電子帳簿保存法は、帳簿書類を電子データとして保存することを認める法律です。ペーパーレス化や高度情報化に対応し、利便性の向上や負担軽減を目的に始まりました。2022年1月には、大きく改正され、電子取引で使った電子データは、紙に出力して保存してはいけないことになったため注意が必要です。

すべての法人や個人事業主が対象となった法律であり、3つの区分に分かれています。
この記事では、避けて通れない電子帳簿保存法について、対象となる書類にスポットライトを当てながら解説していきます。

知っておきたい基礎の基礎！国税庁が定める電子帳簿保存法の対象書類の保存方法

電子帳簿保存法は、国税庁により3つの保存方法に分かれています。

電子帳簿等保存

電子的に作成した取引関係書類や決算関係書類、国税関係帳簿のうち、自社で作成したものは、そのまま電子データとして保存可能です。国税関係帳簿や決算関係書類を、会計システムで作成している場合は、電子データとしてそのまま保存できます。メディアや、サーバーでの保管となるでしょう。ただし、手書きの追記がある場合は、適用外です。

スキャナ保存

顧客から紙で受け取った書類や、自社で紙発行した書類の控えは、スキャナ保存ができます。スキャナー取り込みやスマートフォンのカメラ撮影での保存が可能です。ただし、「解像度が200dpi以上」「保存対象のファイルにタイムスタンプを付与する」など、一定の要件を満たしておく必要があります。また、保存までの期間は長くても約70日です。

電子取引

顧客と電子的に授受した国税関係書類は、電子データのまま保存することが義務化されています。「タイムスタンプを付与後データのやりとりをする」「取引年月日、取引金額、取引先別で検索できるようにする」などいくつかの要件が設定されています。

電子帳簿等保存法の対象書類

国税庁が定める電子帳簿等保存法の対象書類は、国税関係帳簿と決算関係書類です。さらに、自社がパソコンで作成した請求書などの控えも対象となります。国税関係帳簿とは、仕訳帳や総勘定元帳、売上帳など日々の業務で作成する帳簿類のことです。

仕訳帳

仕訳帳とは、日付順に取引を記録したものです。会計帳簿の中でも主要簿といわれており、決算書の作成に欠かせません。また、複式簿記では必須の帳簿です。日付や摘要、元丁、借方、貸方の項目があります。まずは取引に該当する勘定科目を決め、借方と貸方に分類して記入していきます。

これは、日々の取引を発生順に記録していくことで、お金の流れを把握することが目的です。すべての取引で、どのようにお金が増減していったかがわかるため、仕訳帳を見れば該当日の取引詳細がすぐに分かります。

仕訳帳の保存期間は、7年と義務付けられていますが、会社法では10年と決まっているので、法人の場合は10年間保存すると考えておくとよいかもしれません。

総勘定元帳

総勘定元帳は、勘定科目ごとに企業が行ったすべての取引を分類した帳簿です。仕訳帳と同じく主要簿であり、勘定科目ごとに会社の取引をまとめて記録しているため、それぞれの残高を把握したいときに便利です。

確定申告や決算書作成だけでなく、税務調査時にも求められる書類なので、必ず保存しましょう。仕訳帳と同じく、会社法で保存期間が10年と義務付けられています。

売上台帳

売上帳ともいわれる売上台帳は、売上が発生した日付や発生要因、取引先、金額などを記録し、月ごとの売上をまとめたものです。収支管理や所得税の計算、確定申告、給付金や補助金の申請時に必要になります。

法人の保存期間は、会社法で10年、法人税法で7年、個人事業主は7年間と義務付けられています。

決算関係書類とは、貸借対照表や損益計算書、試算表など、確定申告ソフトや会計システムなどを利用して作成した書類です。

貸借対照表

決算書のひとつである貸借対照表は、現在会社が保有する財産と債務が分かるものです。いずれ返済すべきである「負債」と、返済の必要がない元手（自己資本）である「純資産」を合わせたものが「資産」となります。

「資産」とは、現金に加え、売ればお金になる建造物や土地、商品、受取手形、売掛金などのことです。「負債」は、銀行からの借入金や、仕入れ時の買掛金など、会社の借金を、「純資産」は、利益余剰金や資本余剰金が該当します。

損益計算書

損益計算書には、収益と費用、利益の3要素が記録されています。そのため、損益計算書を見れば、その会社がどのくらい収益力があるのかを把握できるのです。

試算表

試算表は、会見年度の途中で作成される、一定期間の取引の記録を集計したものです。総勘定元帳を転記して作成するのが一般的です。合計試算表と残高試算表、合計残高試算表の3種類に分類されます。

作成義務はありませんが、帳簿ミスの早期発見や、月ごとなど短期で業績を確認できるのがメリットです。融資を受ける際の資料としても役立ちます。

スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存の対象となるのは、決算関係書類に加え、取引関係書類です。取引関係書類には、自己発行の写しと相手先から受領した書類が含まれます。スキャナ保存の対象書類は、重要書類と一般書類に分類され、保存要件が異なるため注意が必要です。
重要書類は、ものや資金の流れに直結したり連動したりする書類です。

契約書

契約の締結に間違いがないことを示すための書類が、契約書です。取引の詳細をまとめてあり、関係者全員が内容を確認する際に使用します。

契約書を交わさず、約束のみで取引を進めてしまうと、商品の不具合への対応や商品の納入方法などが不明確な状態です。何かトラブルや困ったことが発生する都度話し合っていると、取引の長期化などにつながる恐れがあります。そのようなトラブルを防ぐためにも、重要な書類といえるでしょう。

紙媒体での作成もよいですが、契約書をあらかじめ電子データ化しておけば、偽造や改ざん防止にもなります。電子契約書の場合、署名・捺印は電子署名です。
対象となるのは、自社で作成した契約書の控えと先方が作成した契約書の両方です。自社で作成した場合は、署名のある契約書を保存しましょう。

納品書

取引先に対し、商品やサービスを納めたときに企業が発行するのが納品書です。納品書に発行義務はなく、発行の有無は企業の判断に委ねられています。

納品書を発行することで、どの発注に対応した納品なのかを伝えることができます。請求書と組み合わせれば、請求対象の商品を納品したかどうかも確認でき、効率的な経理にもつながるといえるでしょう。

請求書

請求書は、期日までに支払いを終えてもらうために、販売先に対して発行する書類です。一般的に、サービスや商品を納品しても、請求書が手元に届くまでは代金の支払いが行われません。金銭のスムーズなやりとりのためにも、正しい内容で請求書を発行することが大切です。

領収書

領収書は、サービスを受けたり商品を買ったりした側が発行する書類です。領収書には、金銭を受け取った側の名称や取引金額、取引年月日、発行者などが記載されています。二重請求や過払い、内部不正を防いだり、税申告時の証憑書類となったりという役割があります。

領収書の保管期間は、個人事業主と法人で異なるため注意が必要です。個人事業主は、青色申告だと7年間、白色申告だと5年間です。ただし、青色申告で前々年の所得が300万円以下であれば、5年間となります。また、領収書を適格請求書として使うのであれば、所得額には関係なく7年間が保存期間です。

法人だと、その事業年度の確定申告の提出期限翌日から7年間となります。もし、繰越欠損金の控除を受けるのであれば、10年間の保存が必要です。

一般書類は、ものや資金の流れに直結したり連動したりしない書類です。

見積書

見積書は、契約を検討中の段階で提出するもので、取引内容や費用が記載されています。検討を依頼する際に必要な情報が共有できるため、記載内容をベースに交渉を進められます。

注文書

注文書は、発注者が作成して提供する書類です。発注側が「申し込み」の意思を表す役割があります。

検収書

検収書は、契約通り問題なく取引が進んだことを証明する書類で、発注者が発行します。売上の計上やトラブル防止といった役割がある書類です。

電子取引の対象書類

電子取引も、スキャナ保存と同じく請求書や見積書、納品書、注文書、領収書などが対象書類です。ただし、電子メールやクラウドサービス、EDIなどによって授受した書類が対象となります。

国税庁が定める電子帳簿保存法の書類に対応するために

電子帳簿保存法にスムーズな対応をするには、3つの段階を踏むとよいでしょう。

データを保存する方法を決定する

まずは、データをどのように保存するか決めましょう。帳簿や書類により保存方法が異なるため、社内の書類や帳簿を整理し、保存方法ごとに分類します。電子データで保存する場合は、一定要件を満たす必要があるため、確認しながら行います。ファイルの削除や訂正、ファイル名の決定が勝手に行われないよう、対策も忘れないようにしましょう。

データの保存場所を決定する

保存方法が決定したら、保存場所も決める必要があります。保存場所は、クラウドシステムやパソコンなど様々ですが、1箇所に集めるなど社内で混乱が起こらないよう体制づくりが重要です。いざという場合に備え、データのバックアップもしておきましょう。

データの取り扱い方法を吟味する

電子帳簿保存法への対応が効率化できれば、業務改善にも繋がります。作業の無駄がないか、データの取り扱い方について社内で吟味してみましょう。

電子帳簿保存法の対象書類を正しく理解しよう！

国税庁が定める電子帳簿保存法の対象書類を正しく理解しておけば、間違いが見つかって修正するなどの手間を省くことがあります。日頃から正しい書類を正しい方法でコツコツ保存していきましょう。