企業だけでなく、個人事業主であっても会計管理は面倒なものでしょう。内容をよく理解せずに対応していると、後で修正作業が必要になってしまいがちです。

しかし、会計的な視点より収集した情報を、経済活動に役立てることで健全な経営にも寄与できるでしょう。面倒な会計作業を効率化するためには、会計管理システムの導入がおすすめです。

では、会計管理システムとは一体どのようなものなのでしょうか。本記事では、会計管理システムの概要や導入によるメリット・デメリットを解説するとともに、選定時のポイントも紹介するのでぜひ参考にしてください。

会計管理システムとは

会計管理システムとは、企業や個人事業主が会計に関する業務を効率化するシステムです。会計管理システムでは、主に以下の業務をおこなうことができます。

• 伝票記入
• 決算書作成
• 会計内容の管理

会計システムには、3つの種類がありそれぞれに役割が異なります。また、会計管理システムを導入する前に、目的を明確にしておく必要があるでしょう。

会計システムの役割

会計システムには、主に以下3つの種類があります。

• 財務会計システム
• 管理会計システム
• 債務・支払管理システム

各システムの役割は、以下のとおりです。

財務会計システム

財務会計システムとは、財務会計に関連したデータの入力や出力が可能となるシステムのことです。財務会計とは、企業などがステークホルダーなどに向けて会計処理する方法のことを指します。

財務会計では、財政状態のみならず経営状態についても知らせる必要があります。財務会計システムでは、決算書などを作成するために必要となる会計処理を実施し、書面としてアウトプットして提出できる状態にするのが主な役割です。

決算書を作成する際に、日々の帳簿の管理などの経理業務が必要です。そこで、財務会計システムが活用される形となります。

管理会計システム

管理会計システムとは、財務会計に関するデータを管理するためのシステムのことです。企業で原価を管理したり予実を管理したりするために活用されます。

経費実績や売上などのデータを収集して、組織全体の収支を分析したり、グラフの作成によってビジュアル的に分かりやすく分析したりすることが可能です。また、部門別や事業別など適切な条件を設定して会計情報を層別することもできるでしょう。

さらに、株式によって資金調達している場合、資金調達情報も入れることで複雑な作業を簡素化できます。

債務・支払管理システム

債務・支払管理システムとは、手形や買掛金などの債務に関する情報を管理するためのシステムです。管理会計システムや財務会計システムでは、債務額は把握できる一方で、債務に関する細かな動きまではチェックできません。

債務の流れを適切にキャッチできないと、支払いが滞納しそうな場合に処理できず、経理状況に影響を及ぼすリスクがあります。そこで、債務・支払管理システムを用いて細かな流れを把握しておくことが重要となります。

会計システムの目的

会計システムを導入したり利用したりする目的は、業務の効率化を図るためです。会計業務は、正確性が求められると同時に、いたるところで計算が必要です。

今のようにコンピュータシステムが発達していなかった時代は、すべてを手作業で計算していた時代がありました。しかし、その方法では時間がかかり計算ミスのリスクもあるため、テクノロジーの発展とともに会計システムが誕生したという背景があります。

会計管理システムを導入するメリット

会計管理システムを導入することにより、以下の恩恵を受けられます。

• 会計業務の効率化を図ることができる
• 人的なミスを防止できる
• リアルタイムで財務状況を確認できる

各メリットについて、詳しく見ていきましょう。

会計業務の効率化を図ることができる

企業の規模が大きくなればなるほど、会計業務にかかる負荷が大きくなります。そこで、会計管理システムを導入すれば会計業務をほぼ自動化できるため、効率化に大きく寄与できるでしょう。

たとえば、会計システムの多くがクレジットカードの利用実績をデータとしてインポート可能です。今までは手作業で計上していたものを、自動化できる点は魅力的でしょう。

人的なミスを防止できる

会計業務において、計上ミスがあると金額が合わずに修正が必要となります。どの部分に誤りがあるのかをチェックするのに時間がかかる場合が多く、大きなロスとなってしまうのです。

そこで、会計システムを利用すれば自動でデータを取り込む機能により間違える心配は減るでしょう。また、手作業で入力したとしても、金額に誤りがあるとアラートが表示されて間違いにすぐに気づけるメリットもあります。

リアルタイムで財務状況を確認できる

会計システムを導入することで、日常の会計処理業務をおこなうことで自動で「財務諸表」を作ることができます。これにより、リアルタイムで経営や財務の状況をチェック可能になるでしょう。

これにより、収益性向上に向けたアクションを取りやすいなどのメリットがあります。

会計管理システムを導入するデメリット

会計管理システムを導入する際に、デメリットとして以下があることを把握しておく必要があります。

• 費用がかかる
• データ改ざんや不正アクセスのリスクがある
• 社内システムとの統合が難しい場合がある

各デメリットの詳細は、以下のとおりです。

費用がかかる

会計システムを導入するにあたり、導入費用とランニングコストがかかります。以前は、ソフトウェアを購入するための初期費用だけが掛かる場合が大半でした。

最近では、クラウド型の会計システムが主流となり、ソフトウェアの購入が不要な一方で月額や年額での費用負担が必要な場合が多いです。会計作業の効率化による費用対効果を考えると相殺できる場合が多いものの、費用面をよく考えて導入する必要があるでしょう。

データ改ざんや不正アクセスのリスクがある

会計システムはクラウド型が主流となっているため、データは外部サーバーに格納される形となります。そこで、不正アクセスによって経営に関わる情報が流出するリスクが少なからずあります。

また、企業内部で悪意がある社員がデータ改ざんなどをおこなう可能性も否定できません。よって、パスワードによる保護などの対応が必要となります。

社内システムとの統合が難しい場合がある

社内システムがある場合、新たに会計システムを導入することで統合が必要になる場合があります。ただし、会計システムによってはカスタマイズが難しく、統合が困難なケースもあります。

統合が難しい場合、シームレスでデータのやり取りができず、結果として無駄な作業が多くなる可能性があるのです。

会計管理システムを選定する際のポイント

会計管理システムを導入する上で、以下のポイントに着目して選定する必要があります。

• 自社にマッチするシステムを選定する
• 費用対効果を考えて選定する
• 使いやすさを考えて選定する

各ポイントについて、詳しく解説します。

自社にマッチするシステムを選定する

会計管理システムはバリエーションが多く、得られる効果もそれぞれ異なります。また、費用も千差万別であり、自社にマッチしたものを選定しなければなりません。

特に、単独で利用できるパッケージソフトにするのか、業務統合システムと統合することを考えるのかによって、選定する会計システムが変わってきます。自社がどのような目的で導入するのかを明確にして選定しましょう。

また、クラウド型やパソコンインストール型、サーバインストール型などの種類から適切なものを選定する必要があります。

費用対効果を考えて選定する

会計管理システムを導入することで、どのような効果があるのかを事前に把握しておく必要があります。その上で、費用をかける価値があるのかどうかを判断して選定してください。

多機能な会計管理システムを導入すれば便利な反面、使いこなせずに無駄な費用をかけてしまうケースもあります。そこで、費用対効果を考えて選定することが重要です。

使いやすさを考えて選定する

会計管理システムを導入する目的として、業務の効率化を図りたいという点があります。そこで、使いやすさも考えて選定することが重要です。

基本的に、会計管理システムでは誰でも使いやすいように設計されています。ただし、多機能なものになればなるほど、難しい操作が必要になる場合があるでしょう。

基本操作については、誰でも使いやすいものであるかを無料デモなどでチェックしてください。

おすすめの会計管理システム5選

数ある会計管理システムの中でも、以下が特におすすめです。

• 弥生会計オンライン
• マネーフォワード クラウド会計
• freee会計
• 勘定奉行クラウド
• WEBバランスマン

各システムの詳細は、以下のとおりです。

弥生会計オンライン

弥生会計オンラインは、経理の経験が少なく簿記の知識がない方でも、簡単に会計処理できるシステムです。入力作業を自動化できる機能があり、入力ミスを防止できる点が魅力的です。

また、ビジュアル的に見やすいレポート機能により、経営状況を把握できる特徴があります。もし経理のやり方に不安がある場合、専門スタッフからサポートを受けることができる点も魅力的です。

弥生会計オンラインは、1年間無料の試用期間が設定されている点も評価できるでしょう。

マネーフォワード クラウド会計

マネーフォワード クラウド会計は、銀行やクレジットカードを用いた取引のデータを容易にインポートできる機能が充実しています。対応している金融機関やクレジットカード会社が多いため、入力作業を大幅に効率化できる点が魅力的です。

また、AIを用いた自動入力だけでなく、自動仕訳にも対応しているため毎回仕訳で悩む必要がありません。マネーフォワード クラウド会計は、WindowsだけでなくMacにも対応しているため、多くの企業で利用できます。

税理士や会計士と連携が取りやすく、セキュリティ対策もしっかりしているので安心して利用可能でしょう。

freee会計

freee会計は、シンプルなユーザーインターフェースを採用し、操作も簡単で誰でもすぐに慣れることができる会計管理システムでしょう。簿記知識がない方ほど、freee会計が受け入れやすい特徴もあります。

例えば、法人の経理業務だけでなく、個人事業主の確定申告でも利用できるため便利です。取引データの自動取り込みだけでなく、領収書を画像で読み込んで仕訳を自動生成できる機能もあります。

同様の機能はほかの会計管理システムでもありますが、freee会計の場合はより正確にデータとして取り込める点が魅力的です。

勘定奉行クラウド

勘定奉行クラウドは、クラウド型の会計管理システムとなりますが、万全のセキュリティ体制で安心して利用できます。また、専門家ライセンスが1つ付帯しており、困ったことがあれば気軽にサポートを受けられる点が魅力的でしょう。

複数の拠点がある企業の場合、オンライン上で情報共有できるので、財務状況などについてミーティングなどをする際に役立ちます。勘定奉行クラウドの特徴として、予実管理や手形の管理といったオプションを容易に付けられるメリットもあります。

WEBバランスマン

公益法人向けのWEBバランスマンは、伺書からの入力が標準装備されており、支出伝票に引き継げることができます。これにより、作業の簡略化を図ることができるでしょう。

また、16/20年会計基準の両方で決算書出力が可能となっている点も便利です。特別な簿記の知識がなくても、フォーマットに入力していくだけで簡単に作成できるでしょう。

ジオトラスト社のSSL証明書を取得しているので、セキュリティレベルも万全です。

会計管理システムのまとめ

会計管理システムは、最近ではAIを導入することでさらに業務効率化を図ることができるようになりました。また、クラウド型が主流になっているため、同じデータを複数の拠点で容易に確認できるなどのメリットもあります。

会計管理システムによっては、付帯するほかの業務も自動化できる場合があります。本記事で紹介した内容を参考に、会計管理システムで業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか。