ペーパーレス化を推し進める中で、まず押さえておきたいのは「目的」です。企業の規模や従業員のITリテラシー、事業内容などによって、ペーパーレス化のハードルや程度は変わってくるでしょう。

目的が曖昧なままでは何から手をつけてよいのかもわからず、強引に導入すると、むしろ効率が悪くなったり従業員がストレスを抱えたりしかねません。

目的が明確化されれば、ペーパーレス化の導入ステップも設定しやすく、数値的な目標も立てやすくなります。本記事では、導入前に押さえておきたいペーパーレス化の目的や導入の理由にくわえ、書類の電子化に対応したソフトについても紹介していきましょう。

ペーパーレス化とは？

文書をデータとして作成したり、紙の書類をスキャンや撮影したりなどして電子化することが「ペーパーレス化」です。これまで紙を用いて行われてきたサービスや業務を電子化すること全般を指して、ペーパーレス化と表現します。企業や事業主などが行う場合には、資料などの文書や領収書などの書類の電子化を指すことが多いでしょう。

電子化しデータとして保存するだけではなく、取引先および社内でのやり取りや、データの活用・管理など、さまざまな取り組みがペーパーレス化という表現には含まれています。また、一部書類は電子帳簿保存法やe-文書法などの影響も受けるため注意が必要です。

電子化の際には法で定められたルールに沿った形での保存や管理が求められます。単に文書や書類をデータ化すればよいわけではない点も押さえたうえで取り組まなければいけません。

ペーパーレス化の目的は何？

ペーパーレス化は企業に多くのメリットをもたらしますが、それらが書類の電子化を推し進める基本的な目的や動機となるのが一般的です。とはいえ、企業によって主となる目的は異なるため、自社の状況を正確に把握したうえで目的を定める必要もあります。ここでは、ペーパーレス化の主な目的を紹介しましょう。

コストの見直し

多くの企業にとって重要かつ達成しやすい目的の一つが、コストの見直しです。事業を行うには、多くのコストがかかります。ペーパーレス化が実現すれば、印刷代や用紙代、保管にかかる費用などの削減が可能です。

書類を郵送やバイク便などを利用しやり取りしている場合には、それらにかかる費用も減らせるでしょう。細かいところでは筆記具や文房具、ハンコなどにかかるコストも削減可能です。

業務効率の改善

業務効率の改善を目的としてペーパーレス化を導入している企業も少なくありません。書類を電子化すると、修正や検索などの作業がパソコンやタブレット上で行えるようになります。さまざまなソフトやシステムでのデータの共有も容易になり、部署間でのやり取りもスムーズに行えるようになるでしょう。

稟議書などの回覧や承認、決裁もパソコンや携帯端末でできるようになります。時間や場所に縛られることなく必要な業務が担え、結果、大幅な業務効率の改善が見込める点はペーパーレス化の重要なメリットです。

セキュリティレベルの向上

電子化された書類は自社のサーバーかクラウド上で管理されます。データとしての保存・管理に懸念を抱く人は少なくありませんが、セキュリティの質は確実に上がっているため、過度な心配は無用でしょう。

むしろ、紙での保存と比較し、盗難や改ざん、紛失などのリスクは低くなるとみられます。劣化もせず、閲覧権限を限定化したり履歴を残したりする設定も可能なため、セキュリティレベルはペーパーレス化によって向上するのが一般的です。重要な書類を守ることを目的としてペーパーレス化を導入する企業は少なくありません。

さまざまな働き方の実現

多様性が叫ばれるなか、さまざまな働き方の実現も企業にとって大きな課題であり目的となってきています。ペーパーレス化は、説明したように、多くの業務を時間や場所に縛られることなく行えるようになる取り組みです。

適切に推し進められれば、テレワークや時差出勤制度なども取り入れやすくなります。ペーパーレス化によるさまざまな働き方の実現は、さらなるコストの見直しや業務効率の改善などの効果ももたらすでしょう。

ペーパーレス化を導入する理由

ペーパーレス化を導入する理由は、上記のような目的を果たすためです。また、目的を果たしたのち、企業はさらに大きな恩恵を得られます。それが、ペーパーレス化を導入する理由といってもよいでしょう。ここでは、多くの企業が積極的にペーパーレス化を導入したほうがよい理由を解説します。

労働環境を改善するため

業務の効率化やさまざまな働き方の実現は、従業員の労働環境が改善されることを意味します。個々の従業員の立場や業務内容、私生活などにマッチした働き方が選択でき、残業なども削減できるためです。

働き方改革の一環としても、ペーパーレス化は重要な取り組みとなるでしょう。労働環境の改善は、従業員のモチベーションやエンゲージメントの向上効果ももたらします。結果、離職率の低下や採用力の強化へとつながる点も、多くの企業がペーパーレス化を導入する理由です。

組織を抜本的に変革させるため

ペーパーレス化のためには、会計ソフトや電子決裁システムなどの導入が必要です。また、パソコンやタブレットなどの機器も用意しなければいけません。

さらに、それらを使いこなすためのITリテラシーを養う必要もあります。ペーパーレス化は、社内システムや従業員の意識などを抜本的に変革させるための大きな一歩となりうるでしょう。

企業が成長するには、時代やニーズに適応し続けなければいけません。特に古い体質が残っている企業にとって、組織の抜本的変革は必要不可欠です。

新しい技術や手法の導入などへの抵抗感を可能な限り排除するための取り組みとしても、書類の電子化はしばしば活用されます。変革のきっかけとすることを理由に、ペーパーレス化の導入を検討している企業は少なくないでしょう。

財政の健全化のため

ペーパーレス化が推し進められ、コストが見直されたり業務の効率化や生産性が向上したりすることにより、さらなる経費の削減も可能となります。事業にも活かせれば、利益の向上も実現できるでしょう。

これらは、財政の健全化をもたらします。企業にとって、負債は必ずしもネガティブな要素とはなりません。投資や事業拡大のためには必要なケースも多いためです。

しかし、無駄なコストがかかっていることや売上の伸び悩みによる負債の拡大は看過できないでしょう。ペーパーレス化でコストが見直されれば、負債の縮小や資本の拡大も可能です。

競争力を強化するため

競争力強化を重要な理由として掲げ、ペーパーレス化を導入する企業も多いでしょう。人口減少が続く日本では、消費者の数も減る一方です。国内のみでの事業展開では限界があると考える企業は、海外にも進出していかなければいけません。

距離や時間を超えて事業を円滑に展開していくためにも、ペーパーレス化は不可欠な取り組みとなります。国際的な競争力の獲得には、ペーパーレス化の積極的な導入が欠かせないでしょう。

ペーパーレス化におすすめなソフト

どのような書類をペーパーレス化するのか、それにより何を果たしたいのかなどは、企業によってさまざまです。つまり、企業ごとに導入したほうがよいソフトやシステムにも違いがあるといえます。ここでは、ペーパーレス化の際に導入を検討したいソフトやシステムを紹介しましょう。

WEBバランスマン

ペーパーレス化のためのソフトやシステムは、企業や組織の特徴ごとに選ぶ必要があります。公益法人であれば、公益情報システム株式会社の「WEBバランスマン」がよいでしょう。公益法人に適用される会計基準などに対応した会計ソフトのため、一般的な企業が導入しているソフトと比べても使いやすい点が魅力です。

基本的な会計機能は標準装備されており、ペーパーレス化に欠かせない高度なセキュリティ性能も備えています。書類の電子保存機能やワークフロー機能なども利用でき、WEBバランスマンの導入により公益法人のペーパーレス化はおおむね実現可能です。

バクラク

「バクラク」は、さまざまな書類を電子帳簿保存法に対応した形で電子化できるシステムです。電子取引とスキャナ保存のどちらにも対応しています。直感的な操作が可能であり、会計や経理に関する知識や業務経験のない人でも扱いやすい点が魅力です。

AI自動読み取り機能も備えているので、ペーパーレス化の業務にかかる負担も大幅に削減できるでしょう。機能や使い勝手を試してみたい企業や、電子化の対象書類がまだ少ない企業にとっても利用しやすいよう、無料プランも用意されています。

ペーパーレス化の目的についてまとめ

ペーパーレス化で重視される目的は企業により異なりますが、コストの見直しや業務効率の改善などは、多くの企業が期待する効果となるでしょう。ペーパーレス化を導入し適切に推進できれば、労働環境の改善や財政の健全化などの恩恵も得られます。

ペーパーレス化の導入には、目的や組織の特徴にマッチしたソフトやシステムの導入が欠かせません。機能や料金などを丁寧に比較したうえで取り入れ、ペーパーレス化を実現させましょう。