領収書をデータ入力するだけで時間がかかってしまう悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。領収書を電子保存できるアプリを活用することで、効率化や領収書紛失のリスクを防ぎ解決に繋がる場合もあります。

本記事ではそんな時に役立つおすすめの領収書アプリを具体的に紹介しています。ぜひ、領収書アプリで電子保存を活用して効率良く改善していきましょう。

領収書の電子保存とは？

領収書の電子保存とは、紙のレシートや領収書で管理していたものを電子データで保存、管理することを指します。企業や個人事業主にとって領収書は、経費を計上するためにとても重要な書類となります。

しかし、従来の領収書は紙で保管することが義務付けられていたため、保存や管理に手間がかかっていました。また、以下のような問題も抱えています。

そうした領収書などの保存や管理の業務負担を軽減するための法律も徐々に整備されており、今後も電子保存化が進んでいく可能性が高いでしょう。

電子帳簿保存法の改正による影響

領収書の電子化が進んでいるのには、各種手続きのペーパーレス化を推進させるために定められた、電子帳簿保存法という法律の改正が大きく影響をしています。

電子帳簿保存法とは？

そもそも電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が義務付けられている領収書や請求書、帳簿書類について、一定の要件を満たすことで電子データによる保存を認めるという法律になります。

企業や個人事業主にとっては保存や管理に関わる業務の負担が軽減され、業務が効率化されるメリットがあります。

電子保存の種類

電子保存について、電子帳簿保存法では大きく３つに分けられて保存方法が決まっています。

以下に、順番に説明していきます。

①電子帳簿保存

電子的に作成した領収書や帳簿をデータのまま保存すること。

②スキャナ保存

紙で受領、または作成した取引書類をスキャンして取り込んで保存すること。

③電子取引

電子的に受領した取引書類をそのまま電子データとして保存すること。

2024年1月1日の電子帳簿保存法の改定以降、③電子取引については必ず電子データで保存することが義務付けられたので、従来のように電子データをプリントアウトしたものを「原本」として保管することはできなくなりました。

領収書アプリで電子保存するメリット

領収書アプリを活用して電子保存することにより、日々の経理業務や書類保管に関わる問題や、負担を軽減するメリットが得られます。

ここでは具体的なメリットをいくつか紹介します。

業務の効率化

領収書を電子保存することで経理作業の効率化が期待できます。

領収書の管理や帳簿など書類の記帳を書面で行うには、時間や手間が多くかかってしまいます。しかし、領収書アプリを活用して帳簿や領収書を管理することで、効率化はもちろんミスの低減にも繋がります。

スマホカメラでの領収書データ取り込みに対応している領収書アプリなら、面倒な入力作業も短縮することができるでしょう。特に、個人事業主や小規模企業では経理担当を経営者が自ら行っている場合も多いので、日々の経理作業を短縮して、他の作業に時間が当てられることも大きな魅力です。

コスト削減ができる

領収書や請求書、帳簿などを電子保存することで、紙で印刷する必要がなくなりコスト削減に繋がります。

紙に印刷することなくデータでの保存や送信ができるので、印刷に必要な紙やインクといったコストも削減できるでしょう。

紛失や改ざんリスクを無くす

データを電子保存しておくことで、紛失や改ざんのリスクを減らすことができます。

従来の手作業による管理では、書類が紛失してしまうリスクがあり、手作業のため入力ミスや改ざんされる危険もありました。

しかし、電子保存しておけば必要な時は探したい書類がすぐ発見でき、ミスや改ざんのリスクも少なくなるのです。

保管スペースがいらない

領収書の保管は、7年間保管する「領収書保管義務」があるため、大量の領収書があり保管するスペースの確保や手間に困っている人もいるのではないでしょうか。

しかし、電子保存なら保管スペースに困る事はなく、手間をかけずに簡単に管理できるのがメリットとなります。

領収書の電子保存アプリの選び方

領収書の電子保存を最適化するためには、電子帳簿アプリを活用するのがおすすめです。しかし、「どのアプリが良いのか分からない」という人もいるのではないでしょうか。

そこでアプリを選ぶ為に重要なポイントを紹介します。

効率化したい業務に適したアプリを選ぶ

アプリによって対応できる業務に違いがあるため、まずは効率化したい業務を明確化する必要があります。

効率化したい業務が明確化できたら、対応したアプリを探し選ぶようにしましょう。たとえば「現在は手作業で作成が必要な書類の自動生成できる機能がついているアプリ」や「財務管理や資金繰り管理もしたい」など具体的に必要な機能を挙げておきましょう。

できれば導入時だけでなく、今後を見越して必要になるであろう機能もついているものを選ぶようにしましょう。

電子帳簿保存法の保存要件は満たしているか

業務で使用するにあたって特に必要となるのが、電子帳簿保存法に対応しているか確認を行うという事です。

導入したいアプリが電子帳簿保存法の保存要件を満たしているかを確認しましょう。

操作性

アプリを導入する上で操作方法が簡単かどうかも大切なポイントとなります。

どんなに良いアプリでも操作が複雑すぎると、経理担当者の負担となることがあります。無料版や無料期間が用意されているアプリもありますので上手く活用していきましょう。

料金

アプリにはさまざまな料金プランが用意されている事があります。会社の規模や使用の範囲など、会社の状況に合わせて適切な料金プランを選びましょう。

複数のサービスを比較して検討することが重要です。

領収書の電子保存におすすめなアプリ5選

この章では、領収書の電子保存におすすめのアプリを紹介します。各アプリの比較表は以下の通りです。

アプリ名称	電子帳簿保存法	領収書読み取り機能	料金
マネーフォワード　クラウド経費	対応〇	あり	月額3,980円～(年額プランは月2,980円～)
ジンジャー経費	対応〇	あり	1ユーザー：月額500円
ジョブカン経費精算	対応〇	あり	1ユーザー：月額400円
バクラク申請・経費精算	対応〇	あり	月額20,000円～
楽楽精算	対応〇	あり	月額30,000円

マネーフォワード　クラウド経費

領収書の入力や申請書など経理の精算の悩みは「マネーフォワードクラウド経費」で解決できるかもしれません。

スマホからスキマ時間に領収書の登録が簡単にでき、WEB上でまとめて申請するだけの簡単な操作感です。従業員が50名以下の企業なら、月額2,980円から利用できます。

ジンジャー経費

誰にでも使いやすい簡単操作で、直感的に使用できるのが特徴です。

経費の精算や領収書の読み取りもでき、パソコンだけでなくスマホからでもスムーズに申請提出が可能となっています。

また料金も導入時に別途費用がかかるものの1ユーザー、月額500円となっておりランニングコストに優れています。

ジョブカン経費精算

専用アプリとの併用で外出先からでも簡単請求・承認を実現した、業界最安の経費精算アプリです。

シンプルで使いやすいデザインと価格が魅力のアプリで、多くの企業から支持されており、シリーズ累計で20万社以上の導入実績があります。

バクラク申請・経費精算

領収書の使いまわしやスキャナの保存要件の適合を自動で判定し、ミス防止機能がついた経費精算アプリです。

スマホアプリから経費の承認が可能なのでいつでも、どこからでもスピーディーな対応が可能です。また、スマホで複数枚の領収書をまとめて読み取り可能なので領収書のアップロードも手間いらずなのが特徴です。

楽楽精算

電子帳簿保存法やインボイス制度にも完全対応している楽楽精算は、経費精算や関連業務の効率化に適したアプリです。

専用アプリからの領収書読み取り機能や、請求書処理支援機能、振込データの自動作成など充実した機能が活用できます。

WEBバランスマン

公益法人向けのWEBバランスマンは、面倒な会計処理が多い公益法人に特化した会計ソフトです。

「16/20年会計基準」の両方の決算書を出力できるので、例えば補助金などの報告書の作成もスピーディーに行うことができるでしょう。操作もシンプルなので、会計に不慣れな人でも扱うことができます。

まとめ

本記事では領収書を電子保存するメリットや、電子保存に適したアプリの選び方、そして具体的なおすすめアプリについて紹介しました。

大切なのは、それぞれの環境にあった最適なアプリやプランを選ぶ事です。無料お試しや、資料請求を活用して複数のアプリを試した上で、今後も見据えて慎重に導入の検討をする必要があります。

ぜひ最適な領収書を電子保存できるアプリを活用して、経理業務の負荷を軽減していきましょう。