2022年の改正により、電子帳簿保存法は大きな変化を遂げました。その一つが「税に関する帳簿や書類を電子データで保存することが義務付けられた」という点です。これまで、データで受け取った請求書などは、印刷して紙媒体で保管する方法が一般的でしたが、今後は電子データとして適切に保管する必要があります。では、具体的にどのように対応をしていくべきなのかといった点について、詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法対応のシステムの必要性

電子帳簿保存法は、社会のデジタル化が進み始めたことを受け、1998年に制定された法律です。ただ、データの改ざんなどが問題視され、事前の承認や金額の上限といった、様々な制約がありました。2005年や2016年などにおいて度々の改正を経て、2022年に大改正が行われたのです。これにより、今まで紙媒体での保存も許可されていた「電子取引データ」について、データでの保存が原則義務化されました。

2022年の電子帳簿保存法の改正の目的の一つは、「ペーパーレス化」や「企業のDX化」の促進があると言われています。紙媒体での保存は整理に手間がかかる上、国税に関わる書類は7年間の保存が義務付けられているため、保管スペースが必要になるなど様々なコストが発生していました。更に、対面での処理が省略されることで、テレワークのような新しい働き方にも対応しやすくなります。

とは言え、これまで紙媒体で帳簿類の保存を行っていた企業や団体にとっては、非常に大きな問題です。2022年の改正後、2年間、電子データ保存に対応するまでの猶予期間が設けられましたが、そもそも電子化が難しい企業も多数あるということから、2023年に一部が緩和されました。具体的には、「データでの保存が難しいと税務署長に認められる（申請などは不要）」かつ「紙だけでなくデータでも保存され、税務調査時に提出できる」という要件を満たすことができれば、紙保存も認められるようになっています。

しかし、2022年の改正前は認められていた「紙媒体のみでの保存」は、今後、法律に違反してしまうことになり、電子データを適切に管理し、必要に応じて参照できる環境を整えておく必要があります。また、極端な例えになりますが、もしも一台のパソコンでデータを管理していて、そのパソコンが壊れてしまったらどうなるでしょうか。あるいは、知らぬうちにデータを改ざんできるようなセキュリティリスクを抱えてしまう可能性もあります。法的には「真実性の確保（データが改ざんされていないことを確認できること）」と「可視性の確保（誰でもすぐデータが確認できること）」の二つを満たす必要があります。更に、細かな要件も定められていますので、マンパワーで対応するよりも、専用システムの導入が望ましいでしょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方

電子帳票保存法に対応するシステムには、様々なものがあります。どのような形式で帳票を扱うかは、その企業や業種によって大きく異なるので、実務にあったものを選ぶ必要があります。

業務の流れを意識する

まずは自社業務に沿ったシステムを選択することが大切です。例えば、「請求書の発行・承認などもシステムで一元化するケース」と「担当者が個々に請求書を作成、やり取りし、最終版のみを保存・管理したいケース」では必要な要件が大きく異なってきます。前者の方が業務フローに関わるため負担も大きいですが、業務効率改善につながる可能性もあります。一方、既に他の会計ソフトなどを利用している場合は、そのソフトと連携して対応できるシステムを探すなどした方が、コストがかからなくなるでしょう。

また、電子帳簿保存法は電子データとして作成された帳簿が対象なので、紙に手書きした書類は対応外ではあります。しかし、経理処理の簡略化などを考えた場合、紙のデータをスキャンして取り込みたいというニーズも一定数見られます。そのような要望に応えたスキャン代行サービスなど、紙媒体の対応に特化したサービスのあるシステムを検討するとよいでしょう。

使用の制限について確認する

システム導入後の運用の観点から、アップロード件数や、利用可能なユーザー数などもチェックが必要です。小規模な企業や個人であれば1日に10枚程度、経理担当者1人といった規模になりますが、営業が見積書や請求書を大量にやりとりするような場合は、こういった制限に引っかからないシステムを選択する必要があります。

社員のスキルに合わせる

社会全体においてデジタル化が進んでいるとは言え、それでもデジタルスキルのレベルは人によって大きく異なります。しかし、帳簿を電子データ化して管理するとなると、作業に関係する全員が手順に従って対応できる必要があります。デジタルに苦手意識がある人や、経理や財務の知識がない人でも使いやすい機能やユーザーインターフェースや、サポート体制が充実したものを選択すると負担が軽減できるかもしれません。

電子帳簿保存法のおすすめシステム4選

電子帳簿保存法は大企業から個人事業主、その他、非営利団体にまで影響する法律です。あらゆる請求書が紙で扱っている場合は対象外となりますが、そのようなケースは非常に珍しいと言えるでしょう。そこで、電子帳簿保存法に対応するおすすめのシステムを幾つか紹介します。

楽々明細

請求書や明細をWEB上で発行することができ、送信やデータ管理までを通して、一元管理できるシステムとしておすすめなのが「楽々明細」です。オンラインで作成できるだけでなく、作成した請求書などは、WEBを通じてダウンロードやメール送付まで対応している上、郵送やFAXなどにも対応しています。これまで経理関係についてデジタル化していなかった、あるいは古いソフトウェアを使っていたような場合は、業務改善も期待できる「楽々明細」の利用がおすすめです。

https://www.rakurakumeisai.jp/

freee会計

freee会計は個人事業主から一般企業まで、様々な規模に対応している会計システムです。電子帳簿保存法対応として、「各種帳票類をファイルボックスで管理する」といったサービスを提供しており、既存ユーザーからも評価されています。プランも無料からプレミアムなものまで選択できるため、規模や業務要件に応じて選ぶことができるでしょう。また、「既に会計ソフトとして利用している」というユーザーにとっては、乗り換え不要で電子帳簿保存法に対応するためおすすめです。

https://www.freee.co.jp/

なお、freee会計と似たような会計ソフトである「弥生会計」や「マネーフォワード」などは、それぞれ電子帳簿保存に対応している可能性が高いので、慌てて乗り換えるようなことはせず、まずは現在利用しているシステムの対応状況を確認してみましょう。

公益情報システム株式会社の「会計システム」

公益情報システム株式会社の「会計システム」は、電子帳簿保存法にも対応した公益法人向けの会計システムです。収益事業を目的とせず、公益認定を受けている公益法人の場合、特殊な会計基準が設けられているため、一般企業向けシステムでは対応できない可能性があります。公益情報システム株式会社の「会計システム」は、そういった点に対応しているので安心して利用できるでしょう。

バランスマン会計システム

TOKIUM電子帳簿保存

電子データよりも紙媒体での書類が多いという場合におすすめなのが、「TOKIUM電子帳簿保存」です。様々な形式の書類を代行して受領した後、スキャンおよび保管まで一括対応します。ファイリングして保管するといった手間がかからなくなりますし、電子化することで書類の検索性も向上するでしょう。

https://www.keihi.com/denshichobo_lp

電子帳簿保存法のおすすめシステムについてまとめ

電子帳簿保存法の施行により、これまで行っていた業務に大きく関わるため、頭を悩ませている方も多いことでしょう。電子帳簿保存法に対応したシステムは、提供するサービスや機能、特徴が異なります。スムーズに対応するためには、まず自社の業務フローなどについてよく確認し、必要な要件を洗い出した上で、システムを選択することが大切です。