2022年1月1日に、改正電子帳簿保存法が施行されました。電子取引のデータ保存が義務づけられたこの法律では、2023年12月31日までの宥恕期間が設けられています。

2024年1月1日からは完全義務化となりますが、対応に悩まれている方も多いのではないでしょうか。今回は、電子帳簿保存法の概要と、対応している無料ソフトについて解説します。

改めて電子帳簿保存法について確認したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

電子帳簿保存法とは？

2022年1月1日の改正にて、注文書・契約書・領収書・請求書などを電子データでやり取りした場合、その電子データを保存することが義務づけられました。この改正は電子データでやり取りをしたものが対象であり、「紙でやり取りしたものをデータ化しなければならない」というものではありません。

しかし、電子データでの取引を行った場合は、受け取った側だけでなく、送った側にも保存する必要がある点は押さえておきましょう。

電子帳簿保存法には3つの区分がある

電子帳簿保存法は下記の3つに区分されています。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引の保存

1つずつ簡単に解説します。

電子帳簿等保存

「電子帳簿等保存」とは、会計ソフトなどを通して、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿を電子で保存することです。

スキャナ保存

「スキャナ保存」とは、紙でやり取りをした領収書や請求書などを、スキャナで読み取って電子保存することです。書類をペーパーレス化するには、スキャナ保存の法律に従う必要があります。そのため、スキャナ保存を行うには、細かい検索要件に基づいたファイル名にして保存しなくてはなりません。

実務上は、電子データでなはなく「紙でやりとりした書類」は紙のまま保存するのが手間も時間もお金もかからないとされています。なぜなら、スキャナ保存については義務化されていないためです。

しかし、スキャンして電子データ化するメリットも存在するため、紙で保存するデメリットと照らし合わせて、今一度検討してみましょう。

電子取引の保存

前述したように、「電子取引の保存」とは、電子でやり取りしたデータを電子データのまま保存することです。宥恕期間が終了となることもあり、電子取引データの保存方法については理解を深めておく必要があります。

電子取引の保存における押さえておくべきポイント

電子取引の保存について、押さえておくべきポイントは以下の2つです。

1. 電子データは、パソコン内に専用のフォルダを作成して保存する
2. 電子帳簿保存法の事務処理規程を作成して保存しておく

上記について1つずつ解説します。

電子データは、パソコン内に専用のフォルダを作成して保存する

電子データは電子データのまま保存しておく必要があるため、パソコン内にデータ保存用のフォルダを作成しましょう。請求書・見積書・その他の電子データを分別し、わかるようにして入れておけば問題ないとされています。

また、税務調査の際に、調査官からのダウンロード要求に応じられれば良く、ファイル名の細かい要件は緩和されています。具体的には、「2301」のように月ごと（もしくは事業年度ごと）に整理しておくと良いでしょう。

これまで、電子取引データを紙出力して保存していた場合は、原本にあたる電子データの保存を、確実に行う仕組み作りを進めてください。しかし、紙でやり取りをする書類が存在する中で、保存方法が異なると現場で混乱が起きるおそれがあります。

「電子データの原本の保存を徹底したうえで、全ての書類を紙で出力する」という取り決めをしておくのも良いかもしれません。

電子帳簿保存法の事務処理規程を作成して保存しておく

事務処理規定については、国税庁の公式HPのひな形を活用し、責任者を明記して保存しておきましょう。

無料で使える電子帳簿保存法の対応ソフト3選

前述したように、電子帳簿保存法では電子取引の保存が義務付けられているため、しっかりと対応していかなければなりません。しかし、無数の電子取引を確実に保存していく作業には手間も時間もかかります。

そこで経理の手間を省いてくれるのが、電子帳簿保存法に対応したソフトとなります。今回は、無料で使える対応ソフトを3つ紹介します。

• バクラク電子帳簿保存
• SATSAVE（サットセーブ）
• 楽楽電子保存

上記ソフトの特徴について簡単に表にまとめてみました。

無料ソフト	特徴	無料プラン	有料プラン
バクラク電子帳簿保存	・書類の自動読取機能を搭載している ・書類をアップロードするだけで、検索要件項目（取引先名・取引日・取引金額）を読み取る	・初期費用無料 ・月額費用無料 ・アップロード件数：200件 ・ユーザー数：5名 ・タイムスタンプ有	【スタータープラン】 ・初期費用無料 ・月額9,800円（税抜）～ ・サポート有り ・アップロード件数：500件 ・ユーザー数：10名
SATSAVE （サットセーブ）	・電子・紙スキャンのPDF文書を一元管理 ・受領帳票に返信するだけで、自動で帳票の関連を紐づけ可	・初期費用無料 ・ユーザー数：無制限 ・利用期間：無制限 ・容量制限：500MB	・ライトプラン、スタンダードプラン、まとめてプランの3種類 ・月額5,000円～
楽楽電子保存	・「楽楽明細」で受け取った帳票を一元管理可能 ・PDFデータから、金額・日付・取引先名を自動で読み取る	・初期費用無料 ・「楽楽明細」で受け取った電子帳票のみ保存可能	・有料版では「楽楽明細」以外のシステムや、メールで受け取った電子帳票の保存が可能 ・月額17,000円（税抜）～

上記ソフトは電子帳簿保存法に対応しており、有料プランにアップグレードも可能なため、まずは気軽に無料プランを利用してみるのがおすすめです。

無料で使える電子帳簿保存法の対応ソフトの選び方

「電子取引の保存」に対応するには、電子帳簿保存法に対応したソフトの導入を検討しましょう。ここでは、対応ソフトの選び方を紹介します。

ポイントは以下の4つです。

• 自社で扱う書類が全て保存できるかどうか
• スキャナ保存要件に対応できる機能があるか
• データの自動入力機能（OCR機能）があるか
• コストはどの程度か

ソフトによって、保存できる書類の種類が異なるため、まずは自社で扱う書類が全て保存できるかどうかをチェックする必要があります。

また、ソフトがスキャナ保存要件に対応しているかどうかも、場合によっては重要です。スキャナ保存は義務化されていないため、紙でやり取りした書類に関しては、電子データ化は必須ではありません。

しかし、要件を満たしていれば原本の破棄が可能となり、ペーパーレス化が進められます。そのため、自社の方針に合う機能のソフトを選ぶのもポイントと言えます。

加えて、OCR機能（データ自動入力機能）の有無も確認しておきましょう。OCR機能があれば、検索要件項目（取引先名・取引日・取引金額）が自動で読み取られるため、手入力が省略できます。管理業務が簡略化できるのは最大のメリットと言えるでしょう。

さらに、対応ソフトを選定する際に、コストを比較するのも重要です。自社のニーズを満たし、コスト面でも納得のいくソフトを探してみましょう。

電子帳簿保存法の無料の対応ソフトについてまとめ

今回は、電子帳簿保存法の概要と対応する無料ソフトについて解説しました。無料で使用できる対応ソフトを選ぶ際には、利用期間・無料で使える機能や容量・欲しい機能が備わっているかどうかを必ず確認しましょう。

継続して利用するには、サポートが手厚い有料プランが良い場合もあります。まずは無料ではじめて、お試し利用してみましょう。