2022年に電子帳簿保存法が改正され、書類や領収書の管理に関して大企業や中小企業だけでなく、個人事業主もその対象となりました。
参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

電子帳簿保存法にタイムスタンプを活用して対応すれば、個人事業主に欠かせない青色申告の控除も有効に進めることができます。
そこで本記事では、個人事業主と電子帳簿法の関係を詳しく解説し、有効な対策であるタイムスタンプの導入に関して詳しく解説します。

個人事業主も電子帳簿保存法に関係ある？

電子帳簿保存法とは、企業に保管してある契約書や領収書などの不正な改ざんや複製を防ぐため、データ化しての保管を義務付けた法律です。
この法律は施行当初、各種書類のデータ化を3日以内と定めていましたが、2022年の法改正により発行期限を最長で2カ月と7営業日まで緩和しました。

その後2024年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、書類や領収書のデータ保存が完全に義務付けられ、その動向に伴って個人事業主も電子帳簿保存法の対象とされています。
仮に個人事業主が電子帳簿保存法に違反すれば、青色申告の申告を取り消される可能性もあるので注意が必要です。

個人事業主がタイムスタンプの導入が必要なケース

個人事業主でも一般企業同様に、自社で発行したさまざまな書類が電子帳簿保存法の対象となるので、データ保存のためのタイムスタンプの導入が必要になります。
そして以下の4種類の書類を発行したケースにおいて、タイムスタンプの導入が必要です。

• 損益計算書や貸借対照表、試算表や棚卸表などの決算関連書類
• 取引先への請求書や納品書、見積書やその控え
• 総勘定元帳や仕訳帳、売掛帳や買掛帳、固定資産台帳など資産関連書類
• 取引先との電子契約書やその受注量を明記した電子書類

個人事業主でも上記の書類を電子ベースではなく、紙ベースで発行すれば電子帳簿保存法の規約違反となるので十分注意しましょう。

個人事業主向けの電子帳簿保存法対応のタイムスタンプ付与方法

これまで解説してきたように、個人事業主でも事業運営に必要なさまざまな書類の発行に関して電子帳簿保存法が適用されます。
まして個人事業主は経理などの人材を雇用していないケースが多いため、電子帳簿保存法に対応した機能性に富み、セキュリティ対策も万全のタイムスタンプソフトを導入しなければいけません。

そこでおすすめのソフトが、公益情報システム株式会社が開発した「WEBバランスマン」の会計システムです。
会計システムは、簿記に関する専門知識がなくても簡単使えるシンプルな操作性が特徴で、16年と20年の両方の会計基準にも柔軟に対応しています。

損益ベースで予算入力した際には資金ベースの予算出力、資金ベースで資産入力した際には損益ベースの予算出力など、効率的な予算書出力が可能な点も魅力です。
そのほかにも正味財産増減計算書や貸借対照表、内訳表など決算時に必要な帳票をスムーズに出力できます。

修正や変更もスムーズにできる点など操作性にも富んでいるので、今後電子帳簿保存法のタイムスタンプの付与を検討している個人事業主の方はぜひご利用ください。

個人事業主がタイムスタンプを導入するメリットとコスト

以前は個人事業主が取引先に契約書や見積もりを郵送で行っていたため、ファイリングや発送までの手間がかかっていました。
一方タイムスタンプを導入すれば、クラウド内の見積書や請求書などの書類をメールとして取引先に送信するだけなので、業務効率化につながるのもメリットです。

また請求書の控えや納品書、見積もりや契約書なども専用のクラウド内に保管できるので、保管スペースを確保する必要もありません。
クラウド内のデータの採取に関しても、特定の権限を持つユーザーしか取り扱えないよう設定できるので、データの盗難のリスクを削減できるのもメリットです。

コスト面に関しても導入コストは必要なものの、郵送に必要な用紙代や収入印紙、発送などに毎回浪費していたコストを削減できるうえに、発送に必要な人的コストも削減できるのも事業主がタイムスタンプを導入するコスト的なメリットです。

個人事業主がタイムスタンプソフトを導入する注意点

個人事業主が電子帳簿保存法に対応するため、タイムスタンプソフトを導入する際にはいくつかの点に注意しなければいけません。
個人事業主がタイムスタンプソフトを導入する際に、注意しなければいけないのは以下の4点です。

• 事前にデータの保管場所を決めておく
• 電子帳簿保存法対応型のタイムスタンプソフトを導入する
• 紙ベースからデータ化への移行をスムーズに進める
• データの具体的な保管方法を決めておく

ではそれぞれの注意点を詳しく解説します。

事前にデータの保管場所を決めておく

タイムスタンプを導入し、請求書や契約書などの効率的な運用を行うためにも、事前にデータの保管場所を決めておくのも注意点の1つです。
明確な保管場所を決定して担当者間で共有しておけば、データが必要になった際にスムーズな印刷やPDF化ができます。

また保管場所を決定してクラウド内にデータ保存しても、故障やシステムトラブルなどよりデータ損傷する可能性もあるのでバックアップも準備しておきましょう。

電子帳簿保存法対応型のタイムスタンプソフトを導入する

個人事業主でタイムスタンプを導入する際には、電子帳簿保存法対応型のタイムスタンプソフトを導入するのも注意点の1つです。
電子帳簿保存法に対応していない無料のソフトもありますが、そのようなソフトを電子帳簿保存法に対応させるためには、訂正削除が残るシステムや訂正削除が不可能なシステムを導入する手間がかかります。

また電子帳簿保存法対応型のタイムスタンプソフトは、公益情報システムの「WEBバランスマン」の会計システム同様に権限設定を強化するなど厳重なセキュリティ対策が施されているので、セキュリティ対策も万全ではない非対応型と比較して安心して利用できます。

紙ベースからデータ化への移行をスムーズに進める

個人事業主が電子帳簿保存法の対策としてタイムスタンプソフトを導入すれば、それ以降は紙ベースでのデータ保管は違法とみなされます。
したがってタイムスタンプソフトの導入前に、事前準備として契約書や領収書など紙ベースの書類のデータ化へのスムーズな移行を行いましょう。

そのような事前準備を徹底することにより、タイムスタンプソフト導入後のスムーズな運用も促進されます。

データの具体的な保管方法を決めておく

個人事業主が電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプを導入する際には、自社の書類の種類などを検討し、それぞれに最適な保管方法も検討しなければいけません。
具体的な方法として書類の種類ごとのファイル名の選定や、データを適正に保管するために社内で改ざんや複製を規制するための規定を設けるなどの方法が挙げられます。

個人事業主向けの電子帳簿保存法対応タイムスタンプ付与方法についてまとめ

2022年の電子帳簿保存法が改正と2024年の制度強化により、個人事業主も事業運営に関連するすべての書類のデータ化が義務付けられました。
そのような状況下において、電子帳簿保存法に適合しながら運営効率を高めるためにも、高精度で信頼できるタイムスタンプソフトを付与しなければいけません。

今後電子帳簿保存法への対策としてタイムスタンプソフトの導入を検討している個人事業主の方は、ハイスペックで多機能、セキュリティ対策も万全の「WEBバランスマン」の会計士システムをぜひご利用ください。