電子帳簿保存法により、書類の改ざんなどを防ぐためにタイムスタンプの付与が必要なケースがあります。
しかし、できるだけコストをかけずにタイムスタンプを付与したり管理したいと思うものです。
そこで、本記事では、電子帳簿保存法対応のタイムスタンプを無料で付与する方法を紹介します。
タイムスタンプの扱い方や注意点も解説しますので、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法対応のタイムスタンプを無料で付与する方法！

電子帳簿保存法対応のタイムスタンプを無料で付与する方法はいくつか挙げられます。
ここでは、代表的な3つの方法についてご紹介します。

オープンソースソフトウェアの利用

技術に詳しい方なら、オープンソースのタイムスタンプツールが適します。
オープンソースのソフトウェアであれば、無料で使えるうえ、カスタマイズも可能です。

人気のオープンソースのソフトウェアには以下のようなものがあります。

• OpenTimestamps
• DigitalBazaar/jsonld-signatures
• OpenSSL（タイムスタンプ機能あり）

これらのツールを使えば、自社のニーズに合わせたタイムスタンプシステムを構築できます。
ただし、オープンソースのソフトウェアやツールを導入する際は、法律の要件を満たしているか確認が必要です。

クラウドサービスの無料プラン

一部のクラウドサービスでは、タイムスタンプ機能を含む無料プランを提供しています。
これらのサービスは使いやすく、専門知識がなくても利用可能です。
たとえば、Google WorkSpace自体にはタイムスタンプ機能はないですが、要件を満たしているため、タイムスタンプの付与に代えての運用が可能です。
また、Google WorkSpaceのアプリの1つであるGoogle Driveは、取引データを保存したり検索したり、さらに閲覧したりすることもできます。

プログラミングによる自作

プログラミングスキルがある方なら、自前でタイムスタンプシステムを作ることも可能です。
PythonやJavaScriptなどの言語を使って、簡単なタイムスタンプ機能を実装できます。

たとえば、Pythonでは以下のようなコードで基本的なタイムスタンプを生成できます。

import hashlib
import time

def create_timestamp(data):
timestamp = str(time.time())
return hashlib.sha256((data + timestamp).encode()).hexdigest()

このような自作システムは、小規模な利用には適していますが、法的要件を満たすには追加の対応が必要となる場合があります。

電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプの扱い方

電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプの扱い方は多岐にわたります。
ここでは、扱い方の基本を解説します。

タイムスタンプの基本を押さえる

まずはタイムスタンプの基本を押さえましょう。
タイムスタンプとは、電子文書に日時情報を付与する技術です。
文書の存在と、その後の非改ざんを証明します。

付与のタイミングを押さえる

タイムスタンプは、取引の発生から概ね7営業日以内とされています。
ただ、できるだけ早く付けるのがおすすめです。
たとえば、取引直後に付与すると、後々の手間も省けます。

保存期間を考慮する

タイムスタンプを付与した文書は、法定保存期間中は適切に管理する必要があります。
たとえば、請求書なら7年間（法人の場合）の保存が必要です。
この期間中、タイムスタンプの有効性を維持しなければなりません。

更新の必要性を把握する

タイムスタンプにも有効期限があり、一般的に10年程度とされています。
しかし、保存期間が長い文書の場合は注意が必要です。
期限が切れる前に、新しいタイムスタンプを付与する作業が求められます。

検証も行う

タイムスタンプを付与しただけでは不十分であり、定期的に検証を行う必要があります。
これにより、タイムスタンプの有効性を確認できます。
検証作業は、専用のソフトウェアを使えば行えます。

バックアップをしておく

タイムスタンプ付きの文書は、必ずバックアップを取りましょう。
理由は災害やシステム障害に備えるためです。
クラウドストレージの利用も有効な方法の1つです。
ただし、クラウドストレージなどのクラウドサービスを使う際は、セキュリティに十分な注意が必要です。

運用ルールを策定する

社内でタイムスタンプの運用ルールを決めておくと便利です。
「誰がいつ付与するのか」「どのように保管するのか」などを明確にしておけば、ミスも減り、監査の際にも安心です。

教育やトレーニングを実施する

タイムスタンプを扱う担当者への教育も大切です。
正しい付与方法や、検証の仕方を理解していないと、思わぬトラブルの元になるからです。
定期的な研修など、学習の場を設けましょう。

システム連携を検討する

業務システムとタイムスタンプシステムの連携も考えてみましょう。
自動的にタイムスタンプを付与できれば、作業の効率化につながります。
初期投資は必要ですが、長期的にはコスト削減になるケースもあるでしょう。

監査への対応を覚えておく

税務調査などの際には、タイムスタンプの有効性を示す必要があります。
そのため、付与日時や検証結果などの記録を適切に管理しておくことが重要です。
これらの記録は、電子的に保存しておくのがおすすめです。

セキュリティ対策を行う

タイムスタンプ付きの文書は、重要な情報を含んでいることが多いです。
そのため、セキュリティ対策も忘れずに行いましょう。
アクセス制限やデータの暗号化など、適切な措置を講じてください。
そうすれば、外部からの不正アクセスや内部からの情報漏洩を防ぐことができます。

定期的に見直す

法律や技術は日々進化しています。
そのため、タイムスタンプの運用方法も定期的に見直す必要があります。
最新の法改正や技術動向をチェックし、必要に応じて運用方法を更新しましょう。

外部専門家を活用する

タイムスタンプの扱いに不安がある場合は、外部の専門家に相談するのも1つの手段です。
税理士や公認会計士、ITコンサルタントなど、専門知識を持つ人材のアドバイスを受けることで、より確実な対応が可能になります。
ただし、費用がかかるため、予算に応じて検討してください。

電子帳簿保存法やタイムスタンプに対応するおすすめソフト

電子帳簿保存法やタイムスタンプに対応するソフトでは、「WEBバランスマン」がおすすめです。
WEBバランスマンの大きな特徴は使いやすさです。
たとえば、伺書からの入力が標準装備されており、作業の簡易化が図れます。
また、予算管理機能も充実しているので、経理担当者の負担軽減にも役立つでしょう。
さらに、16年と20年の会計基準両方に対応した決算書の出力ができます。
これは変換マスタ機能によるもので、会計基準の変更にも柔軟な対応が可能です。
ソフトはクラウド版とオンプレミス版の両方が用意されているので、自社の希望に応じて選べます。
このような豊富な機能に加え、電子帳簿保存法やタイムスタンプ管理にも対応している「WEBバランスマン」の導入を検討してみてはどうでしょうか。

電子帳簿保存法でタイムスタンプを扱うときの注意点

電子帳簿保存法に基づくタイムスタンプの扱いには、細心の注意が必要です。
ここでは、主な注意点を解説します。

適切なタイムスタンプ方式を選択する

タイムスタンプには複数の方式があります。
電子帳簿保存法で認められているのは、「一般財団法人日本データ通信協会が認定する時刻認証業務」によるものです。
これ以外の方式を使用すると、法的効力が認められない可能性があるため、選択には十分注意しましょう。

文書の完全性を確保する

タイムスタンプを付与する前に、文書の内容が完全であることを確認する必要があります。
途中段階の文書にタイムスタンプを付与してしまうと、後から修正ができなくなります。
そのため、文書の最終確認を怠らないようにしましょう。

複数文書の一括処理に注意する

複数の文書を一括でタイムスタンプ処理する場合、個々の文書の特性や保存期間を考慮する必要があります。
なぜなら、異なる保存期間の文書を一緒に処理すると、管理が複雑になる可能性があるからです。
文書の種類ごとに適切に分類して処理することが求められます。

証明書の管理を徹底する

タイムスタンプに使用される電子証明書の管理も重要です。
証明書の有効期限切れや紛失は、タイムスタンプの信頼性を損なう可能性があります。
証明書の更新スケジュールを把握し、適切に管理する体制を整えましょう。

システム障害への対策を検討する

タイムスタンプシステムに障害が発生した場合の対応策を事前に準備しておく必要があります。
バックアップシステムの用意や手動での対応手順を確立しておくことが大切です。
緊急時でも法令遵守を維持できるよう備えましょう。

外部サービス利用時の契約内容を確認する

タイムスタンプサービスを外部に委託する場合、サービス提供者との契約内容を十分に確認する必要があります。
特にデータの保管場所や秘密保持に関する条項には注意が必要です。
法令遵守の責任は最終的に自社にあることを忘れずに外部サービスを利用しましょう。

内部統制を強化する

タイムスタンプの運用に関する内部統制を強化することも大切です。
不正や誤操作を防ぐため、権限設定や操作ログの管理を徹底しましょう。
また、定期的な内部監査も効果的です。

関係書類以外への誤用を防止する

電子帳簿保存法が適用されるのは契約書や請求書、領収書などの書類です。
それ以外の文書に誤ってタイムスタンプを付与しないよう、対象文書の明確な区分けが必要です。
なぜなら、誤用は無駄なコストにつながる可能性があるからです。

電子帳簿保存法対応のタイムスタンプを無料で付与する方法についてまとめ

電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプを無料で付与する方法はいくつかあります。
自社に合う方法を選んで、適切に付与し、その後の管理や運用を進めてください。
ただし、法令関係はいつ変更になるかわからないため、定期的に見直して正しい方法で運用しましょう。
知識のある専門家に管理を任せる方法もありますが、会計システム「WEBバランスマン」ならば、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプの付与も可能です。
この機会に「WEBバランスマン」の導入を検討してみてはどうでしょうか。