請求書の管理に頭を悩ませていませんか？
紙の請求書は保管スペースを取り、探すのに時間がかかり、さらに紛失のリスクもあります。
そんな悩みを解決する方法が、請求書のペーパーレス化です。
デジタル化することで、業務効率が大幅に向上し、コスト削減にもつながります。

本記事では、請求書のペーパーレス化とは何か、そのメリット、具体的な導入方法、さらに製造業に役立つソフトまで解説します。

請求書のペーパーレス化とは

請求書のペーパーレス化は、従来の紙媒体による請求書の作成・送付・保管を、電子データに置き換える取り組みです。
具体的には、請求書をデジタル形式で作成し、電子メールやクラウドシステムを通じて送受信する方法を指します。

この手法では、PDFやExcelなどのデジタルフォーマットを活用します。
また、請求書の発行から受領、承認までの一連のプロセスがデジタル化されるため、業務フローが大きく変わるでしょう。

ペーパーレス化された請求書は、単なる紙の電子化だけではなく、データとして扱えることで、検索性や管理効率が格段に向上します。
また、クラウドシステムと連携することで、リアルタイムでの情報共有や遠隔地からのアクセスも可能です。

請求書をペーパーレス化するメリット

請求書のペーパーレス化には、多くのメリットがあります。
業務効率の向上からコスト削減、環境への配慮まで、幅広い効果が期待できるでしょう。
ここでは、主なメリットを解説します。

業務効率の大幅な向上

ペーパーレス化により、請求書の作成から送付、受領、承認までの一連のプロセスが自動化が可能である、従来の手作業による煩雑な業務が大幅に削減されます。

具体的にはデータ入力の手間が省け、請求書の発行や送付にかかる時間も短縮されます。
また、電子データなので検索や照合が容易になり、過去の請求書を探す手間も軽減されるわけです。

さらに、自動化されたワークフローにより、承認プロセスが迅速化され、支払いサイクルの短縮にもつながります。

コスト削減効果

紙の請求書を使用しなくなることで、用紙代や印刷費、郵送費などの直接的なコストが削減できます。
さらに、保管スペースの縮小や請求書関連業務に携わる人員の効率化によって、間接的なコストも抑えられるでしょう。

長期的には、これらのコスト削減効果が積み重なり、企業の収益性向上につながります。
加えて、請求書の紛失や再発行にかかる費用も削減でき、予期せぬ出費を抑えることが可能です。

ペーパーレス化による環境負荷の軽減

紙の使用量が減ることで、森林資源の保護につながります。
また、請求書の配送に伴う CO2 排出量も削減できるため、企業の環境への取り組みとしてアピールすることも可能です。

SDGs（持続可能な開発目標）への貢献という観点からも、ペーパーレス化は重要な施策といえるでしょう。
さらに、電子化によってインクやトナーの使用量も減少し、有害物質の削減にも貢献できます。

データの正確性と安全性の向上

ペーパーレス化によって、手書きや手入力による人為的ミスが減少し、データの正確性が向上します。

また、電子データは暗号化やアクセス制限が可能なため、セキュリティ面でも優れています。
加えて紙の請求書よりも、盗難や紛失のリスクも低減が可能です。
さらに、デジタル署名や監査証跡の機能により、不正や改ざんの防止にも効果的です。

リモートワークへの対応

クラウドシステムを活用することで、場所を問わず請求書業務が可能になります。
テレワークを導入している場合は、オフィスに出社せずとも、自宅や外出先から請求書の確認や承認ができるため、業務の柔軟性が高まります。

また、モバイルデバイスからのアクセスも可能になり、緊急時の対応力も向上するでしょう。

リアルタイムの情報共有

電子化された請求書は、関係者間でリアルタイムに共有できるため、請求状況の把握や支払いの進捗管理が容易です。

また、経営者や管理者が即座に財務状況を確認できるため、迅速な意思決定にも役立つでしょう。
さらに、部門間や拠点間での情報共有がスムーズになり、組織全体の連携が強化されます。

災害時のデータ保全

紙の請求書は火災や水害などの災害で失われるリスクがありますが、電子データはクラウド上にバックアップを取ることで、安全に保管できます。

事業継続計画（BCP）の観点からも、ペーパーレス化は有効な対策といえるでしょう。
また、複数の保管場所を確保することで、さらなるリスク分散が可能になります。

取引先とのコミュニケーション改善

電子請求書を活用することで、取引先とのやり取りがスムーズになります。
請求書の送付や受領の確認が即座にできるため、コミュニケーションの質も向上するでしょう。

また、請求書の内容に関する問い合わせや修正も、迅速に対応できるようになります。
さらに、取引履歴の電子化により、長期的な取引関係の分析や最適化も容易です。

請求書のペーパーレス化方法！

請求書のペーパーレス化を実現するには、まず適切なツール選びがポイントです。
たとえば、クラウド型の会計ソフトやERPシステムを導入すると、請求書の作成から送付までをデジタル化できます。
これらのツールは、テンプレートを用意しているので、簡単に電子請求書を作成できるでしょう。

次に取引先との合意形成が不可欠です。
電子請求書の受け取りに対応しているか確認し、必要に応じて説明や調整を行いましょう。
また、データの保管方法も検討が必要です。
具体的には、クラウドストレージを利用すれば、セキュリティを確保しつつ、どこからでもアクセス可能になります。

それから、電子署名や電子印鑑の導入も効果的であり、承認プロセスも完全にデジタル化できます。
さらに、請求書のペーパーレス化に伴い社内のワークフローも見直しましょう。
請求書の作成から承認、送付までの流れを整理し、効率的なプロセスを構築してください。

最後に、従業員への教育大切です。
新しいシステムの使い方や、デジタル化のメリットを理解してもらうことで、スムーズな移行が可能になります。

製造業のペーパーレス化に役立つソフト

ここからは、製造業役立つソフトをご紹介します。

WEBバランスマン

公益情報システムが提供する「WEBバランスマン」は、製造業のニーズに応える機能が充実しています。

このソフトの特徴は、本格的な予算管理機能を備えている点です。
製造業では原材料費や人件費の管理が重要ですが、このソフトを使えば効率的に予算を立てられるでしょう。

また、伺書からの入力機能が標準装備されているのもメリットです。
そのため、支出伝票への引き継ぎがスムーズになり、作業の簡易化が図れます。
さらに、16年会計基準と20年会計基準の両方に対応した決算書出力が可能なため、会計基準の変更にも柔軟に対応できます。

製造業特有の按分処理にも対応しており、会計や事業で按分が必要な伝票も一度の入力で処理も可能で、複雑な経費配分も効率的に行えるでしょう。

請求管理ロボ

「請求管理ロボ」はクラウドサービスであり、請求書の発行から債権管理まで自動化できて、毎月の請求業務を大幅に削減できます。

初期設定で取引先と請求内容を登録すれば、あとは毎月自動で請求書の発行・送付が可能です。
メールや郵送にも対応しているため、取引先の希望に合わせた対応もできます。
また、入金消込の自動化機能により、未収対策にも役立つでしょう。

BtoBプラットフォーム請求書

もう1つのおすすめは「BtoBプラットフォーム請求書」です。
このソフトは電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、請求業務全体のデジタル化につなげられます。

また、請求書の発行だけでなく、受け取りや支払金額の通知など、経理業務全般を改善できる点が特徴です。
現在紙やPDFでのやり取りをしている取引先がある場合でも、郵送代行サービスやAI-OCRなどのオプションを活用すれば一元管理が可能になります。

請求書のペーパーレス化についてまとめ

請求書のペーパーレス化は、単なる紙の削減にとどまらず、業務効率の向上、コスト削減、環境負荷の軽減など、多くのメリットをもたらします。

導入には初期投資や従業員教育が必要ですが、長期的には大きな利益につながるでしょう。
本記事で取り上げたツールを中心に導入を検討して、請求書のペーパーレス化につなげてみてください。