「電子帳簿保存法」は、紙媒体としての保存が義務付けられていた「税務関係帳簿書類」を、電子データとして保存しておくことができるように認めた法律です。この法律は、経理のデジタル化を促進し、経費の削減や業務の効率化を目指しています。

しかし、電子帳簿保存法に適切に対応するには、申請や届出などの手続きが必要なのでしょうか？今回は、電子帳簿保存法に必要な申請について紹介します。

電子帳簿保存法は申請不要？

「電子帳簿保存法」とは、税務関係帳簿書類を電子データにして保存しておくことを認めている制度です。この「税務関係帳簿書類」とは、帳簿や領収書・請求書・決算書などの税法上保存等が必要なすべての書類のことを指します。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、電子帳簿等の保存やスキャナでの保存をおこなう場合に、事前に所轄の税務署長に申請する必要がなくなりました。ただし、電子帳簿等保存において、「過少申告加算税の軽減措置」を受ける場合には、届出書の提出が必要になります。

なお、この改正で電子取引で受け取った書類を電子データから新たに紙に出力し、それを原本として保存しておくことは原則できなくなったので注意が必要です。

電子帳簿保存法はいつから開始？

2024年1月1日から、電子取引を行った場合は電子データをそのまま保存することが義務化されています。この改正電子帳簿保存法は、2022年1月1日に施行されましたが、電子取引におけるデータの保存については、2023年12月31日までの「宥恕期間」が設けられていました。電子帳簿保存法の主な改正点は、以下のとおりです。

電子取引の電子保存が義務化

「電子取引書類」は、紙に印刷ではなく電子データをそのままで保存しておく必要があります。その際には、改ざんされていないことや検索・表示できることを保証しておかなければなりません。改ざん防止の方法としては、例えば、タイムスタンプなどの記録を残すシステムや、訂正や削除の履歴に関する規程などを利用することが挙げられるでしょう。また、検索・表示の方法としては、システムの説明やマニュアルを用意し、データを整理して出力し、検索項目を設定することが挙げられます。

税務署長への事前申請が廃止

電子帳簿の保存およびスキャナ保存に関して、税務署長による「事前申請制度」が2022年1月1日から撤廃されています。以前は、電子的に作成された国税関連の帳簿や書類、または紙で受領した国税関連書類を電磁的な記録によって保存する際には、税務署長の承認が必要でした。しかし、事業者の業務負担を軽減するために、申請不要となったのです。

これにより、事業者は特定の要件を満たす限り、税務署長の承認を取得せずに電子データを保存できるようになりました。これらの要件には、電磁的な記録の真実性と可視性の確保、入力方式、解像度、タイムスタンプ、サイズ情報、および訂正・削除の履歴の保持などが含まれます。また、電子帳簿等保存の場合は、帳簿間の相互関連性や検索機能の要件も満たすことが必要になります。

過少申告加算税の軽減措置

この措置は、仕訳帳・総勘定元帳・その他必要な帳簿に記録された事項に関連する税額に適用されるようになりました。この措置の適用を受けるには、2つの条件を満たしておくことが必要になるでしょう。

1つ目の条件は、「優良な電子帳簿の要件」を満たしていることです。これは、電子帳簿として保存するための一般的な要件に加えて、訂正削除履歴の保存、帳簿間の相互関連性、日付・金額・相手方による検索機能の3つの要件をすべて備えていることが必要です。

2つ目の条件は、あらかじめ、本措置の適用を受ける旨などを記載している届出書を税務署長に提出していることです。この届出書は、本措置の適用を受けようとする国税の「法定申告期限」までに提出すれば、あらかじめ提出があったものとして取り扱われます。

電子帳簿保存法に対応する手順

企業の経理業務を効率化し、紙の帳簿や書類の保管スペースを削減するために、電子帳簿保存法は制定されました。この法律は、紙の帳簿や書類をスキャンして電子データとして保存することを可能にしています。電子帳簿保存法へ適切に対応するためには、いくつかの手順を踏む必要があります。具体的な手順は、以下のようなものです。

電子帳簿保存法に対応したシステムの活用

電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入すると、電子帳簿等の作成・保存が簡単におこなえるでしょう。そのためには、導入予定のシステムが、国税庁が定める要件に適合しているかどうかを確認しておくと良いでしょう。要件に適合しているシステムは、「JIIMA認証情報リスト」で確認できます。

JIIMA認証情報リストとは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、市販のソフトウェアやソフトウェアサービスが電子帳簿保存法の要件を満たしているかを認証したものの一覧です。自社開発システムを利用する場合は、要件適合性に関する事前相談窓口に相談することが重要です。

電子データのやり取りに関する契約

電子取引とは、取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合のことです。電子取引の例としては、電子メール、インターネット、EDI、クラウドサービスなどがあります。

電子取引を利用する場合は、取引相手との間で、取引情報を含む電子データのやり取りに関する契約を締結することが必要です。契約する際には、取引情報の内容、電子データの形式、送受信の方法、保存の方法などの事項を明記する必要があるでしょう。

電子帳簿保存法におすすめな会計ソフト

電子帳簿保存法にきちんと対応するためには、会計ソフトの導入が有効な手段の一つです。会計ソフトを導入しておくことで、会計業務の効率化や正確性の向上、経営判断の支援などのメリットが得られます。ここでは、電子帳簿保存法に対応できる、おすすめの会計ソフトを紹介します。

やよいの青色申告

「やよいの青色申告」は、インストール型の会計ソフトで、個人事業主向けに開発されました。青色申告特別控除の条件を満たすために必要な帳簿や書類を効果的に作成・保存することができるでしょう。

また、電子帳簿保存法に準拠した高品質な電子帳簿を生成・保管できます。これにより、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿を従来の紙で保管しておく必要がありません。仕訳や科目、部門の変更履歴は自動的に記録され、検索要件にも迅速に対応できる特長があります。

インストール型の会計ソフトとしては珍しく、電子申告に対応している点が優れていると言えます。また、クラウドサービスと連携して、銀行やクレジットカードの明細を自動で取り込んだり、レシートをスマホで撮影して帳簿に反映させたりすることができるのもポイントです。これらの機能は、日々の帳簿づけを効率化し、確定申告を簡単にするのに役立つでしょう。

WEBバランスマン

「WEBバランスマン」は、複雑な処理の多い公益法人に特化した会計システムです。電子帳簿保存法に対応しており、伺書からの入力や「16/20年会計基準」両方の決算書出力などができます。また、クラウド対応により、どこでも閲覧・入力ができ、セキュリティも万全です。予算書や予算執行状況表などを出力できる予算管理機能や、貸借対照表や正味財産増減計算書などの決算書類を出力できる決算帳票機能なども備えています。

さらに、テンプレート機能が豊富で、会計に詳しくない人でも簡単に利用できるインターフェイスが特徴的です。公益法人会計のために最適化された製品であり、全国600団体以上の導入実績があります。公益法人の会計業務を効率化し、正確な決算書を作成することができるでしょう。

電子帳簿保存法の申請が不要かについてまとめ

「電子帳簿保存法」は、経理のデジタル化を促進し、業務の効率化やコスト削減に貢献できる制度です。しかし、そのメリットを享受するためには、法律の内容を正しく理解して、適切に対応しておくことが必要になります。また、電子帳簿保存法の改正により、事前に所轄の税務署長に申請が不要になりましたが、法律に違反した場合、重大な罰則が科されてしまう可能性があるため注意しましょう。