企業は、時代や社会の変化に対応するため、さまざまな面で変革を求められています。デジタル技術などを用いたDXも、その一つでしょう。さらに、そうした動きにおいて「電子決裁」の導入も無視はできません。電子決裁の導入は、企業に多くのメリットをもたらします。本記事では、電子決裁の概要とともに、導入のメリットや紙のままで決裁することによる弊害、さらには電子決裁とともに導入を検討したい有益なソフトも紹介していきましょう。

電子決裁とは？

電子決裁とは、これまで紙でやり取りされていた決裁業務をデジタル化し、主にオンライン上で決裁にかかわる業務を行う方法です。従来は、稟議書など必要な書類を紙に印刷し、それを社内の必要な部署や役職の間で回しながら、閲覧や確認、捺印や承認といった作業を行っていました。電子決裁では、それらの業務の大半を、あるいはすべてをパソコンなどで行います。

電子決裁システムの種類

電子決裁のシステムは、大きく「オンプレミス型」と「クラウド型」とに分類されます。オンプレミス型とは、自社のサーバーやパソコンに電子決裁に必要なソフトウェアを取り込むなどし、システムを活用する方法です。自社にマッチしたシステムにカスタマイズしやすく、セキュリティ面でもリスクを抑えられる方法となるでしょう。一方で、コストが高額になりやすい点がデメリットといえます。

クラウド型は、インターネット上のクラウドサービスを活用し電子決裁を行うシステムです。インターネットがつながる環境であれば、場所や時間を問わずに決裁業務が行えます。セキュリティ面でのリスクが指摘されがちですが、技術の発展により、そうした問題も起きづらくなっているといえるでしょう。また、コストがオンプレミス型と比べてかからないケースが多いため、導入しやすい点がメリットです。

電子決裁のメリットとは？

電子決裁の導入は、企業に多くの恩恵をもたらします。ここでは、電子決裁による主なメリットを紹介しましょう。

場所を問わずに決裁が可能

ソフトウェアやシステムによっては、場所を問わずに決裁業務が行えます。スマートフォンなどの端末でも決裁が行えるシステムを導入することで、場所だけではなく時間帯も問わずに書類の確認や承認の作業が行えるでしょう。

決裁業務や意思決定の迅速化

場所や時間にとらわれないため、決裁業務を迅速に行えるようになる点も電子決裁の導入によるメリットです。これまでのように紙の書類のやり取りでは、担当者同士が直接対面する必要がありました。場合によっては、郵送や配送などを利用しなければなりません。電子決裁であれば、対面や郵送などの必要性がなくなり、適切なタイミングで決裁業務が行えます。無駄な時間が省かれることで、経営やプロジェクトにかかわる意思決定のスピードも向上し、マネジメントの戦略的にも好影響をもたらすでしょう。効率化や生産性のアップといった効果も期待できます。

働き方の多様化

電子決裁の導入により、テレワーク中や休暇中でも決裁業務を進められるようになります。説明したように、場所や時間にとらわれずに決裁にかかわる作業を行うことができ、担当者が必ずしも社内にいる必要がなくなるためです。フレックスタイム制の導入などもしやすくなり、多様な働き方を取り入れるきっかけとなるでしょう。働き方の多様化は、生産性や社員のモチベーションの向上に役立ちます。離職率の低下といった効果も期待でき、ひいては、組織全体の活性化へとつながる点もメリットです。

内部統制の徹底

電子決裁は紙の書類による決裁と比較し、閲覧者や承認者を限定でき、また、閲覧や記載などの履歴も残すことが可能です。意図的な改ざんや書類の紛失はもちろん、不備や漏れ、書き間違いといったミスも防止しやすくなります。書類の内容や承認ルートなどの適正化も進められ、結果的に内部統制の徹底や強化へとつながるでしょう。決裁に関するルールが曖昧になることも防げ、属人的な業務の防止や改善もしやすくなります。監査への適切な対応も可能となるなど、決裁業務の透明化が図れる点もメリットです。

コストの削減

電子決裁の導入により、紙の稟議書などを作成する必要がなくなります。印刷にかかる用紙代やインク代なども削減可能です。郵送などを利用している企業では、それにかかる費用も不要になるでしょう。保存や保管に必要なファイルやスペースも削減できます。紙の書類の徹底した管理には防犯システムも不可欠ですが、そうしたものも電子決裁への移行後は必要ありません。また、電子決裁を取り入れると、閲覧作業や検索も従来と比べてしやすくなります。費用だけではなく時間的なコスト削減の効果ももたらすでしょう。

紙で決裁するデメリットとは？

紙のままで決裁業務を続ける企業には、さまざまな弊害がもたらされるおそれがあります。ここでは、紙で決裁するデメリットをみてみましょう。

非効率な業務による弊害が大きい

紙での決裁は、電子決裁と比べて非効率といえるでしょう。紙での決裁は時間や場所にも縛られ、スムーズな業務が行えないためです。非効率な体制や慣習が残ったままの企業ではコストの削減もままならず、利益の向上も見込めません。社員のモチベーションも上がりづらくなるリスクがあり、生産性の低下をもたらすおそれもあります。

人手不足に対応しづらい

電子決裁であれば隙間時間でも決裁業務が行えますが、紙の決裁ではそれが困難です。主要業務の時間を割いて決裁業務を担わなければなりません。決裁にかかわる業務が増えるほどに、主要業務の担い手不足に悩まされるでしょう。日本では労働人口の減少により、多くの業界で慢性的な人手不足になりつつあります。紙での決裁ではこうした人手不足に対応しづらく、電子決裁の導入が遅れると、やはり利益の向上が阻害されかねません。

イノベーションが起きづらい

社員が主要業務に十分な時間を割けず、モチベーションや生産性の向上も見込めないとなると、イノベーションが起きづらくなるおそれがあります。これも、紙での決裁を続けるデメリットです。決裁作業に追われていては、革新的なアイデアは生み出されづらくなります。決裁書類のミスや紛失が多発したり、製品やサービスの開発にコストを割けられなかったりすればなおさらです。時代や社会、消費者のニーズの変化に対応するにはイノベーションは欠かせません。業界問わず、電子決裁の導入はより一層重要な取り組みとなるでしょう。

電子決裁のメリットを最大限に活用できる会計ソフト

電子決裁を進めるには、それへと対応したソフトやシステムの導入が不可欠です。ここでは、電子決裁のメリットが活かせる会計ソフトを紹介します。

WEBバランスマン

公益情報システム株式会社が提供する「WEBバランスマン」は、公益法人に特化した会計ソフトです。伺書入力の標準装備にくわえ、変換マスタや按分マスタも利用できます。予算管理や決算書類の出力も可能であり、担当者ごとに権限設定もかけられ、内部統制の強化も図れるでしょう。高セキュリティの構築により、重要データが守られる点も魅力です。電子決裁機能も利用可能であり、ワークフローの改善が期待できます。決裁業務だけではなく、さまざまな書類の電子化も進められるソフトです。

freee会計

「freee会計」は、フリー株式会社が提供する会計ソフトです。会計にかかわるさまざまな機能が利用できます。そのうちの一つである「freee経費精算」では、稟議や承認、管理のワークフローまで対応可能です。時間や場所を問わずに、申請や承認、会計処理から管理まで行えるため、大幅な業務の効率化が図れるでしょう。一般の企業から個人事業主まで幅広く利用可能な点もメリットです。

電子決裁のメリットについてまとめ

従来の物理的な紙による決裁業務をパソコンやスマートフォンなどで行える電子決裁は、コストの削減や業務の効率化、内部統制の徹底など、企業に多くのメリットをもたらします。紙の決裁のままでは人手不足に対応しづらく、イノベーションの創出も阻害しかねません。多くの企業にとって、電子決裁の導入は不可欠なものといえます。自社にマッチしたソフトやシステムの導入も重要です。丁寧に比較検討し、さまざまな業務や書類の電子化とあわせて、電子決裁も推し進めていきましょう。