の異なる表記により、適正なデータ管理を可能にしています。

電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件

電子帳簿保存法を遵守して適正なデータ管理を行うためにも、タイムスタンプの要件を確認し、規定に準じた導入を進めなければいけません。
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの要件には、以下の3点が挙げられます。

• データ改ざんや複製などがないことを証明できること
• 総務省認定の専門事業者によるデータ管理
• 指定期間のデータを一括で検証できる

ではタイムスタンプのそれぞれの要件を詳しく解説します。

データ改ざんや複製などがないことを証明できる

タイムスタンプでは、一度作成したデータ化の改ざんや複製を見抜くため、専門機関によるデータ暗号化（ハッシュ値）を実施します。
したがってタイムスタンプを導入してハッシュ値の一致を確認すれば、電子帳簿保存法で規制されている、改ざんや複製がないことを証明できます。

このように電子帳簿保存法に抵触しないことを立証できるのも、タイムスタンプの要件の1つです。

総務省認定の専門事業者によるデータ管理

タイムスタンプで検出したハッシュ値は企業で管理は行わず、基本的に専門の時刻認定業者によって管理されるのが一般的です。
そして企業が所有する領収書や契約書、請求書など税務に関する重要なデータに関しては、タイムスタンプが総務省認定の専門時刻事業者であることも要件の1つとして挙げられます。

専門事業者として認定されるためには、総務省の厳格な基準をクリアーしなければいけません。
したがってそのような信頼性の高いタイムスタンプを導入すれば、データも適切に管理されるうえに、情報流出も回避できます。

指定期間のデータを一括で検証できる

法人であれば3年から5年、個人事業主であれば5年から10年に1度ほど税務調査が行われます。
その際に特定の期間を指定しない、税務に関する膨大な量のデータがあればデータ検証に大変な手間と労力がかかります。

一方タイムスタンプではデータの作成日時の明記に加え、指定期間のデータを一括に抽出して検証し、膨大なデータの正当性を示すことも可能です。
このようなスムーズなデータ抽出や正当性を証明できる点も、電子帳簿法のタイムスタンプの要件として挙げられます。

電子帳簿保存法のタイムスタンプを管理する際の注意点

電子帳簿保存法を遵守し、適正なタイムスタンプの管理を行うためにもいくつかの点に注意しなければいけません。
電子帳簿保存法のタイムスタンプの管理において、注意点として挙げられるのは以下の6点です。

• 付与するタイミング
• データ化した書類の取り扱い
• 専門業者に依頼する費用
• サービス内容やサポート体制を確認する
• 既存システムとの連携が可能か
• 法改正に適切に対応する

ではそれぞれの注意点を紹介するので、導入時の参考にしてください。

付与するタイミング

請求書や契約書、領収書などが発行され、そのデータをタイムスタンプに付与できる期間は基本的に2カ月と7営業日と規定されているので、この期限内で付与するように注意しましょう。
電子帳簿保存法の改正により、以前より付与期間が延長されたものの、期限内にデータ化してタイムスタンプに付与しなければ処罰の対象になります。

このような事態を防ぎ、電子帳簿保存法に沿った適正な管理を行うためにも、データのタイムスタンプの付与のタイミングは注意が必要です。

データ化した書類の取り扱い

企業の紙の書類をデータ化すれば、その後の原本である書類の取り扱いにも注意が必要です。
2022年に施工された法改正により、データ化した原本はすぐに処分できるようになりましたが、領収書や契約書などの重要書類は性質上すぐに破棄することが難しいケースも多く見けられます。

一方でそのまま貯めておけば、保管場所も必要なうえに機密情報の盗難などの恐れもあるので、事前に社内で原本の取り扱いに関する方針を定めておきましょう。

専門業者に依頼する費用

タイムスタンプの導入においては、総務省の厳しい基準をクリアーした専門の時刻事業者との契約が必要になります。
これらの業者に依頼する際には、導入開始時に支払う初期費用と依頼期間で必要になる費用であるランニングコストが必要です。

導入時に必要な初期費用に関しては、取り扱う案件や企業の規模により数千円から数十万円と幅広く推移しています。
一方のランニングコストはタイムスタンプ1回につき、10円程度の費用が発生する従量制と毎月定額を支払う月額制があり、自社の利用状況を考慮しての選択が重要です。

サービス内容やサポート体制を確認する

タイムスタンプが提供する価格や機能などを事前にリサーチし、自社のニーズに最適な業者を選ぶのも注意点の1つです。
その際には既存のシステムとの連携性や互換性なども考慮したうえで、相性の良いタイムスタンプを選択すれば導入の効果を高めることもできます。

またシステムトラブルなど、不測の事態が生じた際に迅速な対応をしてくれる業者を選択しましょう。

既存システムとの連携が可能か

電子帳簿保存法のタイムスタンプを管理する際には、既存システムとの連携が可能かも確認しなければいけません。
例えば、自社の会計システムとタイムスタンプサービスが連携できれば、多様な会計データ入力の手間を省いた業務効率化が可能です。

また自社の電子データをタイムスタンプと連携させるには、情報連携のためのシステムを構築しなければいけません。
システム構築でのデータ連携は業者により異なるため、自社の状況や環境に最適なタイムスタンプを選択しましょう。

法改正に適切に対応する

電子帳簿保存法は定期的に改正されるため、その動向に伴って最新の法令に沿ってタイムスタンプを対応させなければいけません。
迅速な対応を行うためにも、日常的に電子帳簿保存法に関する情報をリサーチし、自社システムや運営状況が最新の法令に適しているか定期的に確認しましょう。

また法に関する相談は、自社の顧問税理士などの専門家に相談するのもおすすめです。

電子帳簿保存法に対応するおすすめのソフト

電子帳簿保存法を遵守し、適切な事業運営を行うためにもタイムスタンプの導入は欠かせません。
そして効率的な運用のためにも、タイムスタンプにも対応できる高性能な会計ソフトの導入が必要になります。

そこでおすすめの会計ソフトが、株式会社公益情報システムが開発、提供している「WEBバランスマン」です。
このソフトはタイムスタンプとの連携はもちろん、16年と20年の両方の会計基準の決算出力ができます。

操作方法もシンプルで、執行情報で入力した項目は2度打ちしなくてもスムーズな入力が可能です。
標準装備として伺書入力機能が搭載されており、伺書から支出入力までのデータを引き継げるのもメリットといえます。

損益ベースで予算入力しても、資金ベースでの出力ができる高精度な予算管理や、貸借対照表や正味財産増減計算書、内訳表など決算時に必要な帳票も簡単にできる便利な機能を搭載しているのも強みです。
専門的な知識がなくても簡単に始められるワークフローシステムに加え、データ共有や修正も簡単で、スムーズな運用を実現できます。

会計、業務、事業など3部門の設定も可能にするなど、機能充実でセキュリティ対策万全の「WEBバランスマン」をぜひご利用ください。

電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件についてまとめ

電子帳簿保存法に対応して法律を遵守した健全な運営を行うためにも、タイムスタンプの導入が欠かせません。
そしてタイムスタンプとの連携により、運営効率を高めるためにもタイムスタンプ対応式のシステム導入も重要です。

一方で近年はタイムスタンプ対応のソフトが多数開発されており、自社のニーズを的確に見極め、最適なソフトを選択しなければいけません。
今後タイムスタンプと会計システムの連携により、自社運営効率を高めようとお考えの方は、株式会社公益情報システムが開発、提供している高性能会計システム「WEBバランスマン」の導入がおすすめです。

導入による効率的なデータ化や、データ運用効率を実感できることは間違いありません。