この記事で分かること

・「伺い」の現状
・ワークフローシステムとは
・「伺い」電子化で変化すること

はじめに

今回は、公的機関や公益法人での事務処理の特徴である「伺い」にフォーカスを当て、電子承認との相性や働き方改革につながる情報を紹介いたします。

「伺い」について

公益法人で業務されている方には馴染みの深い「伺い」ですが、一般企業（株式会社など）での稟議と同等の意味とされることがあります。
しかし、実際に従事されている方にとってこの表現は違和感のあるものではないでしょうか？特に一般企業から公益法人に移られた方の中には、何故こんなに手間が掛かるのかと思っている方も多いかと思います。

この「伺い」には、いくつかの問題点があると私達は考えています。
一つは、”紙での運用がすべてのベースとなっている”点です。団体の事業形態や拠点有無、規模によっては紙での運用が足かせとなるケースが多く見受けられます。
例えば、拠点を複数構えている団体（指定管理施設や相談窓口など）では、伺い回覧の都度本部へ運搬する作業が発生します。また、郵送した場合でも、１～３日程度のタイムラグが発生しているのが現状です。
もう一つは、”電子化が推進されていない”点です。一般企業向けのワークフローシステム（電子申請・承認、稟議システム）は数多く販売されいますが、公益法人の業務に寄り添ったシステムは存在しておりません。

電子承認システム（ワークフローシステム）について

まず、ワークフローとは「業務の流れ」を意味し、ある業務や活動における「一連の作業や手続き」を指します。例えば、経費を精算する場合、担当者がシステムから申請書を起票し、部門長→経理担当→経理部長のように自動でフローが進んでいき、最終承認完了次第、担当者に現金が振り込まれるような一連の流れとなります。

代表的な製品には、下記のようなものがあります。
　・intra-mart（株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート）
　・MAJOR FLOW Z（パナソニックネットソリューションズ株式会社）
　・コラボフロー（株式会社コラボスタイル）
　・Creative!Webフロー（インフォテック株式会社）
　・Streamline（株式会社ミトリ）

大企業が導入するような柔軟性・拡張性に富んだものから、シンプルな機能に絞ったものまで存在しています。
主な機能としては、下記のようなものとなります。
　・決裁ルート（条件分岐、代行依頼、合議など）
　・決裁ルート自動生成（入力値から判断し、承認ルートを自動生成）
　・決裁種別（申請、真偽、決裁、回覧など）
　・フォーマット（テンプレート機能、Excelフォーマット取り込み、紙フォーマット取り込みなど）
　・ファイル添付

「伺い」電子化の重要性

冒頭でも記した通り、「伺い」の紙運用には、問題が多いことはご理解いただけたかと思います。
皆さんも普段業務をされるなかで「伺い」は物的リソースではなく、人的リソースを多量に消費していることを実感されていることと存じます。
そこで、「伺い」を電子化することで、下記のようなベネフィットが公益法人として享受できると考えたのが本稿の趣旨となります。

伺い電子化によるベネフィット

　・働き方の変革/DX（人的リソース削減による、働き方改革）
　・経費削減（人的リソース削減によるコスト減）
　・公益事業への注力（人的リソースの再割当て）

このように、「伺い」とワークフローシステムの相性が良いことは、想像に難しくありません。

ワークフローシステムの問題点
この２点の組み合わせが良いことは明白ですが、大きな問題点として「伺い」と組み合わせるには”リッチすぎる”ことが難点となります。
「伺い」の着地点の多くが会計システム・会計帳簿への反映であることから、会計システム内にミニマムな機能のワークフローが搭載されたら便利ではないでしょうか。

私達の考え

前述の通り、会計システム内に簡易的なワークフローを搭載することを発案いたしました。
複雑なルーティングを搭載せず、シンプルかつ承認者の印影が残るものがあれば、これまで”紙で回覧後に会計システムへ入力”していた作業が、”会計システムに入力したものを最終的に印刷するだけ”に変わります。

多くの公益法人様にこのメリットを享受いただきたく、日夜開発に挑んでおります。
より詳しく話を聞きたいという団体様は、是非一度お問い合わせくださいませ。