電子帳簿保存法への対応で電子化などを行った企業の中には、業務が格段に楽になったという企業も多いのではないでしょうか。一方で、まだまだ紙ベースでの帳簿保管が多い中小企業の担当者の方は、「うちも導入が必要なのか？」と、運用に頭を悩ませているかもしれません。

結論から述べますと、中小企業も電子帳簿保存法への対応は必須です。今回は中小企業が対応すべき電子帳簿保存法の制度や、いつまでに対応を完了すべきか具体的な時期を解説していきます。

万が一、導入しなかった場合のリスクについても解説していますので、是非最後までお読みください。

電子帳簿保存法は中小企業も対応が必要

電子帳簿保存法は、事業の規模に関わらず全ての企業及び個人事業主が対象になっています。よって、中小企業も対応する必要があるのです。電子帳簿保存法とは、原則として紙での保存が義務付けられていた帳簿類を、一定の要件を満たせば電子データで保存ができることを認めた法律のことです。

ここからは、中小企業が電子帳簿保存法に対応するために理解しておきたい3つの保存区分と、該当となる主な電子取引の具体例を紹介していきます。

電子帳簿保存法で知っておきたい3つの保存区分

電子帳簿保存法では扱う書類によって、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに区分が分かれており、それぞれ次のような違いがあります。

1. 電子帳簿保存…仕訳帳や貸借対照表などシステムで作成した電子帳簿類の保存
2. スキャナ保存…紙の原本をスキャンでデータ化して保存、領収書や納品書などが対象
3. 電子取引…Webサイトなどからダウンロードした利用明細や領収書

1と2については任意ですが、クレジットカードの利用明細を含む3については2024年1月1日から義務化されており、中小企業も注意して取り組んでいく必要があります。

中小企業も必ず対応しなければならない電子取引とは？

前述したとおり、中小企業が必ず対応しなければならないのは、データでダウンロードした利用明細や領収書の保存を義務付けた「電子取引」の区分のものです。

電子取引に該当する例には、次のような取引が挙げられます。

• 電子メールで受け取った請求書や領収書など
• Webサイトからダウンロードした請求書や領収書など
• クラウドサービスで受領した請求書や領収書など
• クラウドサービスで管理しているクレジットカードの利用明細
• クラウドサービスで管理している交通系ICの支払データ
• クラウドサービスで管理しているスマホアプリの決済データ
• ペーパーレス対応のFAX複合機で受領した請求書や領収書など
• DVDなどの記録可能な媒体で受領した請求書や領収書など

このように、そもそも紙ベースで発行されていないもの、すなわち電子データのみで発行された帳簿類は全て電子取引に該当すると思ってよいでしょう。

この他に、専用回線を用いて請求書や領収書を電子データでやりとりする「EDIシステム」を導入している場合も電子取引の対象となります。電子取引では原則として書類を紙で残すことは認められず、いかなる場合も電子データ保存で対応していく必要があります。

電子帳簿保存法に中小企業はいつから対応すべき？

電子帳簿保存法は令和4年1月に法改正が行われ、電子取引でのデータ保存の義務化がされました。よって、中小企業もすでに対応している必要があります。

もともと紙で管理を行っていた会社は令和5年12月末まで移行の宥恕期間が与えられていましたが、令和6年1月1日からは完全義務化となっています。

電子取引の保存に必要な要件とは？

中小企業が電子帳簿保存法に則った電子取引を行うためには、情報の「真実性」と「可視性」の確保が必要になっています。

真実性の確保

情報の真実性を証明するためには、次の要件のうちいずれかを満たす必要があります。

1. タイムスタンプが付与された取引データを受領する
2. 取引後速やかにタイムスタンプを付与し保存の実行者と監視者を確認できる体制を整える
3. データの訂正や削除の履歴が残るシステム、あるいは訂正や削除ができないシステムを利用する
4. データの改ざん防止に関する規定を作って守る

1の場合は、全ての取引先がタイムスタンプ付与済みの請求書や領収書を発行している必要がありますが、現実的に実現可能とは言い難いでしょう。その場合は、取引の情報を受領した後、速やかにタイムスタンプの付与を行ってください。

さらに、システム導入に費用をかけずに自社で管理を行うなら4、システムに課金してさらなる業務効率化を図るなら2または3の方法が有効です。

可視性の確保

情報の可視性を証明するためには、次にあげる全ての要件を満たす必要があります。

1. 操作用の機器やプリンタなどの出力機器を操作説明書とともに備え付ける
2. システムの使い方がわかる概要書などを備え付けておく
3. 日付・取引金額・取引先等を取りまとめて検索機能を確保する

3の検索機能については、ファイル名に必ず「日付・取引金額・取引先」の3つを入れれば、Excelなどの表計算ソフトでも管理が可能になるでしょう。

しかし、取引先の件数が増えるほど処理は複雑になり、手入力で管理するには限界があります。そんな時は、電子帳簿保存法に対応した会計システムを導入すれば業務効率化を図ることができるかもしれません。

電子取引の保存に対応するには?

電子帳簿保存法の電子取引に対応していくためには、まずは自社が該当する取引を把握することから始めます。その後は、次に挙げる手順で社内ルールを構築しつつシステム導入と環境整備を進めていくと、実装までがスムーズになるでしょう。

社内の業務フローを把握する

会計システムをいきなり導入する前に、まずは現在の社内の業務フローをひととおり把握しておきましょう。

その際、現状で起こっている問題点や現場での困りごとなどを全て洗い出しておくと、後に行うシステムの選定や業務効率化がスムーズになるかもしれません。

対応できるシステムの導入

スマホ等で撮影した領収書が高画質で保存できる・精算に必要な情報(名前や金額など)をオンラインで入力できるなど、データ保存に適した会計システムの導入も必要です。

電子帳簿保存法への対応は、会計システムを導入することでさまざまなメリットが得られます。例えば、会計業務の効率化がそのうちの1つに挙げられます。機械的に情報処理ができるので業務のスピードがアップするうえに、手入力によって生まれるヒューマンエラーを回避することもできるでしょう。

社内ルールの作成と運用

電子帳簿保存法に則った正しい事務処理を行うためにも、社内でのルール設定も必要になります。税務調査に適切に対応できるよう、情報の検索可能な状態で管理しましょう。

表計算ソフトで管理する場合は「20240120_〇〇商事_20,000円」のように、日付や取引先名を入れるといった記載ルールを設けておくと、社内での運用がしやすくなります。電子取引への対応は、従業員それぞれが法を正しく理解し、運用できるようになることが最終目標です。

電子帳簿保存法に対応しない場合はどうなる？

電子帳簿保存法は、2024年から電子取引が「義務化」されているので、すべての個人事業主と企業は対応が必須となっています。適切に対応しなかった場合、悪質であるとみなされれば会社法第976条(過料に処すべき行為)の違反として100万円以下の罰金が科せられる可能性もあるでしょう。

万が一、電子帳簿保存法を導入しない場合どのようなリスクがあるのか、逆に対応しておくとどのようなメリットがあるのかを詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法に対応しない場合のリスク

電子帳簿保存法に適切に対応しない場合、次のようなリスクが考えられます。

• 会社法違反の罰則を受ける
• 追徴課税が課せられる
• 青色申告が取り消される

令和4年の法改正により、データ保存時に不正や改ざん、申告漏れがあった際は課税額にプラス10％の重加算税が科せられるなど、よりペナルティが厳しくなりました。「電子帳簿保存法を導入しない＝不正や改ざんの可能性がある」と疑われやすくなることから、承認された青色申告が取り消される可能性もゼロではありません。

電子帳簿保存法に対応しておくメリット

一方で、電子帳簿保存法を導入することで次のようなメリットが得られます。

• 業務効率化
• ヒューマンエラーの防止
• 書類の保管・管理が楽になる
• 必要書類を検索しやすくなる

中でも、最も大きな恩恵といえるのが業務効率化です。適切に対応することで、これまで紙での管理が主流だった帳簿管理にかかる時間や人員が大幅に削減されることでしょう。

また、保存方式を完全データ化することで書類管理のための場所確保も不要になります。さらに、規則的なファイル名で管理することで、後からデータを閲覧したい時も検索しやすくなります。

電子帳簿保存法への対応におすすめな会計システムの選び方

数ある会計ソフトの中から信頼できる1つを選ぶなら、「JIIMA(ジーマ)認証マーク」の有無を基準としてみましょう。

JIIMAは市販されているシステムが電子帳簿保存法の要件を満たしているかチェックし、基準値を満たしたものに対して認証マークを公布しています。この認証を受けたシステムにはパッケージなどに認証ロゴが記載されており、一目で見分けられるようになっています。

公益法人向けのおすすめ会計ソフトは？

医療法人や財団法人のように一般法人に比べてより複雑な会計処理が求められる公益法人には、「WEBバランスマン」がおすすめです。

JIIMA認証も取得済みのWEBバランスマンは、テンプレート機能が豊富で、会計システムの使用経験がなくてもスムーズに操作しやすいのが特徴です。さらに、システムは適宜自動アップデートされるため、常に最新の公益法人会計基準に対応しています。

業務の負担を減らしつつ、電子帳簿保存法の改正に合わせた適切な会計業務を行いたい方にぴったりのシステムです。

まとめ

今回は中小企業が対応すべき電子帳簿保存法の制度や、具体的な導入時期について解説しました。これまで帳簿の保存を紙で行っていた中小企業の担当者様は、従来の業務が既に定着しており、わざわざデータ保存の作業へ移行する方が面倒と感じるかもしれません。

しかし、最初のステップさえ乗り越えてしまえば、電子帳簿保存法や会計システムの導入は業務効率化だけでなく、その後の管理までの負担軽減に一役買ってくれることでしょう。ぜひ本記事を参考に、同法律を正しく理解し業務効率の改善を検討してみてはいかがでしょうか。